浅析企业办公室文秘职责

邓国玉

(四川峨眉山电力股份有限公司 河电分公司 四川 乐山 614000)

一、企业办公室秘书工作的重要性

(一)是辅助领导科学决策的必要条件

作为“为上司创造最佳决策环境”的助手，秘书要能快速准确地为上司收集各种信息，随时为上司的决策服务。秘书要具有较好的专业知识和较强的反应能力，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力。办文、办会、办事，秘书不仅仅要为领导出谋划策，还要为领导做好工作准备;当出现突发事件时，秘书要毫无怨言地遵从领导安排，随机应变;对领导的决策失误或工作疏漏，秘书有义务及时提醒，提出纠正或补救的方案，供领导参考。

(二)是企业联系上下、协调左右、沟通内外的枢纽

沟通是改变人们行为和调动人们积极性的重要手段。秘书人员良好的沟通能力一方面可以及时了解到企业中上下级及各部门工作人员的工作状况、生活状况、思想动态、个人喜好、优缺点、适合职位等，为企业采取有效的措施，满足员工需求，调动积极性;另一方面可以使企业能够及时、准确、全面、深入地了解到国内外的市场信息、竞争对手信息、国家政策法规、文化潮流、民俗民风、消费观念等。这是企业对内实现目标一致、行动统一，对外抢占先机，引领市场发展，和国际市场发展接轨的前提条件。

二、企业办公室文秘工作的主要职能

秘书是因为领导需要产生的，具有辅助和被动性，同时它又是一种上传下达的中枢机构，以办文、办事、办会为主要职责。

(一)承办事务

承办职责是指文秘对领导决策的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室文秘对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接的承办责任。企业文秘工作无论是经常重复的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。

(二)参谋职责

参谋职责指企业办公室文秘在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任，要成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”，办公室文秘应理所当然地成为“参谋长”，积极主动地辅助领导决策。在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节，因此，企业办公室文秘在决策过程中，要在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予企业办公室文秘工作的一项重要任务。

(三)协调关系

协调指企业办公室文秘在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门，领导机关的决策、指令、指示要通过办公室向各专业主管部门、职能部门、下属单位以及全社会传递。秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化、和谐化，以实现组织目标的行为过程。企业办公室文秘对反馈回来的信息进行综合、分析、筛选，供领导决策时参考。

三、提升企业办公室文秘工作水平的思考

秘书工作对综合能力要求很高，不仅要求其具备基本的文字能力，还必须具有一定的思想觉悟、政策水平，熟悉有关法律、法规、方针、政策，随时收集反馈信息，提供领导决策，完成领导授权或委托办理的工作，做好工作督促检查、综合协调，具有“三服务”意识，即“为本级领导服务、为各部门服务，为职工群众服务”。

(一)坚持服务第一，增强服务意识

企业办公室的职责就是服务领导、服务机关、服务基层。作为领导的“参谋部”，秘书人员必须树立服务第一的思想，及时掌握情况，保持消息灵通，制定工作方案，提出科学、合理的建议。一是要清楚地把握领导需求，这是做好服务的重要前提。秘书人员要全面准确地了解领导的意图、工作计划，超前做好准备。二是要全面掌握相关的情况。要尽可能做到了解“四情”:上情、下情、内情、外情。三是要注意拾遗补缺，这是做好服务的重要环节。应以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服务好领导，服务好机关，服务好基层，发挥好企业办公室秘书人员的桥梁纽带、中枢协调作用。

(二)注重工作细节，提高综合素质

能否促进工作高效运转，能否让领导满意，是衡量文秘工作能力的重要标尺。办公室工作接触面广，在工作中秘书人员要按照“超前谋划、系统落实、注重细节、保证质量”的工作方针，坚持“严、细、快、实”的工作作风，潜心做事，一丝不苟。一是要用心。秘书人员除了做好常规性的文字服务之外，还要全方位、多层次地服务于大局、服务于领导，要把提高自己的写作水平作为增强能力的重点来勤学苦练，做到“提笔能写、开口能讲、遇事能办”，做到脑勤、手勤、腿勤，凡事想在前、做在前、服务在前。二是要细心。服务工作要慎之又慎、细之又细，要充分发挥主观能动性，尽最大的努力满足和适应领导工作的需求，完成领导布置的工作任务，做到百密无一疏。三是要真心。秘书人员对待工作要有高度的责任心，做到尊重而不逢迎，服从而不盲从，要着力加强办公室人员的“三基本”建设培训，即:基本思路训练、基本能力培养、基本素质教育，进一步提高企业文秘人员的思维能力、履职能力、执行能力，做到履职有思路、办事懂规则、工作有水平，确保在以后的工作中在“节奏”上超前，在“精实”上下功夫，在“创新”中出思路，在“优质”上提水平，促进企业又好又快发展。

(三)改进工作方法，提高办事效率

办公室工作千头万绪，办一件事容易，办好一件事难，办好每一件事更难。作为企业办公室文秘人员，如何更好地办事?要按实际办事，因事制宜，不拘泥于惯例，不墨守陈规，不机械地照抄照搬;按规律办事，能知微见著、举一反三;按标准办事，事情办到什么程度最好，要有一个标准，能够给予定量或定性的评价。

1.增强总策划能力。秘书人员要充分领会领导的决策意图，弄清楚决策的目的和意义，然后谋划如何实施，通过什么措施保证决策目标的实现。一方面看是否符合方针、政策;另一方面看是否符合本地的实际情况。

2.增强总协调能力。办公室是企业的核心部门，许多事情需要多部门或多单位相互配合，上下左右协调联动，各司其职，各负其责，统一指挥，统一行动。协调的作用是合理分配任务、划分职责、形成合力，共同实现决策目标。

3.增强总调度能力。决策在实施过程中都会出现一些新的情况和问题，有时候偏离决策目标，有时候达不到决策进度，有时候需要修订决策。因此必须加强调度，随时发现、解决问题，推进决策的落实。