军用公文的文种错用问题应该引起足够重视

代泽兰

摘要：军用公文是人民解放军各级机关在处理公务活动中形成和使用的公务文书。《中国人民解放军机关公文处理条例》规定了12种文种，并对其使用范围作了具体详细的规定，但在实际的机关工作中，存在文种随意使用的问题。本文对军用公文中三对易混文种进行了辨析。

关键词：军用公文；公文文种；辨析

2006年1月1日开始实施的《中国人民解放军机关公文处理条例》（以下简称《条例》）规定，机关公文的种类有：命令、指示、决定、通令、通知、通报、请示、批复、报告、函、会议纪要和通告十二种，并且对每一种文种的使用范围作了具体详细的规定。在军用公文写作中，注意把握文种特点，正确选用公文文种，对于准确反映首长意图，及时发挥公文效力起着举足轻重的作用。但在实际机关工作中，有的参谋对各文种的使用范围不加区分、不作辨析，导致文种选择失当。

一、请示与报告

某总队后勤部写了两份文件，都是关于要钱的内容，一个是《关于解决直属二支队建设经费的请示》，另一个是《关于解决仓库建设经费的报告》，这两份文件选用的文种，谁对谁错，我们用《条例》来判断。请示和报告是《条例》当中的两种上行文，并且《条例》当中只有这两种上行文，加之在公文史上这两种文种有时分有时合，导致了现在工作中少数人的错误选用。

1.二者的使用范围不同

请示是用于请求上级机关指示、批准、解决事项时使用的文种，是需要上级机关答复的期复性上行文。而报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见建议、答复询问时使用的文种，是不需要上级机关答复的陈述性上行文。上面两份文件都是请求上级解决问题，并且希望得到满意的答复，故均应用“请示”，用“报告”为文种错用。

2.二者的行文时间不同

请示是事前行文。请示当中的事项须征得上级领导同意后才能行动，上级领导不同意则不能做；而报告在事前、事中、事后均可行文，在事前汇报工作的准备情况及对这项工作的设想；事中反映工作的进展程度；事后汇报完成任务的情况或者是事件的整体情况。

3.二者的行文范围不同

请示为了求得问题更快更好地解决，不得多头主送，它只主送一个上级机关，并且是直接的上级机关。而报告，作为上级，只是了解情况，因而可以多头主送。

4.二者的内容容量不同

请示只能是一文一事，内容单一，结构简单。这一点在行文规则的第二十条也有所规定：“请示应当一文一事”而报告既可以是一文一事，也可以是一文几事，行文长短不定，文字多的结构易于变化。报告既有专题性的，又有综合性的，其结构也是根据需要来安排。

5.二者的结束语不同

请示的结束语是必备项目。而报告不单独写结束语。在《武警总部机关公文处理规定》中提出：“正文收结时，不要使用‘此通知、‘此报告之类的结语，但‘请示公文，必须另起一行，使用‘妥否，请批示。等较规范的表述语言收结。”

二、通令与通报

通令和通报都具有表扬先进、批评错误的作用。武警总部发了标题为《批准×××等30名教员获××××年度军队院校育才奖银奖的通令》的一个表彰性文件，到底是用通令还是用通报呢？我们首先了解通令与通报的区别：

1.二者褒扬或惩戒的程度不同

通令适用于按《纪律条令》规定，宣布对单位、个人给予的奖励和处分；通报则适用于宣布给予单位、个人不在《纪律条令》奖惩范围内的表扬鼓励或批评。而《纪律条令》对个人和单位的奖励项目有：嘉奖、三等功、二等功、一等功、荣誉称号（用命令）这五项内容，“军队院校育才奖银奖”不是《纪律条令》规定的项目，故不应用通令，而应该用通报。采用通报行文，从内容和文字上要比通令详细、具体。有原因分析，并且非常深刻、透彻。让受文单位对照检查，防患于未然；或者是起步前进、赶超先进，真正起教育、警示的作用。

2.二者的署名不同

通令是首长署名；通报是机关署名。

三、请示与函

事例一：某市公安局拟购置八辆摩托车，向市财政局行文，标题是《关于拟购置八辆摩托车的请示》。事例二：某总队欲向总部请求拨钱修建营房，标题是《关于拨给经费修建营房的请示》。这两份文件选用的文种是否正确，我们同样用《条例》加以辨析。

大部分“函”和“请示”一样，具有向对方提出请求的特点，都要收文单位作出答复，都希望对方满足自己的需求（答复函除外），二者基本上属于请求性文种，正因为它们具有请求性这一共同的特点，所以，在实际行文中，有的机关将“请示”与“函”相混淆，本来应当用“函”，却用了“请示”。有的机关工作人员认为既然是有求于人，就要客气一点，用“请示”更显尊重对方，而用“函”就觉得与对方平起平坐，有“不敬”的嫌疑，这是对“函”的错误认识。请示和函既有联系，又有其自身存在的空间和领域，主要从以下三个方面予以把握：

1.二者行文双方的隶属关系不同

请示适用于向上级机关请求指示、批准、解决事项时使用的公文文种。它是下级机关向相隶属的上级机关行文，行文双方必须有隶属关系。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等时使用的公文文种。使用“函”的双方没有隶属关系。发文时是用“请示”还是用“函”，选择的最根本区别是行文双方有无隶属关系。

前文的两个事例，事例一：市公安局与市财政局之间是无隶属的平级关系，选择“请示”行文是错误的，应该用“函”行文。事例二：某总队与武警总部之间是直接的上下级关系，即有隶属关系，选择“请示”是准确的。

2.二者的行文方向不同

军用公文的12种文种中，按照其行文方向和作用可分为三大类：上行文、平行文、下行文。上行文是指按照隶属关系，下级机关向上级机关呈送的公文，如请示、报告等；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间来往的公文，如函等；下行文是指上级机关向下级机关发出的公文，如命令、决定、通报、批复等。

“请示”是上行文，只用于下级机关向上级机关行文，而不能用作平行文和下行文，函则属于平行文，以不相隶属为行文条件，即使行文双方的级别高低不同，也因为没有直接的隶属关系，不存在谁向谁请示的问题，行文双方处于平等地位。

3.二者的收文单位回复的公文文种不同

“请示”与“批复”是互相对应的关系，“批复”这一文种是专门用于答复下级机关请示事项的，故“请示”的收文单位回复的公文文种必定是“批复”；而“函”的收文单位回复的公文文种仍然是“函”，此时常常在标题的文种前加“复”字，形成“关于××××的复函”，标识更为明确。

军用公文的每一文种都有其本身的使用时机和运用范围。在实际的机关工作中，机关工作人员应以《中国人民解放军机关公文处理条例》为依据，对其加以准确运用。