企业人事档案管理中常见问题及应对措施

覃卫英

摘要：本文就企业人事档案管理中的普遍问题进行了探讨，并就这些问题对症下药提出了解决措施，主要从管理意识、材料收集、管理体制、网络化管理和硬件设施等方面展开了论述。

关键词：企业；人事；档案；管理；规范；制度

人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是使用和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人才激励机制的不断更新，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。怎样使人事档案工作与时俱进，更好的为经济社会服务，已成为摆在档案管理人员面前的一个重大课题。

一、企业人事档案管理中常见问题

（一）人事档案管理意识薄弱

随着经济时代的到来，企业往往以追求利润作为目标，而人事档案管理工作并不能带来直接的经济效益，其利润很难看到。

a）领导不重视。现在很多企业领导注重短期的经济效益，认为档案管理工作耗费大量人力、物力、财力反而不能快速实现经济效益，大多没有给档案管理工作设置足够的经费、配备先进的档案管理设备。

b）档案管理部门责任意识差。档案管理部门认为自己所从事的工作对企业及社会的贡献较小，对自己的责任性认识。由于领导的不重视，许多民营企业、中小企业没有设置专门的档案管理部门，或者有但也是其他部门的员工兼职的，使人事档案的权威性大大下降。

c）员工档案意识差。员工对档案的认识比较模糊，认为是可有可无的东西。在填写自己的档案时为了一些眼前的利益，弄虚作假。加之有些企业不重视档案，公然宣称不需要档案或承诺重新建档，更加剧了人们档案意识的淡化。

（二）人事档案材料收集整理不规范

收集材料是人事档案工作的基础，把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，人事档案材料有其严格的纸张规格要求和装订顺序，通过整理使每一份档案达到完整、真实、精练、实用的目的。但在实际工作中，有些单位在这方面做得非常欠缺，材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有的档案虽已立卷成册，但由于材料分类不准确，查阅者不能顺利地查到待查内容，给档案利用带来了诸多不便。随着人事制度改革的不断深化，相关人员的考察、考核、各种培训、聘任、晋升等归档材料的增多，给人事档案收集提出了新要求。因此，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理、细致鉴别，准确分类归档。

（三）人事档案管理体制较滞后

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。此外，还存在诸多问题：管理观念仍比较落后；管理理论研究滞后；管理制度存在缺陷，缺乏人文关怀；缺乏必要的监管机制；人事档案管理基础设施差，保管条件落后，管理水平较低，仍以手工操作为主，制约发展；人事档案的案卷质量有待提高，不少机构的人事档案还没有达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求；管理人员数量不足，队伍不稳，素质参差不齐等。

（四）档案的网络化管理明显滞后

当今社会已经进入信息化时期，一些发达国家和地区，都以电子档案取代纸质档案，并通过网络，实现人事档案资源社会共享。而国内多数企业仍采用落后的手工操作进行管理，即便使用微机，也仅限于单机管理，不能实现档案的无纸化传递和利用。

（五）硬件设施解决落实差

对人事档案管理必备的条件解决落实差，有些企业单位没有专用档案室；有的单位因档案多且档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀；有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。

二、企业人事档案管理工作的对策与思考

（一）加强档案管理意识

档案意识已成为制约企业人事档案管理工作的关键，强化相关领导的档案意识。加大资金投入、完善档案管理设施、定期检查指导档案管理工作，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用，只有领导加强档案意识，员工才能重视档案管理工作。档案管理部门要认识到自己工作的重要性，树立责任感，及时、完整地收集档案材料，把握好人事档案的质量。普通员工也要有良好的档案意识，明白档案与自身利益息息相关，自觉遵守档案管理制度。

（二）规范人事档案的材料收集，完善内容档案内容

收集材料是人事档案工作的基础，随着人事制度改革、政治经济体制改革的不断深化，干部制度的考核、考察、技能、学历、专业技术职称的晋升、职务的任免审批等需要入档的材料不断增加，增大了人事档案收集工作的难度。这就要求必须收集要及时、鉴别要仔细、整理要认真，对于不符合归档要求的材料要及时处理，手续不完整的材料退回补办，保证材料完整，手续完备。树立起人事档案的权威性、准确性和真实性。

完善企业人事档案的内容，应摒弃传统的人事档案内容单一重复、政治性强、不具有个性化记录；应有所侧重地收集人事档案的内容材料，既要反映过去，更要说明现在；应遵循“适应社会需要”和“精炼有效”的原则，摈除冗余内容；应与时俱进，增加能真实反映人才的能力、特长的内容，体现个人信用记录的内容。

（三）完善人事档案管理制度

在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。

（四）提高人事档案管理人员素质，强化培训

做好新形势下的干部人事档案管理工作，必须有一支在思想政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。首先，要具有较高的思想政治素质。档案工作者往往是默默无闻的“地下工作者”，长年工作在单调、乏味、枯燥的工作岗位上，收入待遇又低，没有较高的思想素质和政治涵养，耐不住寂寞、守不住清贫的人，很难在档案工作岗位上工作长久。档案工作者要淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心，要具有吃苦耐劳的精神。其次要具有广博的科学文化素质。档案工作者要善于学习，要熟悉政治、经济、文化、教育等现代社会科学领域各个方面的知识，要不断地更新知识内容、拓宽知识范围、改善知识结构，不断提高语言组织能力、文字表达能力、逻辑思维能力和综合概括能力。再次要具有精湛的专业技术素质。档案工作者要熟练掌握档案工作的方法，熟悉档案工作的各种规章制度，精通档案工作的各个方面，能够灵活运用计算机等现代化设备和手段管理档案。

（五）加强人事档案管理现代化和信息化建设

一是建立人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将人事档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使员工档案数据化、信息化，在档案的查询、借阅、归档、统计等日常工作方面实行无纸化操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映员工的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以纪录员工工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦员工基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证员工信息的时效性、真实性和准确性。

二是人事档案网络化管理。要建立员工人事档案局域网，在安全保密的基础上，通过局域网之间的相互联结，实现人事档案的网络化管理，保证各级领导根据不同的工作需要，随时调阅所需档案资料，从而提高信息利用的效率。

（六）加强人事档案工作的基础建设

按照相关条例规定，档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防尘、防鼠、防高温等设施（要求：温度l4℃～24℃，相对温度45～65%），实行库房、阅档室、办公室三室分开。同时要不断改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。据我了解，只有少数企业才能基本达到要求，大部分企业还需加大基础设施建设的力度，改善档案管理的硬件设施，为提高人事档案管理工作的质量提供保障。

参考文献

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[2]刘佳春.企业人事档案管理体系的建立与完善[J].人事档案管理.2008（10）.

[3]朱宝均.人事档案管理存在的问题与对策[J].开封教育学院学报.2010（1）.