省级电大学院秘书工作刍议

陈 芳

(1.华东师范大学 软件学院，上海200062;2.浙江广播电视大学外国语学院，浙江 杭州310030)

当今社会已经进入知识经济时代，高等教育人才培养方式也从“精英教育”转变成了“大众教育”。广播电视大学是以开放教育为主体、多元办学、多种教育类型协调发展的现代远程开放大学，学院秘书作为教学管理机制中基层的一环，在省级电大日常事务处理中，起着重要作用。他们既是学校教学管理的具体执行者和实施者，又是学院各项教学活动的组织者和安排者，同时也是学校各部门与学院之间、教师与教师之间、学院与地市电大之间联系的纽带和桥梁，是具体教学工作运行的执行者、管理者。

近几年来，随着开放教育招生的升温和省电大招生规模的不断扩大，学生人数稳步增长，这对学院秘书提出了更高要求。因此，学院秘书必须从新时期教学工作特点出发，不断提高自身综合素质和业务能力，积极创新，发挥助手参谋、组织协调、服务保障等作用，以适应现代远程教育事业发展需要。

一 省级电大学院秘书工作特点

(一)繁杂性

电大建立以来，省电大招收的学生有正式生、注册视听生、普通专科生、本科生、普通高职生、第二专科生等，学生种类多，专业多，课程也多。不同类别的学生，管理、规定的方式各不相同。就考试类型可分为全国统考统设课程和全省统考省管课程。省电大在教学管理业务上一方面要接受中央电大统一指导和监督;另一方面在电大系统实际教学过程中又采取全国统一开设课程和地方自行开设课程相结合的方式从事教学。学生种类的多样性、课程设置的复杂性，使得学院秘书管理工作千头万绪。学院秘书的繁杂性还表现在工作难度大，既有常规性日常管理工作要做，又有突发性教学情况要处理，工作重，责任大。

(二)辅助性

学院领导通常肩负教学管理和教学双重任务，工作繁多，不可能事事考虑周全，这就需要学院秘书及时拾遗补缺，提醒领导什么时间完成什么工作等。学院秘书一方面要辅助教务处与学院领导完成各项任务，还要把教务处文件精神及时传达给教师和学生，并做好及时沟通与协调，以便教学工作更好地进行。

(三)服务性

学校管理工作服务于教学，全省电大教学网点大而散，教学网点覆盖面大，学院秘书工作对象除了为学院领导、教师服务外，还要积极为各地市电大做好教学支持服务工作，尽可能为学院领导、教师和地市电大各教学点提供一切可能的帮助，保障学校、学院和地市电大教学点各项工作有序开展。如把教务处的有关通知、要求传达给教师，执行教务部门和学院领导的工作指令，为学院领导提供教学数据，同时还要协助学院领导开好每年的教学研讨会、做好各地市电大师资培训工作等。学院秘书工作，从根本上讲，管理就是服务，服务即是管理。服务于教师，服务于基层，服务性得到很好体现，才能得到领导和教师信任，才能得各教学点配合。

二 电大学院秘书工作能力要求

学院秘书作为一个管理者，需要将各种政策落实到各个环节，并督促完成。作为一位协调者，需要在学校与学院之间、学院与教师之间、教师与学生之间，做好各类具体事务协调沟通工作。管理角色的多面性，决定了学院秘书需要具备多方面工作能力:

(一)计算机应用能力

随着电脑、网络在高校中逐步得到普遍应用，电脑、网络已成为广大师生员工生活中不可缺少的一部分，面对信息时代的到来，电脑和网络的普遍使用既给高校秘书带来了新机遇，也给工作带来了新挑战。

由于省级电大在教学和管理中的特殊性，学院秘书不光要做好为本部师生员工服务工作，还需为全省所属电大师生提供服务，所以信息的及时性、准确性非常重要。

以浙江广播电视大学外国语学院为例，学院建立了本部门教师的QQ群和全省下属电大教师群，利用QQ群的网络硬盘、QQ空间及共享等功能，将有关政策、学习文件、学习资料等内容及时上传，供教师浏览和下载(见下图1)。

学院秘书是学院领导参谋、助手和执行者。

图1 QQ群——网上虚拟协作工作过程

QQ软件还提供强大的同步和异步通讯功能，若拥有QQ号的双方同时在线，便可实现资料在线发送和接收，若一方没有在线，则可以发离线文件(双方是好友的状态下)，当接受文件一方的QQ号登录，便可收到接收文件的通知。

(二)教学管理能力

学院秘书作为一名管理者，需要协助学院领导制定各种政策制度和工作计划;协助学院领导处理各种突发事件。这就要求学院秘书熟知目前学校教学工作指导思想、各项规章制度;认真学习教育管理理论知识，以弥补专业上的不足，熟练掌握教育管理运行规律。

(三)协调沟通能力

在实际工作中，学院秘书面临着教学职能主管部门、地市教学点、学院、教研室、教师等不同层面纵向协调，决定了学院秘书必须具备较强的协调沟通能力。省级电大学院秘书作为一个协调者，需要经常与学校多个部门以及各市地电大教学点沟通联系，必要时向学院领导提出合理建议，既要做到“上传下达”，及时准确地完成上级主管部门和领导的各类指令性工作，又要做到“下情上送”，将教学过程中一些情况及时反馈上来，还要做到“协调左右”，在领导与教师之间、省电大与教学点之间、教师与学生之间起到沟通信息、协调关系作用。

三 做好学院秘书工作的对策思考

(一)找准自我定位，发挥多重角色作用

院领导是学院管理者和学院事务决策者。面对院领导，秘书的任务主要是充当好助手、参谋角色，在实际工作中，更要注意把握好参谋内容，做到主次分明、重点突出，把握好参谋方式。要做到会出点子、出好点子;当高参、不乱参。

教师是学院中坚力量，是完成教学任务的直接承担者。面对教师，学院秘书自身定位还是服务，要起到桥梁作用，尽自己能力为他们做好服务工作。除了工作上的短信提醒和通知外，节假日的祝福短信也可以促进同事间感情交流，增加学院凝聚力。

学生是学校的主体，学生利益高于一切。面对学生，为学生提供服务，并协助做好学生与学院行政、教学部门协调和推进工作也是秘书的一项重要工作。

秘书是学院的窗口，各个部门与学院工作上的联系都会先与秘书打交道，所以在工作上，秘书要主动与其他管理部门联系，将有关工作及时转达给学院院长及有关教师，做到上下一致，提高工作效率。

(二)培养高度责任感和良好协调能力，保障各项工作有序开展

学院秘书工作事务多、任务重，具有开放性、中转性、事务性和被动性特点。做好秘书工作需要具备服务热情和高度责任感和协调能力。

学院秘书工作服务性强，虽然大多数工作不是学校工作中心，但件件都要为学校这个中心服务，并且大多影响到全体教师的切身利益，处理不当往往对中心工作产生不同程度影响，学院秘书是学院日常事务管理的“大管家”。教学、科研资料的归档管理，期末考试批改人员的组织及费用核算、发放，日常教学、教研活动的安排和通知，办公用品的日常领取和发放，学校各部门文件的收发，固定资产的管理，办公设备的维护等工作，事无巨细，都需认真完成、落实。电大每个学期都会有网上教学、教研活动，每位教师负责六门不同课程，在不同时间段里完成网上答疑活动，为及时提醒教师完成这项工作，学院秘书利用网上短信平台，提前设置提醒短信，确保每位教师及时上网。秘书工作虽不需要大智大勇，但更需要有一丝不苟、认真负责态度。除了完成日常行政、教学辅助工作，还面临许多关系教师个人利益的常规性问题，比如管理计算、审核教师工作量和工作业绩等，对于教师的疑问也要及时回复，对有争议的问题，还需请教有关责任部门后再准确传达到教师。在工作中学会“换位思考”，才有助于做好本职工作。

为提高工作效率，协调能力占重要地位。灵活的沟通、协调是做好学院秘书工作基础。学院秘书更要善于分析、敢于处理各种盘根错节关系，只有坚持原则、行动果断且处事稳妥，才能辅助院领导处理好各种事项和矛盾，调动一切积极因素，形成有序工作局面。各部门由于所处地位和认识问题角度不同，仅从本部门利益出发，对执行政策的意见难以统一，因此在实际工作中对目标计划理解程序、执行的自觉性、积极性也就不同，表现出矛盾重重，内耗不止，行动不一致，致使效率低下。良好的协调能力保证了目标一致性，工作连续性，并能发挥最佳效能。学院秘书还应主动与其他学院秘书成为合作伙伴，加强工作间交流，共同探讨、共同进步。

(三)强化四大意识，充分发挥秘书工作职能作用

1.加强大局意识

去年省委、省政府颁布《浙江省中长期教育改革和发展规划纲要(2010－2020年)》提出:“以广播电视大学为基础，整合高等教育资源，加快建设浙江开放大学，运用广播电视和数字传媒等技术，大力开展数字化远程教育，建设以卫星、互联网、电视等为载体的远程开放教育公共服务平台，努力为各类学习者提供方便、灵活、个性化的学习机会和环境。”目前，浙江开放大学建设已通过省教育体制改革试点项目立项，正积极筹建。未来的浙江开放大学将以服务于终身教育体系构建学习型社会建设为己任，在省、市、县三级广播电视大学基础上，整合有关教育资源，集合办学系统、教育技术和学习形式等优势，利用现代化信息技术，依托远程教育网络，提供非学历继续教育和学历继续教育，实行自主招生、注册入学、弹性学习年限和完全学分制度，实施学习成果认证和转换的新型开放式高等学校，成为浙江省终身学习的大平台[1]。

高等学府是培养国家所需人才的地方，是政治、经济和文化传播的重要场所，这对秘书的思想政治素养提出了更高要求[3]。省级电大学院秘书人员应具备较高政治素质。作为一名高等学校学院秘书，更要重视和提高自身理论修养和政策水平，通过学习、实践来积累和提高秘书的政治素养，树立强烈的责任心和高度责任感。

2.加强学习意识

知识结构是衡量秘书工作重要尺度。秘书工作范围广、事务杂。一个好秘书不仅能完成领导交办的任务，更要进一步加强本行业基础知识、相关知识和专业水平。

掌握的知识越多，秘书在工作中越能取得主动权。学院秘书对网络技术要有一定了解和运用能力，要能熟练运用基本办公软件，如熟练操作Word文档、PowerPoint、Excel表格和接收邮件等。高新技术学习和使用只有和秘书工作相结合才能发挥巨大作用，作为学院秘书，应创造条件学习和使用高新技术，并学为所用，这样才能真正发挥高新技术作用。

学院秘书在平时工作、学习中也应注意向学院领导和优秀教师学习处理事情的方式方法。因此，秘书要在“学习”上下功夫，正所谓三人行必有我师焉。不断扩大自己视野，在学习中不断适应工作需要，提高自身素质，提高工作效率。

3.加强主动性意识

要想成为一名出色的服务者，将被动转为主动，以“人”为本，以学生为本，主动为学生、教师、领导服务，解放思路，开扩视野。

学院秘书的主动性意识体现在精神面貌上，只有保持饱满的情绪、充沛的精力，掌握好忙而不乱的节奏，坚持高标准、严要求，才能保证教学工作顺利进行。秘书工作涉及面广，事情杂而繁，也是各种矛盾汇集的中心点，常受到来办事的群众及其他部门等各方面压力。摆正、调整心态尤为重要。

学院秘书的主动性意识还体现在观念上，学院秘书工作特点是两头忙，但工作是有规律的，到什么阶段应该做什么事情要心中有数，不用领导提醒、督促地开展工作，否则不仅会影响效率，而且会影响到教学管理质量。

4.强化档案管理意识

目前，学院秘书多数不是档案专业毕业的，所以对于文件资料整理分类和归档意识均不强，但实际上，学院秘书工作和档案管理工作是一个有机整体，二者相辅相成。学院秘书在工作中，不但要主动，有意识地将已完成但仍具利用价值的文书、光碟收集完整，并按照档案存档要求进行立卷、归档，使之反映教学实践活动历史面貌，又便于今后查找;确保文书不受损坏、不丢失、不满足，从而使立卷文本达到数量完整与质量完整，实体安全与机密安全统一。学院秘书还可以随时利用这些资源联系工作实际，对档案资料进行综合分析，提炼出有效信息，给学院领导提供及时、可靠的决策参考。

总之，省级电大学院秘书，需结合学校、学院工作实际，形成良好大局意识，注重自身专业能力培养;勤于思考、善于总结经验，加强档案管理和形象意识，在做好本职工作同时，与时俱进、开拓创新，使学院秘书工作更上一个新台阶。

[1]国家中长期发展教育改革和发展规划纲要(2010－2020年)[EB/OL]http://www.gov.cn/jrzg/2010－07/29/content_1667143.htm，2010 －07 －29.

[2]王舒.高校教学秘书岗位职责及其积极性发挥[J].丽水学院学报，2008(6).

[3]刘林.高等学校秘书工作的现状与对策研究[J].武汉科技学院学报，2007(11).