论高速公路机电工程采购管理

聂蕾

【摘 要】本文结合作者的项目实践，探讨了信息系统项目的采购，以制定采购计划、合同编制、招标、供方选择、合同管理、合同收尾为工作流程来指导项目的采购管理，通过流程化和标准化的采购管理和运作，达到降低成本、增加利润的作用，本文主要讨论了采购管理的6个过程以及在过程中所用的技术和工具，实施过程中有针对性地对采购计划进行了自制和外购分析，合同编制中使用了专家判断，供方选择采用了筛选系统及合同谈判的方式，邀请项目经理和技术专家进行讨论、选取最优供货商，同时加强内部沟通。最终在保证质量和进度的前提下，达到了降低成本增加利润的目的，一次性通过验收，得到业主的一致好评。

【关键词】高速公路；机电工程

0.项目概况

2010年6月，我公司通过参加投标，成功承揽了省内某高速公路机电工程施工项目，该项目为省内重点信息化项目，建设周期一年，总投资为人民币5000多万元，目标是实现高速联网贯通。本项目由监控、收费、通信三大系统组成，收费系统的网络及通信系统主要承担省收费中心、区拆帐中心、收费分中心、收费站和收费车道之间的数据传输和实时进行通信，保证各类数据的上传、下发工作；同时实现内部网络互联，对各类工作进行有效分工，满足管理上的要求，保证整个收费系统的正常稳定运作。监控系统负责数据、图像的采集，直接上传至分中心，在分中心进行存储、解码显示及视频事件检测等；主要包括计算机网络子系统、闭路电视监视子系统、信息采集子系统、信息发布子系统、数据传输子系统、软件子系统。通信系统主要是为高速公路运营管理及监控、收费系统实施提供话声业务及数据、图像传输通道。本项目采用选用华为OSN3500传输设备组建干线传输系统，选用华为HONETF02AV和OSN1500设备组建综合业务接入网系统。项目涉及的技术领域多，人员多，环节多，为了保证项目的质量、进度及成本，作为负责该项目的主要管理人员，我深知进行采购管理是必不可少的环节。

1.采购管理

任何项目都要进行项目采购，项目采购是从项目外部购买项目所需的产品和服务的过程，采购过程涉及到具有不同目标的双方或多方，各方在一定市场条件下相互影响和制约。因而，通过流程化和标准化的采购管理和运作，为了达到降低成本、增加利润的目的，根据项目实际情况，下面我分别从采购计划、合同编制、招标、供方选择、合同管理、外包管理加以论述。

1.1制定采购计划

项目在中标后，我立即组织相关人员召开清单交底会议，根据项目的进度估计、资金情况、物流估计、质量计划等，讨论并制定了初步的项目的采购计划，最终通过公司上级领导组织的决策会，邀请专家技术性判断来评估采购过程的输入和输出，最终明确项目采购计划，如怎样采购，采购多少，什么时候采购、合同类型等内容，定立了采购准备阶段的《采购管理计划》《工作明细表》《更新的项目管理计划》。

1.2合同编制

根据采购管理计划中确立的合同类型，根据项目执行的先后，套用标准合同后，采购专家判断的方式再次进行确立。如：软件合同、设备采购合同、维护合同、施工合同等。

1.3招标和供方选择

该项目为交钥匙工程，我公司为施工单位，因而不再进行采购招标，而是我公司自行采购。在供方选择上，上级领导给予了极大的重视，从采购计划的制定一直到合同的立订，都要进行严格的评估和筛选。中标后，工程量清单确定后，每种设备要进行三家及三家以上供货商的评估，从资质、价格、技术能力、付款方式、供货周期等方面综合比对。若是确立品牌和型号的供货商也会从代理商或厂家的各项条件进行比对。通过加权的方式及合同谈判的方式对各个供货商进行评分，比如价格占0.3，付款方式占0.2……，最终评选出最优供货商，并对数据进行统计分析，出具最优供货商资金使用计划、投标资金使用计划、我带领小组成员进行全方位分析后，邀请技术专家、其他项目经理一同讨论，从进度、资金、质量、成本方面综合考察，最终选定供货商，并由上级领导签字确认。因该项工作做的很充分，为应急情况下备选方案也提供了重要的依据。会后，根据供货商的确立及合同有的人内容，正式立订合同。

1.4合同管理

合同的管理就是确保供方执行合同要求，它是管理不同供货商之间的接口，在各统一协调合同关系，包括资金管理，审核并记录供方绩效，进行纠偏措施，合同变更控制。合同签订后，我们对合同进行录入系统，并进行跟踪和监控。比如在项目执行过程中，依据变更批复的文件，需要增加硬盘录像机及视频分配器，涉及金额约7万元。因提供此项变更时，同类设备正在进行采购阶段，较原计划其他同类设备的安装时间还有二个月时间，我立即与供货商签订了增加合同，采用设备陆续到货，交错施工的办法，提前站设备安装进度计划。最终满足质量及工期的要求。资金方面因到货验收合格，业主将支付70%，在管理好工程的同时，及时与业方、监控方做好沟通工作，确保了项目的顺利进行。此外，通过合同变更控制系统、绩效评审、绩效报告等工具技术对合同进行管理，最终输出纠偏措施、合同变更 、支付或支付请求等。另外、我们依据合同、及验收要求通过采购过程审计来进行合同收尾，进行产品和服务的核实，进行正式的验收，确保项目的顺利。

1.5外包管理

外包是在项目管理中，必要时不可替代的管理方式。例如，在项目施工过程中考虑施工方便以及通车后运营的实际要求，经研究决定对机电系统增加部分设备及工程量，此变更依据某管理处关于某机电系统增加工程量的通知，拿到该通知后，我立即对需要进行调整的内容召集项目骨干开了有关变更进度及人员安排的会议，讨论决定了应对方案之后提交公司上级领导批示。此项变更需要增加超宽车道计重基础制作3座，普通车道收费站计重基础制作16座，涉及金额约27万元。变更单价依据原合同清单的价格。因在原有进度计划中未对此项内容作安排，如果进行人员上的调整，会影响主干工程的进度，于是我决定将此内容进行了外包。与有经验的施工方签订有此项内容的外包合同，并加强外包管理。

2.小结

经过项目团队成员的共同努力，在按期保质的前提下，最终使项目大大的降低了成本，增加了利润，一次性通过验收，得到业主的一致好评。项目成功很大程度上归功于项目采购的管理和过程的控制。当然，在项目实施过程中，也遇到一些问题，比如原设计法兰与实际需求不符，与土建方沟通的不足，项目成员在发现变更后士气高涨有所减弱等。这些问题都有待在今后项目完善和改进。

【参考文献】

[1]徐杰，鞠颂东.采购管理.北京：机械工业出版社.

[2]张友生，陈志风.信息系统项目管理师辅导教程.北京：电子工业出版社.

[3]谢黎.对高速公路机电工程管理问题的探讨[J].大科技·科技天地，2011（05）.