浅议办公室工作的管理创新

杨霄杉

(四川永乐电力有限公司 四川 乐山 614000)

有人把办公室比作企业运转的“心脏”和“中枢”，因为办公室是一个企业的“总参谋部”、“总协调部”、“总信息部”，处于承上启下、协调各方的枢纽位置，承担着参谋助手、综合协调、后勤保障等服务。办公室工作的效率和质量，直接关系企业工作的质量和效率。抓牛抓鼻、抓事抓纲，抓好办公室工作对提升企业工作的水平至关重要。办公室工作要适应新形势、新要求，只有不断增强攻坚克难的创造力，才能更好地发挥总调度、总协调、总枢纽的核心作用。

一、办公室工作的特点

(一)效率是第一位

行政流程的进口和出口都在办公室，办公室工作效率高低，直接影响到整个企业的工作效率。做办公室工作要处理好按程序办事和提高办事效率的关系。一切工作首先要按程序，不按程序就会乱套。但是按程序并不是不讲效率，在走程序的过程中要提高效率，或者把不必要的程序简化掉，或者想办法加快走程序。总之，提高效率是最重要的工作要求。

(二)按制度办事需要决心

办公室工作琐碎、繁杂，管文件收发、管档案、管会议组织记录等，甚至有的还管经费或资产，需要办公室执行的或者需要办公室参与执行的制度占企业制度的很大比例。制度的制定是为了约束人的行为，但又需要人来执行。执行制度的表现形式就是对具体人的制约。按制度办讲起来容易，做起来确实需要决心，这种决心就是对工作的高度责任感，没有责任感是执行不好制度的。

(三)服务意识是基本素质

服务企业和企业员工是办公室工作的基本任务，是办公室工作性质决定的。办公室是企业办公系统的进口和出口，各种信息从办公室进来，经过领导和部门的处理，形成新的信息从办公室出去，同时在办公室存储，办公室的工作就是让这些信息流动无障碍、更快捷。同时办公室还是企业行文的窗口、办事的窗口、接待的窗口，企业服务的质量首先从办公室工作中反映出来。所以服务是办公室工作的本质，服务意识是办公室工作同志的基本素质。

(四)公开公平公正是基本原则

办公室是服务部门，又是权力部门。有单位消费对象的选择权、有办公用品的采购权、有用车的调动权、有报销的审批权、有单位基本建设项目的管理权等。每一项权力都与全企业员工密切相关。用好这些权力需要管理艺术，用不好这些权力就是不正之风。办公室权力有限影响者众，权力不大监督者众。用好这些权力有办法，就是公开公平公正。公开就是制度，公平就是平等对待每一位员工，公正就是正确处理每一件事情。

二、创新管理，提升办公水平

办公室是企业工作的“中枢”，应该而且能够在管理创新中发挥重要作用，管好应该管的事，服务好应该服务的事，把管理效率和服务效率调控到最佳状态，这是大事，也是基础。通过管理创新，提升管理水平，办公室工作中的许多难题就会迎刃而解。

(一)创新工作观念

创新是当今时代的主题。许多良好创机和成功创举，往往存在于思想的解放、观念的更新中，存在于想创、愿创的不懈追求之中。办公室是企业核心工作部门，日常工作能不能出成绩、出成效，观念很重要。观念创新是发展的第一动力，是生命线和灵魂。要做好领导科学决策和推进工作的“左膀右臂”，办公室工作人员就要始终保持敢闯敢试的锐气、开拓进取的勇气，积极转变思想观念，努力冲破不合时宜的旧观念，紧紧围绕企业的中心工作来思考问题，把工作中的难点、热点和领导考虑的中心问题作为自身思考、研究问题的重点，站在领导的高度观察、思考问题，积极探索解决问题的有效途径和办法。

(二)创新思维方式

办公室每天要处理大量日常性工作，比如公文收发、会议筹备、来客接待、上传下达等。这些工作做多了、做久了，人容易形成思维定势，习惯于按部就班、凭经验办事，致使办公室的工作模式化、呆板化。因此，办公室工作人员思考问题应当克服三种思维习惯:第一种是遇事不要恋旧，不能老想着过去是怎么办、怎么干的，把自己的工作束缚在昨日的模式中，而应重点瞄着现在与未来，看今天是怎么回事，应当怎么办、怎么干，照着葫芦画瓢是永远也画不出新瓢的;第二种是工作不要尾随式跟进，要把工作重点放在超越别人、想人所未想、言人所未言、行人所未行上，要有敢于创新的勇气，做到人无我有、人有我新、人新我变;第三种是解决问题不随别人转，即使问题解决，不妨逆向思维看看有什么不足，或者是思考还有没有比这更好的办法，或许能迸发出新的思想火花，形成新的工作思路。办公室工作的本质是服务，服务领导、服务处室、服务员工。做好办公室工作不是一日之功，需要打好基础。制度是基础，信息的积累是基础，处理好上下左右的关系是基础，勤奋敬业精神是基础，熟练掌握办公室业务是基础，必要的硬件设备是基础。办公室员工要敢于突破常规思维，准确把握时代脉搏，准确把握新形势、新要求、新任务的特点和规律，以发散思维、求异思维、辩证思维积极应对复杂的局面，创造性地开展工作。

(三)创新工作方法

办公室工作既要按照领导的意图办事，不能自行其事，同时又要勤于动脑，善于在决策参谋中争取主动，在执行中掌握主动，在落实中寻找主动，增强服务的主动性、超前性。工作中要做到“思考早半拍，行动快半拍”，就必须在日常工作中突破常规，求得创新。

1.创新工作思路。办公室负责的会议、文件和各种具体的事务非常多，虽然有时身子会陷在里面，但工作思路不能陷进“文山会海”和具体事务中，要从繁杂的事务性工作中解脱出来，集中精力抓大事、抓急事、抓难事。要善于挖掘领导关注什么、工作思路是什么、发展趋势是什么，要善于超前思考，加强工作的预见性，主动、超前考虑解决问题的方法和意见，为领导决策提供具有前瞻性的服务。工作上要发挥“遥相呼应”的影响力，站在上面看下面，看工作思路对不对;站在外面看里面，看工作内容新不新;站在全局看局部，看工作走向有没有指导性。

2.创新工作方式。思路新了还不够，我们还要在工作方式上力求创新，努力创新办公室的工作流程。办公室的各项工作，即使是一些看似很平常的工作，也要经常总结经验，经常有所改进。

3.创新工作手段。充分利用先进的信息网络技术，可以解决办公室工作多与人手少之间的矛盾。信息化对外可以及时把企业的服务内容、办事方式、工作范围向社会公布，为公众提供公开透明、高效便捷的公共服务，并自觉接受各方监督;对内可以通过电子综合平台，规范办公流程，加快文件流转，提高办文效率，便捷工作沟通，利于工作监督，降低行政成本，增强信息交流与共享，大大提升办公室工作效率。想方设法提高办公自动化水平，加强对办公室工作人员的培训，提高他们使用信息化手段办公的水平，不断提高工作效率。

(四)创新工作机制

良好的创新环境是培养创新人才，催生创新活力的“沃土”。办公室可以从工作机制、管理制度上引导、组织、利用好创新资源和优势，为创新搭建好平台。

1.健全机制促创新。办公室是企业内部管理的枢纽，几乎每一项业务流程都要经过办公室，多数流程都是由办公室在管理。企业内部的运行机制规定了这些工作流程的科学性和便捷性。机制创新是创新工作之本。鼓励创新、支持创新，就要不断健全和完善鼓励、扶持创新的机制，保护创新激情，营造创新氛围。抓住创新的积极因素，重用优秀的创新人才，重奖创新成果。要以识才的慧眼、用才的气魄、爱才的感情，大力选拔和培养创新人才，并主动为创新人才成长搭台子、铺路子、扶梯子，最终建立规范合理、配置科学、程序严密、制约有效的内部运行机制。

2.完善制度促创新。健全完善的制度在办公室日常工作中是至关重要的。有了好的制度，才能促进办公室人员充分发挥其创新意识和创新能力。形势的不断发展，新问题、新情况会不断地出现，需要健全和完善办公室内部一系列管理制度，形成大家共同遵守的办事规程和行为准则，解决办公室工作中的大事、难事，确保办公室工作快速、高效、有序运转。要把科学发展观的要求渗透到科室工作的各个方面、各个环节之中，强化制度约束，逗硬目标考核，充分调动办公室人员的工作积极性和创造性，做到用制度管事、用制度管人，以制度创新推动整体工作大发展。

3.营造舆论促创新。要积极营造让一切有利于办公室工作的创新愿望得到尊重、创新活动得到支持、创造才能得到发挥、创造成果得到肯定的良好环境和氛围，使“尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造”成为办公室人员的共识。客观公正地看待创新实践成果与失败。大力培树创新典型、弘扬创新精神，激发办公室人员的创造活力。

管理是一个常说常新的话题，管理创新是提升一个部门战斗力的源头活水，是整合与激励人的工作潜能纽带和手段。企业的管理创新有很多工作要做，办公室应该在企业管理创新工作中有所作为，而且能够有所作为。