新时代高校档案管理工作初探

□文/朱焕芝 朱秀春 陆尚伟

（1.河北联合大学；2.唐山市中医院；3.唐山广播电视大学 河北·唐山）

高校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，高校的发展正面临着新的机遇，作为高校工作重要组成部分的档案工作也面临着新的挑战。

一、高校档案管理工作现状分析

1、领导重视不够。就目前高校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有充分意识到档案对教育事业的促进作用。

2、档案管理人员缺乏。档案管理人员业务水平低是高校普遍存在的问题。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对管理工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好地掌握，很难使档案工作走上规范化。

3、档案信息载体结构单一。目前，高学校档案室的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，机械的手工抄写不仅劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的整理速度。查阅档案因管理方式落后、案卷调动频繁而造成严重磨损，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

4、收集资料不够完整。比如：外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人成绩，且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

5、硬件设施不达标。有的高校档案室不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，影响保管使用效果。

二、加强高校档案管理工作的对策

1、提高认识。首先，要加强领导强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制，提高和增强高校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好高校档案工作的先决条件。要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依；其次，要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2、加强人员配备。搞好档案设施建设，学校档案要实行统一保存和科学管理。首先，要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得本校办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度等，严格按规章办事；其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要设立专门档案室，配备六防，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

3、加强档案信息化建设。提高现代化管理水平，档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先，观念现代化，即要正确确立高校档案是重要的信息资源这一重要观念；其次，在具体管理上要与时俱进，要正确确立高校档案管理的理念，制定一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制；第三，档案管理中实现技术现代化，即通过网络化途径收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

4、加强档案的收集和整理。学校档案工作应坚持“以我为主”的归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位下发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动合同、工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。建立健全高校档案，实行档案管理，有利于对高校的正确评估、有利于对教师和学生的全面考核、有利于查找和使用历史资料、有利于学校进行科学管理、有利于提高教育教学质量，只要坚持把高校档案建好、管好、用好，就一定能把高校办出成绩，办出特色，办出水平。

[1]贾英阁.新时期高校档案管理人员素质现状分析及建设对策[J].科技情报开发与经济，2011.25.

[2]孙晓青.新时期高校档案管理问题探索[J].吉林省教育学院学报，2012.2.

[3]邴如全.浅析新时期高校档案管理工作者素质现状和素质要求及建设对策[J].甘肃科技，2012.17.

[4]王亚丽.新时期高校档案管理人员素质刍议[J].杨凌职业技术学院学报，2010.1.