加强高校科研档案管理的思考

杨孝春

（镇江高等专科学校保卫处，江苏镇江 212003）

加强高校科研档案管理的思考

杨孝春

（镇江高等专科学校保卫处，江苏镇江 212003）

阐述高校科研档案共享的意义，分析高校科研档案管理过程中存在的问题，从增强科研档案意识到加强领导、完善科研档案管理制度、提高档案管理人员的素质、促进高校科研成果转化等5个层面提出解决对策。

高校；科研档案；档案管理

2008年教育部和国家档案局发布了《高等学校档案管理办法》，对高等学校档案管理作出具体规定，科研档案管理是高校档案工作的重要组成部分，它记载和反映了高校教学科研活动的全部过程和具体成果。高校科研档案是储备高校科技信息和教学成果的主要载体，也是高校科研水平有效体现的物质载体和持续发展的基础。加强高校科研档案管理，实现资源共享是信息化社会发展的需要。

1 适应信息化条件下社会发展的需要

高校科研工作直接反映高校的学术水平，体现了高校的可持续发展能力。高校是为国家提供科研人才的重要基地，科技兴国、科技强省是高校科研成果转化为生产力、服务国家、地方经济发展的体现［1］。科研档案是高校科研工作的重要组成部分，从某种意义上说，它为争取国家、省重点科研项目提供重要依据，在科技成果转化为生产力的过程中发挥着日益重要的作用。应本着“一切为了国家，一切为经济发展服务”的原则，建立档案信息开放与共享机制，树立主动服务意识和超前服务意识［2］。

1）树立“科研档案为科技工作者服务”的理念。科研档案管理工作的根本宗旨是为社会服务、为科研服务，要有满足科研工作的利用需求的理念。结合国内外形势发展，认真分析方方面面、形形色色的科研档案，找到科研档案利用的切入点，发掘其现实价值，发挥其作用。

2）建立科研项目在研状态数据库。根据科研管理规定、学校科研需要，搜集国家、省、市科研文件，做成案卷目录和卷内目录材料，再转化成数字化馆藏科研档案基本目录数据库，并通过计算机进行检索与编目。高校科研部门建立以科研项目为平台的团队数据库，申报成功者的科研项目信息直接转为科研数据并录入数据库。通过网络平台向社会展示高校的科研状态，为社会需要提供优质服务。所建立的教师个人科研项目档案数据库，完整地记录了教师科研的工作过程，这样，教师科研能力、学术水平就能客观地、综合地反映出来。通过动态访问教师科研项目档案数据库，可以发现人才，为领导全面了解教师队伍状况提供信息。科研档案数据也反映了学校师资队伍的整体科研水平。

3）建立科研成果动态数据库。科研成果动态数据库能让更多的企业了解学校的科研动态 ，可以为科研成果转化为生产力创造更多的机会，实现高校科研成果资源共享，提高高校的学术理论研究水平和科研成果的价值［3］。科研成果动态数据库可以让科研活动按档案学学科体系建设与拓展的指导思想有新的提升，进一步完善学科知识体系，促进对档案信息属性、开发利用、资源整合等专题的研究。以理论指导档案信息资源的共建共享，实现数据模式合理有效的转变，从理论上实现大信息资源范围内与其他资源类型共通，促进高校科研成果转化为社会生产力，使得动态数据库产生更大的效益。

2 存在的问题

目前，在高校科研档案管理中有以下几个因素阻碍了高校科研工作的发展和科研水平的提升。

1）观念陈旧，对科研档案管理的重要性认识不足。高校科研资源相对社会来说是集中的，但对自身而言是各院、系（部）的分散管理，存在各管一摊的情况，部分院、系（部）认为整理科研工作过程中大量的原始凭证是浪费时间和精力的事情，根本不把科研项目资料的整理归档工作列入议事日程［4］。还有只注重科研的立项、结项工作，重成果、重成效，却忽略了科研过程的管理，认为抓住科研管理工作的几个静态环节就行了，在一定程度上影响了高校科研成果向生产力的转化，导致科研资源共享难。

2）管理制度不健全。具体表现为：一是科研工作计划与科研文件材料建档，计划进度检查、鉴定，科研成果登记、验收、审查、归档之间缺乏有效的协调，产生脱节。二是立卷制度不完善，导致科研项目材料的收集、整理、归档存在很大随意性，上级检查时安排工作人员临时突击；馆室的防火、防尘等设施不全，借阅科研档案材料有污损、卷折的现象。

3）工作人员专业知识水平较低，工作低效。目前，多数档案管理员知识老化，跟不上档案信息系统管理的要求，对归档文件及档案价值停留在当初的鉴别能力层次上，影响了科研信息开发利用，无法实现档案优化管理，导致档案管理工作效率低下。

4）高校科研成果没有充分转化为生产力。对高校科研人员获得的科研成果，没有向社会宣传、展示的平台，为社会和企业的发展提供重要成果的转化率只有10%［3］。很多高校只注重科研项目的申请、结项，忽视成果的转化，造成科研成果的严重浪费。

3 提高资源共享管理功效的对策

1）形成合力，实现科研档案信息资源的共享。科研工作专业性较强，科研档案工作是一项基础工作，档案员要主动加强与科研部门及科研人员的联络，大力宣传档案法律法规，使所有部门认识到科研档案工作的重要性，把档案工作放在重要的位置上。要让学校领导认识到：科研档案是关于科研成果转化为生产力方面的资料，技术性很强，每一个项目又涉及大量子项目研究。档案管理人员应该提升科研方面的专业知识，对科研项目的分类和其中某些文件的鉴定与划分要明确。牢固树立起良好的科研档案意识，完善科研管理制度和研究机构，按照《关于科研档案管理工作的规定》的办法，深入开展科研档案工作平台的开发，边科研边收集整理立卷，审结卷成，达到“三位一体”的资源共享目的。

2）打破校际界限，规范和完善管理制度，达到资源共享的要求。为了提高学校整体科研水平，应进一步规范和完善科研档案管理制度，推动学校科学研究的发展和教学水平的提高。一是制定培养科研人才计划，提高科研能力。主要措施为：第一，科学制定科研人才培养方案，提升学术水平和教师队伍的科研能力。树立学术兴校、人才强校战略，将有潜力的科研骨干组成专业团队，聘请校外资深的科研专家，指导他们申报国家级和省部级科研项目，或者申报具有全局性、前瞻性、战略性重大课题，并实施科研全过程指导。学校要制定年度、二年、三年、五年培养方案，出台诸如《科研新人培养计划实施与管理的若干规定》等文件。第二，提高教师学术水平。理论与实践相结合，只有理论水平上了层次，实践才能上档次，高校应设立学术著作出版基金，让学术著作成果获得学校的出版资助。如发布《精品学术著作出版基金章程与管理条例》等文件。第三，有目的培养建设科研队伍，制定《关于设立非实体性科学研究机构的规定》，出台《教师科研项目资金奖惩管理办法》，提高学校的整体学术水平，促进学科建设，进一步发挥科研机构的积极作用。实施以科研带动学科建设和课堂教学。二是督促科研进度，实施跟踪管理。根据《科研人才培养计划》和《科研项目管理办法》的规定和要求，严格审查院、系（部）上报的申请项目，经初审合格后再提交校学术委员会审核，合格后予以科研项目的立项，进入研究阶段。在实施过程中要跟踪检查，并根据研究计划对项目实行年度中期检查与复查，保证项目如期进行。在课题研究结束阶段，由课题主持人提出申请，由专家学科组会审科研项目成果，并对项目提出整改意见，确保科研项目保质保量完成，最后进行归档。

3）采取务实的态度，以人为本，拟定资源共享标准，对科研档案管理人员实施现代化转型，提升在岗档案管理人员的素质。档案管理人员在档案服务工作中要积极主动，体现人性化，缩短用户与档案工作者的距离。要能够充分利用自己的聪明才智创造性工作，让科研档案由死资料变成活资源，做到档案为全局服务，实现科研档案针对性的全方位开放。第一，提高档案管理人员的专业素质，加强研究能力的培养。职能部门应把每个档案人员都视为一个研究主体，设定一个工作目标或科研项目，在规定的时间内进行自发的项目攻关，以此作为一个考核点，实施奖惩。第二，提高档案管理人员敬业素质。档案管理人员应树立干一行，爱一行的思想，脚踏实地、持之以恒，把档案工作当作事业来干，对每一项工作极端负责，对每一个环节严格把关，做到万无一失。如科研档案材料不得随意改动，特别是科研项目申报、专利申请等。学校要通过进修、脱产学习等方法提高其素质，将档案人员的发展融入学校人才培养计划中来，实现档案人员符合国际信息化标准的建设和发展的需要。

4）树立大档案意识，融政府、企业和高校科研档案为一家。深入分析研究档案，借鉴国内外科研档案管理工作先进经验，更新思想观念，提高管理意识，抓住项目重要节点，落实和完善科技档案规章制度，创新工作方式，提高业务素质等［4］。

一是要以整合资源体系为核心，在重点突破上求创新。科研是一个国家的战略资源，而科研档案是科研工作的基础和支撑。档案人员要熟悉各个资源的优缺点，调查探索科研档案信息资源、系统梳理、合理优化，然后根据不同的需要进行合理的搭配组合，实现对重点项目、重大科研项目档案的跟踪指导，加大为国家和社会发展提供综合利用的服务力度。二是在档案信息化建设中突出特色服务促发展。科研档案不同于一般档案，而且不同专业形成的科研档案不同。因而科研档案的种类最为繁多，类型最为复杂，具有专业性强、种类和类型多样性、完整性、现实性的特点。科研档案具有知识储备和依据凭证、情报、促进生产力发展和提高经济效益功能。基于以上原因，档案管理人员要在遵纪守法的基础上做好特色服务工作。现代社会经济飞速发展，科技转化为生产力是区域经济建设和社会生产力发展的需要，而科研档案又具有特殊性［5］，要有目的形成一种独特的服务风格，针对科技的功能性、安全性、经济性、时间性等特性，做出多种多样的服务需求方案，满足社会需要。

5）科研档案信息资源共享，促进科研成果转化，服务于社会。一项科研成果产生后，随之而来的是该成果的推广和应用，最终应进入生产领域。高校科研档案管理工作的战略重点应转向经济建设主战场，为促进经济、社会发展、增强综合国力做出贡献。就高校当前的实际而言，科研档案信息转化，无疑是整个科研档案工作的重要方面，它既是科研档案管理工作的延伸阶段，又是科研档案管理工作对社会以及经济贡献的显现。推广科研成果的具体措施为：一是组建“校内科研专家小组”，规范科研行为，提高教师科研水平。挑选业务能力强、有责任心、热心此方面工作的教育科研骨干教师，组建“科研专家小组”，力争科研项目向成果转化。同时深入市场调查研究、预测，对所承担的科研新项目进行可行性分析，避免无效科研项目、重复性科研项目，做好新科研项目研发工作。二是以科研成果向社会推广为抓手，在研究成果遴选的基础上，通过多种途径，将科研成果向全社会推广，推动科研成果向生产力的转化。同时使教师们在工作中获得从事科研工作的认同感，引领其他成果向生产力转化。三是在高校科研人员之间建立网络科技平台并向社会推介，促使高校科研与区域经济发展“成一家”，促进高校科研与区域经济发展紧密结合，顺应社会“以企业为主体，市场为导向，产学研相结合”的趋势，形成“高校科研发展为地方经济建设服务，地方经济发展为科研发展提供物质保证和支持”的良性循环，建立校企结合、寓科研于地方经济发展的高校科研新机制，充分利用地方的各种资源为高校科研事业服务。四是对在科研成果使用过程中跟踪调查产品所产生的许多新的技术资料，进行改进和修正，进一步完善科研成果，继续做好服务工作，以利于社会各界对科研成果的推广和应用有一个公正、准确地评价，使成果产生更高的经济和社会效益，服务于社会［6］。

4 结束语

我们应通过多种渠道和途径推广开发利用科研成果；大力宣传报道开发科研档案信息资源的成果及其利用事例，向教学、科研、管理人员及社会宣传科研档案的价值和重要意义；做好科研档案工作，在教学、科研、管理之间架起一座双向沟通的桥梁，扩大科研档案信息资源开发利用的影响力，让广大的教学、科研、管理人员逐步了解、认识、进而主动查考、利用科研档案信息资源的成果，使科研档案信息资源开发利用的潜在效益得到广泛、充分、彻底的发挥［7］。

［1］张咏梅.关于高校科研档案管理的探究［J］.管理技巧，2010（2）：16.

［2］张林华，张小娟.政府信息公开环境下的档案信息资源共享：基于“开放存取”理念的思考［J］.档案学研究，2009（4）：38-41，27.

［3］许萍.加强高校档案管理信息资源共享的必要性［J］.淮南职业技术学院学报，2009（1）：116-118.

［4］倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究［J］.档案学通讯，2011（5）：92-94.

［5］任越.从观念到理论：档案双元价值论的演变轨迹研究［J］.档案学研究，2012（1）：30-34.

［6］徐蔚.论高校档案的社会化与社会服务功能［J］.北京档案，2010（1）：30-31.

［7］倪丽娟.面向社会开发高校档案信息资源［J］.机电兵船档案，1999（1）：34-36.

〔责任编辑：卢 蕊〕

Reflections on strengthening them anagement of scientific research archives in colleges and universities

YANG Xiao-chun
（Security Department，Zhenjiang College，Zhenjiang 212003，China）

This thesis expounds the significance of the file sharing and analyzes the problems existing in the process of scientific research archivesmanagement in colleges and universities.Countermeasures from five aspects are put forward by strengthening the consciousness of scientific research archives to strengthen leadership，perfecting the system of scientific research filesmanagement，enhancing the quality of archivesmanagement，scientific research achievements transformation of colleges and universities.

college and university；scientific research archive；archivemanagement

G271

C

1008-8148（2014）04-0055-03

2014-05-06

杨孝春（1971—），男，江苏镇江人，馆员，主要从事档案管理和教育管理研究。