中小企业采购成本控制问题研究

高升

【摘要】随着经济全球化和信息化的发展，企业间的竞争越来越激烈，中小企业的生存空间也逐渐开始变得狭窄。针对中小企业的采购现状和问题，提出了中小企业采购成本控制的相关策略。

【关键词】中小企业；采购成本；对策

文章编号:ISSN1006—656X(2013)06 -0004-02

中小企业是国民经济发展中一支重要的经济力量，在我国社会主义市场经济中发挥着举足轻重的作用，并且在国民经济中的地位逐渐的提高。中小企业要想在以后这个“枪林弹雨”中生存下去，就要重视采购环节。采购中每1元钱的节省几乎都会转化成1元钱的利润，假设企业的利润率为5%，降低1元成本远比从销售上多卖20元的产品要容易的多[1]。对于中小企业而言，规模较小，成本转嫁能力较弱，所以针对中小企业如何有效地控制采购成本，提升企业的盈利能力进行分析具有重要的现实意义。

一、相关背景

（一）中小企业

一般来说，世界上各个国家均从质和量两个方面界定中小企业，具体包括组织形式、融资方式、员工人数、企业资产总值和实收资本等。2003年2月19日，我国发布了《关于印发中小企业标准暂行规定的通知》（国经贸中小企〔2003〕143号），对主要行业的中小企业的标准界定如下：职工人数2000人以下，或销售额30000万元以下，或资产总额为40000万元以下。其中，中型制造业须同时满足职工人数300人及以上，销售额3000万元及以上，资产总额4000万元及以上；其余为小型制造业。[2]

（二）采购成本

采购成本是指因采购活动而引起的成本，即指企业所采购物资的价格和采购费用的总和，这部分构成了企业成本中的重要组成部分。可以用公式表示为：采购成本=采购产品的价格+产品的费用+产品入厂检验费用+产品卸货费用+产品搬运周转费用+产品破损成本。[3]

二、中小企业采购成本控制方面存在的主要问题

（一）轻采购，成本高

我国中小企业组成中的大部分为家族企业，好多经营者不注重采购环节，认为聘任专业采购人员就是花钱，会带来不必要的费用，抱着“肥水不流外人田”的思想，大多把采购任务安排自己人去做，给予充分权力，不再进行采购监控，也没有采购之间相互牵制，出现采购监控盲点，导致采购部门权力过于集中。一些采购人员利用手中职权谋取私利的情况经常发生。

（二）采购流程不合理

采购的前期工作包括市场调查、质量评审、信用评估、现场调访等，这些工作对于控制采购成本至关重要，但是都会发生费用。如果采购的前期工作流程不合理，就会出现费用高，且得到的信息不准确、不可靠，这就直接影响着生产，也使采购成本有所上升。

（三）采购技术落后

中小企业在采购技术上还相对落后。好多中小企业还是基本的传统的采购方法，就是到市场上将所需要的产品进行比较，然后确定供货商。这种方法耗费了大量的时间，浪费了不必要的劳动力，增加了采购成本。有的就是一味的和以前一直合作的供货商进行合作，认为熟人不会在质量上和价格上欺骗自己。其实不然，熟人虽好办事，但是又是欺骗的就是熟人，不好讲价。不管怎样，这些都只是片面的进行采购，没有将自己的所需和市场的变化及时的联系在一起，采购技术还是相对的落后。

（四）库存成本过高，损货率较高

库存结构不合理，采购周期设置过时是中小企业采购管理的常见病。中小企业由于采购灵活，只是根据自己的需要进行采购，没有计划性，只是盲目的进行。好多企业都是对库存物资明细不“明细”，导致积压物资比例过高，安全库存量缺乏指导性。中小企业的资金本来就不是很多，进行日常经营还要有一定的流动资金。存货过高，会大大提高库存成本，任何东西都有一定的使用期限，过多的存货，就会存在损货率提高的风险。

三、中小企业采购成本控制的策略

（一）重视采购，加强采购内控

中小企业的经营者在思想上先树立重采购的意识，再从制度下手。采购制度规定物料采购的申请程序、授权人批准权限、物料采购的流程、相关部门的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等[4]，要求采购人员严格依照制度进行采购，相互监督、牵制，使每一环节透明化，加强了采购内控，产品质量也有了保证，减少不必要的损失，为公司增加利润提供了机会。

同时还要严格采购人员选拔程序。专业的采购人员可以有计划地进行采购，将采购与生产紧密的连接，并且可以做到廉洁自律，把握材料的质量和成本，不会因贪小便宜而没有原则。培训时可不断引进先进的成本控制理念和方法，提高企业管理水平，更好地促进采购的进行，配合生产，将采购与生产紧密联系起来

（二）优化采购管理流程

合理的采购流程有助于实现对采购成本的控制，采购流程分权运作，相互制约。由供应部门负责初选供应商、质量与技术等部门平价供应商的供货能力，对其资格进行认定，价格由专业负责人员审计控制，入账和付款由财务部门负责监督。确定好后再由供应部门进行原料的运输，保证原料的供应。经办人员对每一关键控制点严格按照规范操作，相互监督，将流程的每一个工作紧密结合起来，尽职尽责。

（三）建立信息化平台，优化采购技术

企业和供应商之间的关系是长期、共荣，频繁地更换供应商会无形中带来成本的增加，因此要精选供应商。采购很难找到一种平衡：既有体系、质量，又有价格优势、稳定的生产的供应商。市场环境的变化越来越快，很多新的供应商在不断涌现，选择供应商的时候一定要精心仔细，企业必须知道最好的供应商在哪里，和好的供应商建立供应商档案，建立起信息平台，这样既方便联系供应商，也可以和多个供应商进行比较，有利于降低材料的成本。除此之外，还要优化采购技术。

1、集中采购

中小企业可以进行集中采购，即把分散执行的采购需求集中起来共同委托给供应商进行，这样就能够在价格谈判方面使供应商做出一种策略上的让步。在原材料采购上联合起来，就可以增加防范风险的能力，集小订单成大订单，增强集体的谈判实力，获取采购规模优势，争得和大企业一样的“江湖地位”；而且联合采购的对象是原材料生产企业，这就可以摆脱代理商的转手成本，通过直接与制造商交易，减少中间层次，大大降低流通成本，也保障了产品质量。

2、电子采购

随着当今世界逐渐网络化、信息化，Internet在世界的普及让电子采购已经成为可能。电子采购就是企业以电子技术为手段，改善经营模式，提高企业运营效率，进而增加营业收入。电子采购程序从开始的采购需求到结束，程序简化并且紧密连接。通过电子采购可以实现物料信息的快速传递与资源共享，并且提高物料供应管理水平，扩大询价比价范围，降低采购成本。同时网上采购可以进行全过程监控，杜绝暗箱操作。当然实行电子采购对中小企业而言，并非易事，需要慢慢的转变。

（四）实行战略库存成本管理，指导采购成本控制

1、实行ERP系统管理

现在拥有较大规模的企业已经实行ERP管理系统进行材料采购的控制，而相对中小企业来说，应用这个系统的很少。ERP系统应用起来非常简单也非常便于管理。每个职位不同，便可以进行不同的管理。作为生产采购来说，生产部门就可以通过电脑中的数据进行采购的确认。通过计算每条生产线的产量，就可以判断出下次生产需要多少原料，让采购与生产在一条线上。根据库存进行适量采购，就很少产生原材料的供应失衡，也就在一定程度上减少了损货率和降低了库存成本，从而就节约了采购成本。

2、实行经济性订购量

定量采购方式，就是采购的时间不定，而每次采购的数量固定不变，当库存量降到一定数量时，就开始采购的方式。这种方法的运用，需要确定一个库存订货点量，即当实际库存量降到这个订货点时，就按固定的订货数量订货。为了节省费用，降低成本，还需要确定一个合适的订货批量，使按此数量订购物资所需的总费用最小，这就是经济定购批量。存货总成本最小的订货量称为经济订货量(EOQ)。[5]

中小企业购买的大部分是小件物料，本身价值不高，市场上也容易获得，但这类物料往往种类繁多，能够占到企业全部采购种类的一半以上。因此，对于这类原料，应采用的基本管理策略是致力于管理成本最小化。在库存管理上，采用经济批量的优化方法，并尽量利用信息技术等手段简化管理程序，提高业务效率，减少不必要的库存成本。

3、灵活运用ABC分类法

传统的ABC分类法在中小企业中被广泛采用，但由于采购人员的专业水平参差不齐，往往流于形式。中小企业可以设专门的人员来负责。在分类标准方面，考虑到中小企业的流动资金压力较大，可将库存物料按年度货币占用量分为三类。划分方法为：将每个库存品种的年度需求量与每件库存的成本相乘，按价值的高低标出各种物资的大小序号，再按序号大小将物资重新排序，并累积年使用金额和累积百分比。其管理方法见表：[6]

表1ABC分类方法的特点

参考文献：

[1]杜钧.论采购成本的控制.中国外贸.2011年第18期

[2]段楷.中小制造企业采购管理模式研究.铜陵学院学报.2011年第四期

[3]刘继红.浅谈化工企业的采购管理[J].贵州化工.2002年10月.第27卷第5期

[4]王玢.谈中小企业如何降低采购成本[J].经济师.2008年第11期

[5]刘淑莲.财务管理第二版[M].东北财经大学出版社.2010年7月出版

[6]张群主编.生产管理[M].高等教育出版社.2006年出版

[7]刘敏.我国中小企业采购管理中存在的问题及对策研究[J].物流工程与管理.2010年第10期