浅议公共图书馆工具书的管理与利用

摘要：现代社会已进入全面信息时代，自九十年代以来，虚拟图书馆已相继在世界各地出现，图书馆界面临着新的挑战。本文先对工具书的界定及作用和公共图书馆定义及社会背景进行阐述；其次，分析了公共图书馆工具书管理和利用的现状及原因，提出了公共图书馆如何提高工具书管理和利用的措施，进而达到使读者更好地了解和利用工具书的目的。

关键词：图书馆；工具书；利用；管理

1、工具书的界定及作用

工具书是按一定的排检次序把有关知识、资料或事实加以汇编，专供检索查考的书籍，按照一定的体例和检索方式编排，为人们提供某方面基本知识或资料线索，专供查阅的特定类型的图书（文献）。

就公共图书馆来说，它所处的社会人文环境和知识信息需求对工具书的利用程度，发挥的作用是密切相关的。在城市中，读书治学或搞学术研究，或有某种专业兴趣、爱好的人，一般都会利用词书、百科全书或书目、索引、表谱等工具书来解决问题。在当地领导决策，制订规划，外出考察，横向联络等方面就需要利用地区性年鉴和统计年鉴来搜集数据和信息，以及对比性资料。而当地资源开发、推销产品、项目可行性研究，就需要利用行业年鉴和各类机构名录、邮政编码、电话号簿等等来搜集产品信息、行业信息、厂家信息。因此，工具书对公共书馆来说在信息咨询服务、书目情报服务、文献检索服务、电话咨询、口头咨询等方面都可以发挥“顾问”、“指南”、“必备”的作用。

2、公共图书馆定义及社会背景

公共图书馆是指那些免费或只收少量费用为一个团体或区域公众服务的图书馆，它全部或大都接受政府资助。该定义突出了公共图书馆的公共性和公益性。公共图书馆的灵魂就在于它的公共性和公益性，“任何人在任何地方能够以合理的方式和公平的标准获得图书馆服务”。图书馆的服务是面向社会公众的，每一人都有平等享受公共图书馆服务的权利，不受年龄、种族、性别、宗教信仰、国籍、语言或社会地位的限制；图书馆的服务是公益性的，不以获取利润为目的，而是以实现人的全面发展为目标，不断满足公共文化需求、维护人民基本文化权益，切实保障人民的基本文化权益。

任何事物都有它的历史的发展，公共图书馆的出现也不例外，公共图书馆与人类社会的发展有着紧密的联系，同时也反应在人类社会的发展中有着深刻的影响。公共图书馆是出现在某一发展阶段的人类社会，它的产生和当时的社会环境、政治发展、经济进步有着直接的关系。

随着资本主义社会的不断发展，工人阶级和农民等贫穷的人数也在不断增加，贫穷的中下层民众占到了社会人口比例的绝大多数。人们对于宗教的信仰的同时理性也在不断提升，各种慈善教会和慈善学校的出现，对于提高民众的教育水平起到了一定的作用，书籍的阅读从而有了一定的文化基础，普通民众内心的阅读需求被唤醒，各种租借图书馆随之产生，社会民众的阅读需求空前强烈，加之民主政治的渐趋成熟，社会各界人士的共同努力，这些都为公共图书馆的产生奠定了社会基础。

3.公共图书馆工具书的利用现状及原因

3.1工具书利用效率降低

图书馆的工具书一直以来只提供内阅，不外借，利用率较低，工具书不同于一般图书、期刊，可以从中获取最新知识信息，更不像流行娱乐型的图书那样受人青睐，再加上电子阅览室快捷又便利的阅览方式更受读者的喜欢，因此使得公共图书馆工具书利用效率有所降低。

3.2工具书品种配套不齐全

藏书不全也是工具书阅览室急待改进的问题，主要表现为馆藏的工具书不适用于当前读者的信息需求，如读者需要的年鉴方面的书没有收全，陈旧过时的工具书长期放在书库内闲置没有按时剔旧等等。读者对于工具书使用不明白， 不懂得工具书的功能以及对利用工具书来解决问题缺乏信心，使得工具书利用受到很多限制。

3.3缺乏对公共图书馆工具书利用的宣传

公共图书馆的服务对象包括社会各个阶层的读者，由于各阶层读者文化水平的不同，不同的读者对工具书了解也不尽相同。有些读者对工具书的类型不太清楚，有些读者对图书馆所收藏各种工具书的馆藏信息不熟悉，还有些读者对工具书的检索途径不熟悉等等。因此也就很难吸引更多的读者来利用图书馆的工具书。

3.4 数字资源带来冲击

随着图书馆资源数字化的兴起，馆藏资源已经非常丰富了。比如通过“百度”登录“中国知网”可以查询各种工具书，还可以得到更多更有效的信息，如统计数据库、经济新闻、法律法规、汉字图书馆、通过数据库，读者可以方便地查询到各种您所需要的信息，不需要亲自到参考书阅览室查阅，进一步降低了使用工具书的效率。电子工具书的兴起的确给传统工具书的生存和发展带来巨大的挑战。

4.提高公共图书馆工具书管理及利用的措施

4.1提高工具书阅览室的服务质量

对于传统图书馆实行藏阅一体化.建立专门的开架阅览室一直是提高工具书利用率的一条行之有效的方法。但许多公共图书馆因馆舍、经费、人员等因素的限制，馆藏图书实现全面开架有一定难度。但因地制宜，有计划、有步骤实行部分图书的开架阅览，逐步扩大开架范围能在一定程度上缓解藏阅的矛盾，满足读者和书直接见面的要求。而工具书一般图书馆都不予外借，特别是对于一些大型工具书更是如此。而读者在工作、学习和研究中需要查阅各种工具书，那些束之高阁的工具书贮藏有大量读者需要的信息，工具书这种知识密集型图书因其广泛的实用性而倍受读者的亲睐。因此，必须进一步提高工具书阅览室的服务质量。

4.2 建立和完善工具书体系

成立工具书阅览室需一定数量和质量的各种类型和功能的工具书，所收工具书高低和图书馆的整体形象密切相关。建立工具书阅览室可根据本馆的实际情况采用不同的方法。首先对于工具书品种少，数量有限的图书馆将所藏工具书全部汇集在工具书阅览室。另一种是将有限的几种常用的工具书集中起来成立工具书室。这两种方法虽说能部分缓解矛盾，但远不能达到需要。还有一种是需要有相当数量的工具书和一定的空间做基础，将各种重要的、常用的各类型和功能的工具书汇集起来，为容纳更多品种的工具书，可以只汇集各类型，而将复本仍留在基本书库。这种方法基本能满足读者需求，也较前两种方法科学而全面。无论哪种方法，首先需明确工具书的概念，区分工具书与一般图书，明确各类工具书所指及范围。工具书包含的很多，简单地说各种字典、辞典、各种手册、年鉴、大全、百科全书、表谱、类书等都为正规工具书，但也有不少名不符实。名为手册、词典只具有工具书的某些特征而非工具书；也有许多工具书没有工具书名称，实为工具书。当然严格来说工具书与非工具书之间无统对界限.应根据实际情况决定是否收藏.依据国家文化部发《省级工具书核查目录》来进行采购收集也是一种简捷的方法。系统性也是保持工具书价值的重要因素，因此在采购和收集的过程度应注意其系统性和连续性，特别是对于连续出版的工具书应注意时间的衍接，避免零散与断断续续。征求各行业的专业人员将各专业的代表性工具书收集在内可相对减少许多重复图书的购入。同时做好读者意见本的记录工作及时了解工具书的利用和读者的需求情况，定期将一些利用率低的书返还书库，将读者所需图书补充进来做好查缺补漏工作。制定长期和短期购书计划。这样经过一定时期的努力就能建立一个系统地、科学地工具书体系。

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（上接第147页）

4.3加强工具书的宣传，提高公共图书馆的认识度

对于社会各阶层文化水平不同，很多人没有接触过工具书，还不会使用工具书，更不善于利用工具书的问题，首先，公共图书馆应加强对工具书的宣传。可以举办有关工具书知识的竞赛、猜谜、讲座、展览等活动，宣传、普及工具书知识，尤其是青年和学生读者，启发他们对工具书的兴趣。同时要主动和善于指导读者利用工具书，帮助解决读者在查找、使用过程中的疑难。这对普及和扩大工具书的利用很有益处，也是工具书管理人员的一项职责。其次，必须进一步加强对公共图书馆的宣传，必须让公众对公共图书馆及其资源与服务有全面的了解；要主动抓住机会，通过广播、电视、报纸、网络、手机等多种媒体来进行，彰显公共图书馆的文化教育和信息传播功能，吸引读者到公共图书馆来，变成我们的读者，接受我们的服务。

4.4充分利用自动化网络体系，实现工具书的高效管理与利用

随着计算机网络技术的发展和公共图书馆业务网络化服务的需求，特别是INTERNET的普及使用，公共图书馆开通局域网建设的基础上，实现了与CERNET、INTERNET的互联，并运行了先进的网络管理系统，实现了采访、编目、流通、期刊管理、公共检索等主要业务环节管理和服务的自动化。现代信息技术的不断发展和广泛应用，不仅改变了图书馆信息资源的结构组成和获取方式，同时也使得图书馆工具书室的各项传统功能模式发生了根本的改变；逐步由过去的闭合型、单一型和人工型，向开放型、多项型和网络型的综合电子信息服务模式转变，树立全新的、适应现代读者要求的工具书室“窗口”服务理念。

公共图书馆在完成了高质量和高效率的现代信息技术“文献数据库”的引入后，工具书室典藏工作模式逐步向数字化方向转移，工具书室典藏资源得以不断的完善和扩展，自动化建设和网络服务水平也有了明显提高，工具书室的“窗口”效应随之改善和加强，有效地提高了广大读者的检索效率。读者可以根据自己的需要自由选择，利用导航系统进入数据库进行检索浏览，有效满足了读者日益增长的快速准确的检索要求；同时，也使得工具书室典藏管理工作更加规范化与自动化，进一步促进和加强了工具书信息资源的深层次开发利用和工具书的情报职能；也使得读者在利用工具书典藏信息资源的水平不断提高。

随着数字化网络化技术的发展，图书情报机构的业务模式、服务方式和管理手段均发生了重大的改变。积极利用最新的信息技术成果，面向学科、面向知识服务，更加贴近用户的信息需求，将成为图书馆工具书室情报工作今后发展的重要趋势。工具书室“窗口”随着计算机网络系统的不断扩展，而向更宽阔、更精确和更便利方向发展，使得导航登陆、信息检索、读卡识别、库本状况、图书借还和数据统计等有了显著改善，服务水平和服务质量亦会得到明显的提高。

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作者简介

毛静（1979—），男，汉，云南昆明，本科，云南省图书馆图书借阅部，馆员，研究方向：图书馆学、情报检索、参考咨询。