关于前置扫描和后置扫描应用模式的初步探索

刘畅　邱义芝

摘要：本文分析了常见档案信息化的两种模式——前置扫描和后置扫描——的优势与不足，根据行政事业单位业务档案的特点及日常工作流程，提出将前置扫描与后置扫描相结合，取长补短，提高档案管理水平。

关键词：档案数字化；前置扫描；后置扫描；优化模式

1、引言

随着电子计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案的管理、查询、保存等各个环节都出现了革命性的变化。通过扫描、OCR识别、数字摄影等高新技术将纸质档案转化为计算机可识别可处理、顺序固定的数字档案信息资源库，以实现资源共享，这就是档案数字化。数字化建设是信息化时代信息数字化发展的产物，是档案工作现代化在网络时代的必由之路，是提高档案管理水平的必然要求。

按照《全国档案事业发展“十二五”规划》要求，贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，推进档案信息化建设，传统载体档案必须数字化，配套建设电子档案接收系统，以实现便捷查阅。

在行政事业单位业务档案的管理中，结合日常工作的特点，一般采用前置扫描和后置扫描两种模式进行传统纸质档案的数字化。

2、后置扫描

目前，大多数国土资源局都采用年度归档的方式。流程为：各部门在规定时间之内，将相关文档汇总至档案管理机构。由档案管理机构组织，集中进行扫描入库。这种方式行业上一般称之为“后置扫描”。

年度将档案统一扫描录入系统，有利于最大限度的保存纸质文档，档案内容完整、排列有序，便于使用者查阅，为领导决策提供参考。后置扫描的优点如下：

（1）档案齐全，不多不少

各部门都已经对档案进行了梳理和清理，保证了档案资料的齐全。同时，剔除了收件材料中不需要归档的资料，可以确保要扫描的材料都是要归档的。

（2）无需调序，一一对应

由于归档时都按照档案规定编好了页码，后置扫描的时候不用考虑调整案卷内顺序，只需要按照纸质材料的顺序扫描入库，提高了扫描的效率。

（3）服务外包，质量可靠

后置扫描可以委托外包，严格按照归档要求扫描、制图、质检入库，确保符合江苏省“特一级”规范。档案室可以集中精力检查质量，确保归档数字化成果合格。

然而，一年一度的集中扫描在实时性方面有所欠缺，无法给业务系统提供实时材料审批。

3、前置扫描

目前电子政务系统上，有很多单位提出在收件时即将相关材料进行扫描，进入办公自动化系统辅助审批审核，然后结合后期审批材料，或补扫，或自动生成影像文件，直接将电子件导入档案系统。这种方式行业上一般称之为“前置扫描”。

前置扫描在实时性上表现突出，在大厅收件时即扫描，可以提供给业务系统实时审批，是审批、办公流程中的重要环节。然而，受制于扫描设备等客观条件，前置扫描在图像的质量、扫描效率等方面仍然存在一定欠缺。

（1）影像质量难以保证

由于是大厅收件扫描或拍照，图像很难严格达到国标的200DPI，或能满足OCR的300DPI。为了提高收件效率，图像倾斜、去污等工作一般很难同步实施。扫描的材料既不美观，也无法作为合格的影像文件归档，容易形成“数字垃圾”。

（2）一次扫描不全，需要多次补扫，难以控制成本

由于仅是大厅收件扫描，整个审批发证环节中的补充材料以及审批材料无法扫描，都需要在后置时补扫。而如果补扫，又牵涉到收件文件顺序和档案编目不同的问题，需要花费很大精力和时间来调整页序，判断是否扫描过。

（3）需要频繁调整实体档案和电子档案的顺序，极易出错

工作人员还要同时调整纸质和扫描件的页序，极易发生错误。而类似将审批材料直接输出成JPG格式的图像文件，又不符合档案管理上要求的真实性，与原件直接扫描产生的文件有较大差异。

4、传统纸质档案数字化的优化模式

一般情况下，大家都认为，权源材料在窗口收件时扫描过了，为什么在档案归档时还要再扫描一次。应该根据业务流转逐渐形成材料，在事件办理完时，补扫描一下最后的材料就可以归档了。

但实际上，很多时候不能采用后置扫描的原因是因为有存在以下三个困难：

第一，真实的归档成本未必是“前置扫描”更低，也就是存不存在重复劳动的问题。收件的材料中，有很多是不必归档的；而归档的材料中，又一定要收件后审批的过程以及结论性的材料，这些都是收件时没有的。所以，无论前置扫描做不做，“二次扫描”都是必然的。只是针对收件收过的材料，是不是需要重复扫描的问题。

这里面真正的问题是：从收件的全部材料里，整理出真正档案上必要的材料，并按照档案的要求和排列顺序排列。然后还要等审批流程走完后，再把审批结论和过程材料插到总的待归档材料的前面，重编相关页码。如果前期扫描后，这里需要插入的就是纸质和影像两种，同时著录材料的顺序还要一并调整。

在这种情况下，前置扫描和后置扫描的区别就在于，前置扫描要对著录、纸质和影像做三次筛选和排序，而后置扫描是把纸质整理好，去除不需要归档的材料后，一次录入扫描，不用担心顺序和对应。客观地讲，前置扫描未必比后置扫描节省工作量，实际情况是在大多数情形下，更容易产生对应错误。

第二，是归档材料的内部顺序。收件上是从权源到结论逐步形成的，而档案上是要求“结论在前”的。这导致前置扫描的页序与真实归档的页序差别很大，最后归档的人员需要同时整理纸质材料，还要再在软件里调整扫描文件页序，极容易造成错乱。

我们要认真份析收件材料中不需归档的，和需要调整顺序的理清楚，不能只罗列两种材料的不同，这是无助于解决归档的实际工作的。

第三，是如何将收件材料与归档的编目自动结合的问题。这里的问题是，即使解决了材料内部的筛选和排序问题，收件材料如何按照业务规程和档案室管理要求归入对应的目录号和分类又是一个问题。

更重要的是要明确，这些收件材料在归档前，是按照什么规则，归到哪个目录号上，按什么顺序编目。这个问题不解决，是无法考虑档案软件和业务系统接口的。

5、建议采用的模式

为了适应无纸化办公的要求，既能够支持电子审批，又能够有效地控制成本，提高档案的管理水平，就必须将前置扫描与后置扫描结合起来。具体流程如下：

（1）收件时采用前置拍照设备，满足审批需要

在电子政务收件时，配备USB口的摄像头或其他设备，直接在收件对纸质档案拍照进入电子政务系统，全力满足无纸化审批需要。这种设备与平板扫描仪相比，前置拍照设备的效率大为提高，成本也显著降低。

（2）后期按年度严格按档案标准实施

以年度为单位，由档案馆组织专门队伍，或聘请专业档案数字化团队，借助高速扫描仪等专业设备，严格按照国家相关档案数字化标准，对纸质档案进行后置扫描。

（3）档案数据共享联通

在电子政务收件后未归档时，查阅时是从电子政务系统中直接采用业务查阅的模式，只能看到收件扫描件和相关业务数据。而待审批完成进入归档时，档案系统通过从电子政务系统中的关联字段的读取，将电子政务中的业务数据（不包括扫描件）实时导入档案系统中，并根据档案的形成要求，与后置扫描件一起形成标准的电子档案。同时，反馈相关信息给电子政务系统，告之其档案已实现归档，电子政务系统如果考虑到数据冗余的问题，可以将原始收件的扫描件从系统中通过触发器进行删除。

这时再要相阅这份档案的相关信息，就可以通过以下两种方式：一是通过电子政务系统与档案系统的接口，直接查阅后置扫描和导入后形成的电子档案；二是直接在档案系统的浏览器中进行查阅。