交通综合档案馆的馆藏利用及服务发挥功能

杨学梅　孙扬

摘要：由于档案馆本身的性质和任务，决定了它具有广泛的社会功能，即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能，还有向社会传播档案信息，承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。综合档案馆的特色建设是建设有中国特色社会主义档案事业的重要组成部分，具有广泛的社会功能，它即有保存和积累国家档案财富的功能，是综合档案馆在社会主义市场经济条件下参与经济建设、服务经济建设的基本保证，对于促进一个地区档案事业的发展和两个文明建设都具有重要的现实意义和历史意义。综合档案馆，还有向社会传播档案信息、承担宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。本文主要对新时期如何发挥国家综合档案馆社会功能的问题加以探究。

关键词：综合档案；馆藏利用；服务功能

档案馆通过向社会收集和挖掘馆藏中具有强烈地方特色的档案资源，并通过一系列服务形式进行开发利用工作。搞好综合档案馆要做到以下三个原则：一、针对性原则，二、系统性原则，三、价值原则。综合档案馆特色建设的最终目的是为了更好的开发利用，综合档案馆的特色档案要具有系统、完整性，各全宗、各门类之间要有科学合理的比例关系，因此，特色档案的收集要符合本地区的特殊需要，特色建设要符合档案馆及所在地区的社会发展实际。进行系统地选择、补充，组织与调整。

档案馆的建设应包括三个方面：一是馆藏档案的地方特色，二是综合档案馆的馆藏特色，三是综合档案馆的工作特色。系统性是建设档案馆的基础，总而言之，系统性就是要求排除杂乱，

一、档案馆的建设要科学规划，投资到位，切实加强综合档案馆的使用

交通综合档案馆是2005年成立，2007年通过“五星级档案馆”评审。对驻交通大厦的市局机关、公路、航道、运管等单位的档案和全市交通重点工程档案实行集中统一保管，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本系统广大群众服务的信息中心和文化阵地。 我市交通综合档案馆在全市交通系统中仅此一家，保存着机关各种门类各种载体的档案，总馆藏量文件级103770卷（件、张、盒、袋），移交至市档案局后库存421卷，图片档案4500张，声像182盒，工程档案4036盒，科技档案1500多件，光盘367件，运管业务档案64770卷（袋）。

我局累计投入资金150余万元，购置档案保管必需设备。标准化档案橱柜399套，确保10年的档案存放量；投入几十万元资金。配置计算机5台、激光打印机5台、复印机1台、扫描仪1台、光盘刻录机1台、温湿度计3只、吸湿机5台、灭火器8只、摄像机1台、数码照像机1部、缝纫机1台、一体机1台等较为先进的档案管理办公设备。并根据档案馆藏规模要求，及时补充相关其他特殊设备。为方便声像档案收集、整理、专门购置录音笔、移动硬盘、专用防磁柜等。

为更好更直观的反映交通发展的成就和今后的发展蓝图，我局在交通大厦一楼辟出450平方的空间，设立了交通历史展览馆和规划展示厅。采用声、光、电等现代高科技手段，以“记述发展历程、记录发展成就、展示发展蓝图”为宗旨，全面展示建国以来盐城交通事业取得的重大成就，展厅通过电脑可查阅到交通发展成果和发展规划的各种数据。展馆开放以来，已累计接待各级领导和各界人士140多批5000多人次，受到省交通厅历任老厅长和百余名离退休老同志在内的社会各界的好评。

二、发挥优势，开发档案信息资源，加强横向联合，形成合力

首先，我市不同系统的档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上、质量上都存在很大差异， 加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。其次发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务。使档案的利用向广泛、纵深发展，那么，档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立交通档案馆网或以档案信息服务群的形式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。

三、主动出击提高馆藏档案质量、优化馆藏档案结构

目前，各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着材料混杂、结构不合理的问题。这严重影响了档案馆功能的发挥。档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括一个城市历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其他方面，其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。这个重任应由地方综合档案馆来承担。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精练的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程。同时，从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会为全交通系统

服务。

四、推进档案事业，必须加强人才培养和人才储备

社会在迅速的发展，科学技术在不断的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。我们必须尽快地调整自己来适应这一系列的变化，勇于迎接挑战，提高档案工作者素质是迎接挑战的关键之一。各级档案馆的领导已经越来越意识到，人才素质和人才运用在工作中的重要性，而且也注意到了人才结构的合理性，纷纷计划招聘人才，引进高层次的人才。但还有一个必须面对必须重视的问题，那就是现有的档案人员如何时在面临着知识的老化、新技术知识较为贫乏的问题上做出进一步的努力。这使档案工作，受到了一定的制约，不能满足社会的需求，跟不上社会的发展节奏等等问题。为此，加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。

五、树立正确的档案工作效益观， 更好为经济建设服务

为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，综合档案馆作为科学文化事业机构，其在社会主义的物质文明和精神文明建设中是大有作为的，它的效益也应该是突出的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是，决定了档案馆的工作效益最终大多表现为社会效益。

现今社会保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在新的经济形式下，档案工作配合国家的中心工作，为经济建设服务，这是毋庸置疑的。但是，为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。在利用中创造经济效益，这是我们要体现的。事实上，档案馆的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。我们不能因此而片面强调档案馆的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。

六、档案的发展就是社会的发展，档案馆社会功能充分发挥的重要条件

任何行业的发展都离不开一定的动力、条件和保证。档案事业的发展，综合档案馆功能的发挥也不例外。社会主义市场经济体制本身的完善还有一个过程。综合档案馆社会功能的发挥，是一个复杂的系统工程，它涉及到国家经济发达程度、国家方针政策、社会对档案信息需求、档案馆自身的业务建设等诸多方面，单就某一方面工作的改进和完善是难以奏效的。社会的发展、经济的繁荣会促进社会对档案信息需求的增长，同时也会带动档案事业的向前发展。应该说社会信息需求和全民档案信息意识，是影响档案馆功能发挥的一个重要因素。但是，历史的经验告诉我们，档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一段时间。为此，我们应该意识到，社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来，并不意味着国家在短期内会大幅度地增加对档案馆的投资。况且，因此，找准档案工作的定位，应该正确理解和认识档案工作效益滞后的特点，实事求是地评价档案馆工作。

参考文献

[1]吴宝康.档案学研究中的一些想法.《档案学通讯》1996（3）.

[2]王德俊.当前国际档案界学术新动态新观点.《北京档案》1998（1）.