浅谈电建企业知识产权信息化管理平台的创建

徐建华

（衢州电力局衢州光明电力工程有限公司，浙江 衢州 324002）

1 概述

随着企业专利申请量的增长，光明公司知识产权管理部门的工作日益繁杂。专利申请、审查、维持过程中的大量法律期限必须得到有效的监控，大量文档的传递、归档、通知发送等需要电子化。在这种背景下，该公司利用IT技术自主创建的电建企业知识产权信息管理平台实现了使信息传递畅通无阻，流程高效运行，零散信息系统化。通过建立专利管理系统，使知识产权管理部门成为知识产权管理专家、数据分析专家、专利战略提案专家，使公司在激烈的市场竞争中达到进攻和防御的平衡。

2 电建企业知识产权信息化管理平台的创建

2.1 信息化管理平台的总体架构图

电建企业知识产权信息化管理平台的总体构架图见图1所示。

图1 信息化管理平台的总体构架图

2.2 信息化管理平台的核心功能

①专利信息管理子系统。专利信息管理的重点是专利检索与分析、专利申请与奖励、专利许可与实施、专利纠纷与诉讼等。提供专利案件从提案申请、受理、实质审查、登记、公告、年费缴纳、放弃、直到权利终止整个过程的管理，通过工作流技术，实现内部管理过程的流程化审批。

②商标管理子系统。商标管理的重点在于设计选择、及时注册、商标使用等。管理方式与专利管理子系统类似，提供受理管理、申请管理、期限管理、综合检索等功能，根据商标的管理特点，增加了商品分类、期满后续展期限、续展履历、商标图样管理等，并能根据国家法律制度，进行方便灵活的设定，自动计算各种期限日期。

③版权信息管理子系统。版权管理的重点在于对域名、软件及作品创作、开发、购买、使用的管理。管理方式与专利管理子系统类似，对版权受理管理、申请管理、期限管理、综合检索等功能，并能根据国家法律制度，进行方便灵活的设定，自动计算各种期限日期。

④技术秘密。技术秘密管理的重点在于对保密制度、保密文档、保密等级、保密协议等进行管理，根据专利管理人员技术秘密管理制度制定业务管理流程进行管理。

⑤统计分析。对单位内部知识产权事项如专利、商标、版权申请所涉及到的申请量、费用、资助、奖励以及法律状态等进行统计，对申请量整体或某一时间范围变化趋势、部门及发明人的创新能力等方面进行分析，为企业经营战略、科技发展、专利战略的决策提供准确、详细的资料。系统提供可自定义统计报表工具，支持普通列表、明细报表、分组报表、交叉报表、组合报表、套打报表等多种报表类型，提供数据统计图形功能，可生成柱状图、饼状图等，便于直观分析。

⑥期限预警。系统专利管理人员可以根据管理需要设置各种期限的提前报警时间。当专利管理人员登录后，系统自动根据当前专利管理人员权限及设定提醒专利管理人员近期需要及时处理的案件的各种期限，如中间期限、实审请求期限、登记费缴纳期限、年费期限、商标续展期限、外国各种期限等；结合强大的详细检索功能，随时把握各种期限及案件状况，提高工作效率，确保不遗漏任何一个期限，避免造成损失。

⑦系统管理。包括组织机构管理、人员管理、权限管理、审批流程管理、表单管理、基础数据维护管理等功能。基础数据维护包括知识产权项目及分类、代理机构、法律状态、期限类型、周期等基础参数进行维护。

2.3 信息化管理平台的特点

①设计合理。由知识产权管理行业专家指导系统设计，准确地把握政府政策导向，深入地理解知识产权在专利管理人员单位内部管理重要地位，将知识产权基本信息和日常工作事务有机地融合起来，使日常知识产权管理工作中的各种往来文件、通知、任务、费用等繁杂事务贯穿于整个知识产权管理工作过程之中，达到有序管理的目的，切实地满足专利管理人员管理需求。

②先进的技术架构。基于J2EE多层架构B/S模式开发，从架构上保证了系统的灵活、高效，具有跨平台性，专利管理人员端使用浏览器方式进行系统访问和维护，专利管理人员操作简单、培训容易，支持远程办公。

③严密的安全机制。系统提供严密的权限控制，专利管理人员只能访问自己权限范围内的系统数据、文件资料。提供安全日志功能，对专利管理人员操作进行记录、跟踪。

④支持海量信息的集中管理与快速检索。系统提供了先进的信息搜索引擎，具有查询不同类型的数据源、准确分词、快速返回结果以及支持海量数据大并发访问的能力。

⑤多媒体数据库支持。支持大文本、图片、声音和视频等多媒体数据。

⑥强大的期限预警。可根据管理需要设置各种期限的提前报警时间，并提供系统短消息、手机短信、电子邮件等多种提醒方式。

⑦详细的费用管理。管理向知识产权局、事务所等所支付的各种款项。能按不同案件、部门、事务所等条件输出费用一览，进行费用的统计分析。

⑧完善的奖励金管理。系统可根据对各种案件的评估等级设定不同的奖励金标准，并可根据不同发明人所占比例，自动计算出奖励金的分配方案，打印通知书，详细记录奖励金的发放情况，并提供奖励金的统计分析功能。

⑨全面支持专利管理人员自建库。 数据库除保持对基础数据表的支持外，扩展支持专利管理人员自建数据库。允许专利管理人员自行将获取到的国内、国外专利数据导入自建数据库中，作为内部公共资源检索、分析。

3 电建企业知识产权信息化管理平台的成效

3.1 有效构建了企业知识产权信息管理的核心理念

通过电建企业知识产权信息化管理平台的创建使公司员工强化了知识产权管理意识，进一步关注和重视了知识产权管理工作，有效构建知识产权战略管理和商务管理的核心理念，并将企业知识产权管理与企业的安全生产与经营管理有机结合，贯穿进企业管理运作的全部进程。通过知识产权信息化管理的创建，规范了公司内部的知识产权管理体系，鼓励了公司的技术创新，提升了公司的自主创新能力。

3.2 切实提高了公司知识产权管理水平

通过电建企业知识产权信息化管理平台的创建，使公司在知识产权创造、运用、保护、管理等方面实现规范管理，对专利、商标、版权等在申请、注册、登记、受理、审查、授权等全程进行信息化管理，提高工作效率和管理水平。

3.3 促进了企业标准化管理融入知识产权管理

通过企业知识产权管理信息化的构建，使公司知识产权管理流程从申请、注册、登记、受理、审查、授权等各个环节进行统筹考虑、统一布局，构建了全面的知识产权管理体系，将知识产权的风险降到了最低程度，有效提升了企业的标准化管理程度，真正的促进了企业标准化管理融入知识产权管理。

3.4 探索出科学的知识产权全过程管理工作流程

结合科研项目的具体情况，光明公司对科研生产各环节进行了梳理，将知识产权管理要求分别体现在各环节上，力求从制度上做到二者的有机结合，并绘制了《科研项目知识产权全过程管理流程图》，在项目立项、实施、验收等各个阶段，都依照既定流程开展工作，从而明确了科研项目在立项、实施、验收乃至结题后各个阶段的知识产权工作内容、成果形式，有利于推动在项目全过程中落实知识产权的工作。

3.5 建立了知识产权信息化平台并进行知识产权战略研究

积极与有关单位合作，重点针对试点项目开展关键技术领域的检索与查新工作。同时，在局域网内建成了专利与非专利信息发布系统，并与已建成的专利信息分析系统结合使用，为科研人员提供技术检索和专利信息分析的数据信息共享平台，并为知识产权战略研究提供信息保障。知识产权信息化平台的建立，为知识产权工作的便捷有序开展奠定了基础，也促进了知识产权管理工作的全面落实。

4 结论

光明公司通过知识产权的保护可以取得电建市场独占权和领先地位，通过知识产权的信息化管理能洞察电建行业技术发展最新情报，监视对手动向，跟踪行业技术动态，制定技术发展战略;有效利用专利信息，提高研发创新起点;知识产权信息化管理对于提升企业自主创新能力和市场竞争力、提高企业核心竞争力将起到十分重要的促进作用。

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