浅谈采购业务购买环节的内部控制

李建华/大庆市让胡路区人民政府财政局

浅谈采购业务购买环节的内部控制

李建华/大庆市让胡路区人民政府财政局

采购是指购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。采购业务需要由预算、采购、收货、财会各部门共同协助完成。将采购业务中的预算、采购、验收、付款等部门工作的授权审批分离开来，对购买、审批、验收、付款等环节建立标准化业务处理程序，健全以采购申请、经济合同、结算凭证、入库单据为载体的控制系统，加强购买、审批、验收付款的控制。

购买是保证产品质量的关键，是企业物流系统的第一关卡，也是控制产品质量的第一环节，购买是降低成本提高利润的重要环节，是能实现最大节约的领域。因此我们要加强购买环节的内部控制，具体措施有：

1.企业应当建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营善等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。

2.企业应当根据市场情况和采购计划，采取招标采购、询价或定向采购、直接购买等方式合理选择采购方式。

大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采购的方式签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用购买等方式。

3.企业应当建立采购申请制度，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请根据年度采购计划，工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管或总经理审批。

企业也可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需要部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。

4.企业应当严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，审批后办理请购手续。

具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。企业采购需求应当与企业生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

5.企业应当建立采购定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比价采购等多种方式合理确定采购价格。

为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息；对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和今后服务等；对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为唯一因素；对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度；就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。

6.企业应当根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况拟订采购合同，明确双方权利、义务和违约责任，并按照规定权限签订采购合同。

采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交货方式、折扣条件、售后服务等人，作为供销双方共同遵守的契约。对采购合同必须按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，审核同意后，才能加盖合同专用章。在订货单向供应商发出之前，还必须由专人核查，订货单是否授权审批，以及是否有经批准的请购单作为支持凭证，确保订货单的有效性。

7.企业应当加强物资采购供应过程的管理，做好采购业务各环节的记录，确保采购业务的可追溯性。及时跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。

采购部门接到验收单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求实践，如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。决定退货的应填制退货通知单，授权运输部门退回，在取得物资供应站的退货单后编制借项凭单，借项凭单连同退货单送交财务部门。借项凭单内容包括供应商名称、退货数量、价格、日期以及金额计算等。

8.企业应当建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员对购买物资进行验收，验收证明。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当及时报告，查明原因并及处理。

货物到达后，由仓储部门指派员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对，需要时质检部门对货物进行检验。正确无误后填制验收单。验收单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单位编号等。

企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。

为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。