对档案馆信息化建设的理性思考

管先海+刘伟+白桦

摘 要：档案馆信息化建设是档案信息化建设的重要组成部分。文章就档案馆信息化建设问题谈了作者的几点思考与认识。

关键词：档案馆信息化建设；修路；造车；制定交通规则；培养驾驶员；送货；思考与认识

档案馆信息化建设是档案信息化建设的重要组成部分。近年来，各地档案馆信息化建设如火如荼、精彩纷呈，但也暴露出不少问题。那么，档案馆信息化建设有没有一个让大家相对比较容易认可又相对比较容易操作的理想模板，以便按图索骥，达到吹糠见米的理想效果？笔者通过各种方式了解到，目前大家对档案馆信息化建设内容的认识相对比较统一，即主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。由此，好多人提出了“修路——造车——送货”的档案馆信息化建设思路和“路上有车、车上有货”的理想模式（这里的“路”是指内部网、外部网、互联网等各种不同类型的网络和基础设施，“车”是指计算机软硬件和档案馆信息化应用系统，“货”是指数字化的档案信息）。其实，这种思路和模式，只是突出强调了档案馆信息化建设的前三个方面的内容（即基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设），而忽略了后两个方面的内容（即标准规范建设和人才队伍建设），即忽略了“交通规则”的制定和“驾驶员”的培养（这里的“交通规则”是指档案信息化建设的标准规范和档案信息安全保障体系，“驾驶员”是指掌握现代信息技术和档案专业知识的复合型人才）。关于“修路”、“造车”、“送货”、“制定交通规则”、“培养驾驶员”五者的关系，笔者认为，可以表述为：“修路”是基础，“造车”是关键，“送货”是重点，“制定交通规则”是保障，“培养驾驶员”是核心。“路”和“车”是档案馆信息化建设的必需条件，必须有“路”有“车”；有了“路”和“车”，没有“货”，“路”和“车”就失去了意义；有了“路”、“车”、“货”，没有“交通规则”，路难畅通，将会堵塞；“路”修得再好，“车”再先进，没有优秀的“驾驶员”，一切都是枉然。档案馆信息化建设应当遵循“修路——造车——制定交通规则——培养驾驶员——送货”的思路，以期达到“路好顺畅、车多精良、交通有序、驾驶熟练、货美质优”的理想目标。本文仅就档案馆信息化建设的“修路”、“造车”、“制定交通规则”、“培养驾驶员”、“送货”五个问题谈点思考与认识，以求教于档案界诸同志。

1 思考之一：“修路”是档案馆信息化建设的基础

所谓“修路”，就是要优化档案馆信息化网络环境建设，构建档案馆信息化网络平台。这是当前档案馆信息化建设事业发展不可缺少的物质基础。

1.1 优化档案馆信息化网络环境建设。档案馆信息化网络环境建设，根据服务对象和范围的不同，可以划分为三个层次：档案馆内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。档案馆内网，就是支持档案馆内部服务的馆内网，也称“档案馆局域网”。其主要功能有五：①将采集和预处理系统产生的档案信息数据和其他信息数据进行加工组织和存储；②向档案馆内部用户发布档案信息和其他信息，并提供档案信息和其他信息检索、演示等服务；③支持档案馆内部日常办公；④向政府网和公共网提供需要的档案信息数据和其他信息数据；⑤进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理与维护。政务网，就是支持政府部门服务的政府专网，是以政府部门为服务对象的专用服务网，也称“政府信息服务网”。其主要功能有三：①采集档案信息和其他信息并送到采集与预处理系统；②向政府专网用户提供档案信息服务和其他信息服务；③进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理维护。公众网，就是与互联网连接的为大众服务的通用网络，以社会大众为服务对象提供通用服务，也称外网。其主要功能有三：①采集档案信息和其他信息并送到采集与预处理系统；②向Internet用户提供档案信息服务和其他信息服务；③进行网络、档案信息数据和其他信息数据、用户的管理维护。

优化档案馆信息化网络环境建设，就是要实行档案馆内网、政务网、公众网三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。

1.2 档案馆信息化网络平台建设

1.2.1 档案馆信息化网络平台建设的原则

1.2.1.1 确保网络安全原则。具体包括：一是网络信息安全的全面均衡和整体性原则，以确保在网络发生被攻击、破坏事件的情况下尽可能地快速恢复网络信息中心的服务；二是安全性评价与平衡原则，以建立合理的实用安全与平衡体系，做到安全性与可用性相容；三是网络安全体系设计的标准化与一致性原则，以确保整个系统安全地互联互通、信息共享；四是技术与管理相结合原则，即将各种安全技术与运行管理机制、安全规章制度建设相结合；五是统筹规划、分步实施原则；六是等级性原则，即划分安全层次和安全级别，以满足网络中不同层次的各种实际需求；七是动态发展原则，即要根据网络安全的变化不断调整安全措施；八是易操作性原则，即要易于操作，不要过于复杂。

1.2.1.2 确保电子库房安全原则。具体来说，一要建立完善的电子档案的管理制度（包括电子档案的形成、处理、收集、积累、整理、分类、保管和利用等方面内容），以维护电子档案的安全；二要强化电子档案存贮安全及策略，尤其是网络安全、馆藏安全、兼容性问题；三要强化电子档案的应用（包括单机应用和网络应用两方面）安全及策略。

1.2.1.3 与档案馆库及装饰工程同步设计建设原则。即档案馆信息化网络平台建设必须与档案馆库建设和档案馆库装饰工程同步规划、同步设计、同步建设。

1.2.2 档案馆信息化网络平台建设的内容。档案馆信息化网络平台建设主要包括接入系统建设、门户安全系统建设、应用系统建设、基础服务系统建设、数据库层建设、中间件层建设等内容。其中接入系统建设、门户安全系统建设和中间件层建设在初期建设中要充分考虑未来的需求。

1.2.3 档案馆信息化网络平台建设的要求。档案馆信息化网络平台建设，在符合国家相关标准要求的同时，还必须符合以下要求。

1.2.3.1 网络综合布线要求。网络综合布线系统是档案馆信息化网络的信息高速公路系统，一次建设长期使用，应按高标准要求设计建设，并预留足够的扩展空间。一是设计建设相互物理隔离的三网，即档案馆内网、政务网、公众网。二是网络带宽要能够支持文本、图形、图像、录音、录像等各类电子档案与数据的传输、利用与管理。三是馆库内每间各类用房都应布设档案馆内网与外网信息点，政务网信息点应布设于电子公文交换、电子档案与数据交换等用途的办公与业务用房内，各类信息点配置数应预留余量。四是每个（对）信息插座旁应配置安装对应的电源墙插或地插。五是布线用线缆、金属桥架、PVC管、面板等材料，均应具备阻燃性能；六是网络拓扑结构应具有可扩展性，若经费许可应采用树型网络拓扑结构。

1.2.3.2 中心机房建设要求。中心机房是各级国家档案馆的电子库房，是档案信息网络的控制中枢。为保障档案安全，必须建设由档案馆自主管理控制的中心机房，并符合以下要求：一是中心机房应设于二楼或以上楼层，应充分考虑空调外机的安装需求，楼面承重应满足机房各类设施的安放需求。二是配置气体自动灭火装置。三是配置机房专用供配电系统，配电柜内电气元器件应根据照明、计算机设备、空调等不同需求分别设置。四是铺设全钢防静电地板与防雷防静电设施。五是配置千兆交换机，交换机端口应预留余量。六是配置标准机柜，并预留各类设备后期扩展安装余量。七是配置在线式稳压电源，功率配置应预留余量。八是配置机房专用空调及恒温恒湿防磁柜。九是配置录像监控摄像头、防盗门、防盗窗及温湿度记录仪。

1.2.3.3 服务器与防火墙建设要求。根据本馆档案信息化工作的实际需要，可为档案馆内网配置一至两台机架式服务器，采用当期主流配置，内存与硬盘适当扩展。档案馆内网与政务网、公众网各配置一台百兆防火墙。

1.2.3.4 技术文档要求。档案馆信息化网络平台基础设施工程验收时，系统设计文档、系统施工图、系统竣工图等应齐全、完整。工程承建方应向档案馆移交各类技术文档两套，一套归档，一套日常使用。

2 思考之二：“造车”是档案馆信息化建设的关键

所谓“造车”，是指建造档案馆信息化的应用系统，完善计算机软硬件建设。档案馆信息化应用系统建设与计算机软硬件建设的好坏及运行的绩效如何，是衡量与检验档案馆信息化建设成败得失的关键。

2.1 档案馆信息化应用系统建设。档案馆信息化应用系统是指以档案馆信息资源为内容，以档案资源管理、共享为目的，以信息技术及其软硬件设施为手段而构建的各类档案信息管理系统。档案馆信息化应用系统目前主要有：基于不同应用环境开发的各类档案信息管理软件、基于政务网的文件档案信息数据库系统、基于互联网和政务网的档案信息网站、基于实体馆藏的数字档案馆等。档案馆信息化应用系统建设的主要内容如下：

2.1.1 积极开发应用统一规范的档案管理软件。档案管理软件是指档案馆信息化过程中用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的基于各种计算机环境的应用软件系统。档案管理软件根据适用技术环境的不同分为单机版档案管理软件和网络版档案管理软件；根据功能上的差别有文件档案一体化管理软件、全文版档案管理软件、专业档案管理软件，等等。国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》（档发[2002]8号）中对进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件提出了明确的要求。各级各类档案馆应从实际出发，积极开发应用统一规范的档案管理软件，推动档案馆信息化持续健康发展。

2.1.2 积极构建基于政务网的文件档案信息系统。“基于政务网的文件档案信息系统”是指将有序组织的文件档案信息数据库通过一定的方式接入地方的电子政务网，有机融入电子政务的信息流程，通过政务网平台为地方政府提供文件、档案信息服务。随着电子政务建设的发展，建设并完善基于政务网的文件档案信息系统的要求越来越强烈。为此，各级各类档案馆应按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，积极参与当地政府上网工程和电子政务建设，加强档案信息建库入网工作，构建基于政务网的文件档案信息系统，争取将档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中。有条件的综合档案馆要建立为各级党政机关服务的电子文件中心和政府信息公开查阅服务中心，依托电子政务数据交换平台，在线采集、接收和利用归档电子文件，开展政府信息公开查阅利用服务。

2.1.3 积极建设基于互联网和政务网的档案信息网站。档案信息网站是档案部门在信息网络上建立的站点，是档案部门面向网络世界的窗口。根据建站网络的不同，档案信息网站分为基于政务内网面向地方政府服务的档案网站和基于外网面向社会公众的档案网站两大类。各级各类档案馆应按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，积极加强档案信息网站建设，不断完善、丰富网站内容，有计划地上传开放档案目录，有条件的可上传已公开的档案全文信息，在逐步推进地区性馆际互联的基础上，不断促进全国范围内的档案信息资源共享。

2.1.4 积极推进数字档案馆建设。数字档案馆是以一个或众多实体档案馆为基础，综合采用现代信息技术，在网络环境中集成数字档案资源，提供档案信息服务，实现档案资源共享的档案信息管理集成系统。数字档案馆建设是档案信息化建设中技术要求很高、资源投入很大的一项内容，可以采用不同的构建模式。深圳、青岛等市档案部门在数字档案馆建设方面先行一步，积累了一定的经验。目前，我国数字档案馆建设总体上还处于探索、试验阶段，对于数字档案馆的功能要求和技术模式尚不明确，有关规范和标准还在期待之中。为此，各级各类档案馆应从实际出发，按照《全国档案信息化建设实施纲要》要求，稳扎稳打，积极推进数字档案馆建设。

2.2 计算机软硬件建设

2.2.1 计算机应用软件建设。计算机应用软件是指为档案管理应用需求而提供的软件，是一系列软件构成的综合系统。根据预算选择采用商品化软件或与软件开发公司合作定制。特别需要注意的是要能够保证软件的升级和后续服务。

2.2.2 计算机硬件建设。计算机硬件建设，也要采用当期主流配置，要综合考虑输入、处理、储存、输出等关键性能。在档案馆信息化建设过程中，无论是计算机软件建设，还是计算机硬件建设，都应该从本馆的财力和物力实际情况出发，既要积极推进，又要量力而行，从而杜绝浪费，达到事半功倍的效果。

3 思考之三：“制定交通规则”是档案馆信息化建设的保障

所谓“制定交通规则”，是指制定档案馆信息化建设的各种标准规范，构建档案信息安全保障体系。这是档案馆信息化建设快速、有序、健康发展的保障。

3.1 标准规范建设。标准规范建设是档案馆信息化建设的重要基础之一。信息高速公路的畅通，同样需要遵守规范严密、科学合理的“交通规则”，这些“交通规则”就是我们所要构建和遵循的关于档案馆信息化建设的标准规范。这些标准规范主要包括三类：一是标准管理规范。包括电子档案的定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等方面的标准规范。二是标准业务规范。包括电子档案的术语标准、资源描述、电子档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等标准规范。三是标准技术规范。包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等标准规范。为推进档案馆信息化进程，目前国家已出台了《CGD电子文件光盘存储、归档与档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》等相关标准，以规范标准制度，我们要认真贯彻实施。

3.2 档案信息安全保障体系建设。档案信息安全保障体系建设主要包括法律法规和管理制度、档案信息的安全技术、档案信息的安全管理、维护公共设施安全等方面的内容。首先，各级各类档案馆要建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。其次，各级各类档案馆在开发利用档案信息资源和网络建设工作中，要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。最后，各级各类档案馆要积极采取保障档案信息安全的应对策略，以防患于未然。

4 思考之四：“培养驾驶员”是档案馆信息化建设的核心

所谓“培养驾驶员”，就是要培养掌握现代信息技术和档案专业知识的复合型人才，加强档案信息人才建设。这是档案馆信息化建设的核心所在，也是档案馆信息化建设的成功之本。

众所周知，技术再先进，也要靠人去掌握和运用。路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，是不能完成任务的。档案馆信息化建设同样需要培养一批系统开发和维护、档案数字化加工与管理、标准规范建设与实施、相关技术的使用与研究，以及档案信息化建设运营及管理的复合型专业人才。

档案馆信息化建设，就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。在档案馆信息化建设过程中，档案馆工作者无论从思想上，还是从工作上、技能上，都应该逐步由传统的档案管理者向档案信息管理者转变，更应该明晰自己的主要任务是管理档案信息而非档案实体。利用服务人员、网络和数据库维护人员、专业计算机硬件人员等将成为档案馆工作人员的中坚力量，以往传统档案馆中的档案整理人员、档案调阅人员等将逐渐减少。这是一种质的转变，知识结构要发生变化，操作技能要发生变化，工作实践要发生变化。如何调整人员，合理安排工作岗位，达到最大工作效率，档案馆必须慎重决策。这就要求档案馆工作者不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，从档案信息管理者的角度去学习、工作、思考，以满足社会各方面日益增长的利用档案信息的迫切需要。

就目前而言，档案馆信息化人才队伍建设存在着许多问题，必须采取有效措施加以解决。一是缺少真正懂行的档案馆信息化决策者。档案馆信息化从一定意义上讲是“一把手”工程。但从现状看，不少掌握着档案馆信息化“生杀大权”的领导对信息化知之甚少，决策时的失误也就在所难免。二是档案信息化专业人才严重缺乏。档案馆信息化是一个非常庞大的系统工程，需要大量的信息化人才，但是，现有的人事体制还很难适应这种要求，档案部门由于自身的社会地位和条件所限，在引进信息化人才方面与其他部门相比，往往处于劣势。需要的人才引不进来，并且现有信息化人才还在大量地流失，导致档案信息化人才奇缺，特别是中小档案馆这种情况就更为严重。三是全员信息化素养有待提高。所谓全员信息化素养，是指档案馆全体干部职工对信息化知识和技能的掌握程度。档案馆信息化绝不只是信息技术部门的事，没有全员的参与，档案馆信息化是搞不起来的。在一些档案馆，没有达到“三会”（会打字、会上网、会发电子邮件）的工作人员不在少数。有的档案干部自己连基本的计算机操作都不会，却在负责电子文件归档管理的业务指导工作；有的人从来不上网，却在负责档案数据库的建设。这种状况如果得不到有效改善，将给档案馆信息化留下巨大的隐患。

档案馆信息化建设是一项系统和复杂的工程，是宏观与微观、全局与局部的综合统一体，需要的人才应该是多层次：其一是战略性预测人才。档案馆信息化建设既要高瞻远瞩，也要求实务实，战略性预测至关重要，战略性预测人才不可或缺。其二是既懂档案又懂相关信息技术的复合型管理人才。复合型管理人才不仅要懂软件、硬件、网络技术和系统工程理论，而且要掌握档案管理业务发展和改革的方向。复合型管理人才不一定是一个人，可以是一个机制，这个机制要求可以是若干人，可以是本单位和外单位结合，也可以是自主与外包开发相结合形成的。其三是信息技术“专才”。“专才”既包括软件开发、硬件设计、系统集成等人才，也包括档案数据采集、数据分析、数据处理及系统运维的人才。在档案馆信息化建设过程中，从智能布线到系统研发，从设备选型到系统维护都需要“专才”。

5 思考之五：“送货”是档案馆信息化建设的重点

所谓“送货”，是指利用现代信息技术手段，大力开发档案馆信息资源，并把有价值的档案信息内容组织输送到档案馆信息化网络平台。“送货”是档案馆信息化的重点所在，也是当前档案馆信息化的建设的根本目的。

档案馆信息资源建设的内容很多，主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。传统档案信息数字化工作分为三种：目录数据的管理与检索、全文数据的管理与检索、多媒体数据的管理与检索。目录数据的管理与检索分为案卷级和文件级，重心是文件级。全文数据的管理与检索就是将档案文件全部信息录入计算机，用计算机进行管理和查阅。全文数据的管理与检索有两种方式：第一是图像录入，通过扫描和数码相机将档案文件进行图像数字化，以图像文件的形式存储起来。图像录入工作量小，省时省力，保持文件原貌，不出现人为因素录入错误，但是所需存储空间大，且不能进行字段式检索，只能通过目录索引找到原文。第二是文本录入，用键盘对档案文件逐字逐句进行文字录入处理，这种录入方式占用计算机存储空间较小，存取速度快，可直接对字段检索，但是录入速度慢，录入中可能出现人为因素错误，录入工作量巨大。多媒体数据的管理与检索是多媒体技术应用中产生的类似电影、动画等文字、图像、声音一体化的数据管理。因为现阶段形成量不大，这里不再赘述。

档案馆信息资源的开发利用，近几年虽有较大进展，但目前仍存在如下问题：一是信息资源建设“重开发、轻利用”。一些档案馆为了做“面子工程”，片面追求馆藏档案数字化的数量，未做馆藏资源分析就盲目展开数字化工作，既浪费了本就有限的人力物力，分散了开展档案信息资源其他方面工作的精力；又造成了不必要的档案信息数据存储压力，增加了基础设施建设的负担。二是信息资源开发“表层化”。一些档案馆的档案信息资源开发工作过于“表层化”，仍然停留在目录录入、数字化扫描上，只注重改变档案信息的存储方式——从传统保管转化为数字化、网络化保管，而非寻求转变带来的信息利用方式的改变——从手工检查索阅转变为随时随地网络检索查询，致使档案馆信息资源建设成了一个摆设，失去了它的真正意义。三是信息资源开发各自为政、缺乏沟通。目前有大量已开发的目录信息资源无法实现联网互通、数据共享。各馆的信息资源无法适应跨系统、跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象，而档案信息的机密性又加剧了这现象的出现。

加强档案馆信息资源建设，必须把握以下几个方面：一要加快档案信息数字化步伐，建设数字化档案馆。就是要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸质档案、照片底片档案、录音档案、视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字档案馆馆藏的建设。二要加快档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量；各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。三要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。四要加强电子档案归档管理。要加强对各单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效；同时积极研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。五要推出全新的信息化服务方式。诸如建立电子阅览室、增加服务手段、开展档案信息咨询服务，等等。

（作者单位：河南省濮阳市档案局 来稿日期：2014-04-20）