电子文件对档案工作的影响及对策

王丽

【摘 要】随着信息化社会的到来，在档案管理工作中，电子文件的应用日趋广泛，本文就针对电子文件对档案工作的影响做一阐述。

【关键词】电子文件；档案工作；影响

1.电子文件定义及其特点综述

电子文件是档案文件的数字化，人们在社会活动中所产生的所有信息在计算机或相关的电子设备中进行储存，那么就形成了电子文件。和传统的纸质文件相比较，电子文件主要特征如下：

（1）电子文件不向纸质文件那么直观，电子文件的阅览和传递都需要借助电子设备来进行；（2）电子文件比纸质文件的传递速度要快，通过计算机和网络来实现快速、大范围的传递；（3）电子文件比纸质文件更容易共享，电子文件的共享受时间和地域的约束几乎可以忽略；4.电子文件和纸质文件的保存环境不同，电子文件不需要太多的空间来进行保存，但是对环境要求比较高，像是温湿度以及电磁性等。

2.电子文件对档案业务管理工作的影响

（1）纸质文件材料是传统档案工作的主要内容，自从计算机被广泛使用之后，电子文件就逐步的替代了纸质文件，通过在磁盘上直接的进行文件的输入，并且修改也是在磁盘上面进行的，完成后可以快速方便的储存到办公信息数据中，供其他的档案人员和技术人员共享。这样就是的文件盒档案之间的界限不再那么明显。纸质档案经历的时间比较长，其经验和模式已经比较成熟了，，档案工作的流程变得非常的清晰，而电子文件的出现对传统档案工作来说是一项巨大的改变，也是一项挑战，将已经成形的档案工作模式打乱、重塑，而且电子文件对于计算机等电子设备的依赖性非常的强。

（2）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（3）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。

3.电子文件对档案学理论的影响

（1）对档案本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

（2）对档案来源原则的影响。来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

（3）对档案学理论研究内容的影响档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术，计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

4.档案界所应采取的对策

（1）将电子文件归档的技术工作当成重点工作，以电子文件管理为战略中心。新型的文教材料归档是现在和未来的发展趋势，因此需要档案工作者尽早的对现有的文件工作进行调整和改革，通过对电子文件的接受、储存和归档来进行指导工作，确保这些文件的原始性，以及去向，能够深入的做好这些文件信息的组合工作，来配合未来的发展趋势。通过技术手段将已经归档的文件进行读取权限的修改，将其更改为“只读性”文件，这样能够避免归档文件被修改，进一步提高了文件的可靠性，让其社会效用能够发挥出来。

（2）完善电子文件的保存方式。电子文件都是存储在电子设备上面，电子设备对于环境的影响比较敏感，在正常的环境中能够保存很长时间，理论上是永远，其读取方式是不需要接触的，所以不会有磨损，但是对于外界的磁场却非常敏感。电子文件被保存在电子设备上，环境中的磁场、温湿度等等因素都会影响内部文件的保存效果，而且一旦损坏将是不可逆的。电子文件的产生时间不是很长，人们对于它的保存方式还不成熟，因此未来需要在这方面进行深入的研究。

（3）实行立体化档案管理。档案管理工作一直都是直线的状态，人们不能够将档案利用的结构变得立体化，利用工作和其他基础工作形成一个平面，这样只能够适用于纸质档案时代，随着电子文件的出现，档案的种类和数量都在增加，基础工作和利用工作也开始衍生除了一些不同的特性，所以应该要以平面结构为基础，增加一项档案信息载体内容，形成三维空间立体化的管理结构。

（4）档案人员是进行档案管理工作的主体，他们的知识结构和技能水平直接影响档案管理的质量。我国当前的档案管理人员参差不齐，对于一些先进的管理技术无法掌握，因此档案管理人员的水平提升还有很大的空间，我们需要积极的对这些人员进行培养，扩大他们的知识面，提高专业技能水平，学习先进的技术，打造多层次的技术型管理人才，这样才能够促进档案管理工作的发展，满足现代档案管理的需求。