浅议网络化背景下高校档案信息资源的有效整合

陈敏况敏

（江西科技师范大学，江西 南昌 330009）

0 引言

“十一五”初期,国家档案馆向全国的各个档案部门发行的“全国档案信息化建设”中明确指出，国家档案馆的主要任务是：统筹规划，统一标准，分级建设，在保证安全和保密的前提下，加快档案信息基础设施建设，加强电子文件归档与管理，推动数字馆藏和数据库文件的建设。力争到“十二五”初期，全国各省,治区，直辖市人民政府及各事业单位的档案部门要努力建设并投入运行的一些内部信息资源局域网，使得文献记录管理和办公自动化等的现代化管理功能基本实现，依托当地电子政务建设项目，创建一个文献目录信息中心，依托公共信息网络，建立档案网站，逐步构建全国档案信息网络。

档案信息资源的数字化和网络建设的最终目标是建立和共享信息资源的文件。为了实现这一目标，首先要档案信息资源在各级的重新整合，使非数字化档案信息资源能够满足网络文件建设的需要。较高学术层次的高校档案馆作为国家档案系统的一个子系统，也面临着信息集成文件的问题，文件信息的网络问题。这需要思考如何构建大学档案馆馆藏文献大纲，如何实现文件信息服务，如何规范文件服务功能，如何更好的整合与利用现有资源，如何更加充分地体现文献价值,如何更好的落实国家档案政策的要求。然而，就目前来看，高校信息的收集和管理任务还远远大于国家所规定的要求。主要有以下几个方面：

（1）文件处呈现更分散的管理状态，档案信息管理相对落后，大多是纸质文件，没有以数字形式或电子形式归存，并没有形成网络化和科学化的管理。

（2）仍在使用单一文件管理，服务手段依旧落后。由于尚未构建文件管理的信息网络，依然在等待使用方上门，采取被动式服务的模式，管理与服务还处于传统的手工操作阶段。

（3）重要文件信息的缺乏，广大教师和学生只了解一点点档案知识。有相当一部分人不知道什么信息资源，更不知道如何有效地利用档案资源，甚至不知道如何处理查询，如何利用有效查询来分析整理档案中的数据，严重制约了档案信息资源的归档效率。

档案信息资源的归档大多以文件的形式或文件中的数据统计分析的形式，深加工的文件对档案信息归档提出了更高的要求。也就是说，高校档案信息资源的科学高效的利用还有很长的路要走。如何解决这些问题，如何尽快实现高校档案信息网络化管理和服务，我们可以从以下几个方面来论述：

1 加强网络建设，促进档案信息资源的整合

目前，中国的电子商务网络工程已开始全面的覆盖各个行业领域，标志着社会信息化，互联网业务，家庭网络三个项目进入良性循环和有机互动的过程。我们将以此为契机，进一步加强高校校园网络建设,在现有的网络办公系统，网络教学系统服务平台的基础上,构建校院文件档案信息管理平台，加大投入软硬件设施，促进高校与IT产业的技术合作，开发与之兼容的管理软件，将档案信息内容按照文件数据标准和文件数据规范进行科学管理,系统管理。对于文献资源整合中的大学而言，加强源文件规范的数据数字化进程管理，改善档案信息资源整合的基本条件，可以采取以下步骤来实施。

（1）文献档案管理应加强与高校其他行政管理部门的沟通与交流，保证各种信息文档，处于一个完整的存档接收范围。

（2）加强研究各种特殊的文献信息，我们要掌握其共性的方面，还要注意控制数据和信息的储备，制定和完善各种文献档案信息的管理制度。

（3）根据研究的类别，将各种文献档案信息相关联的文字，声音，图像，视频等其它信息有机的结合，编辑整理成各种需求形式的信息资源。

（4）管理和教学方面，数码照片，幻灯片，光盘，录像带，录音带等媒体文件，可以通过译多媒体文件来实现信息资源的整合。

（5）建立完善编译团队，基于文件信息网络管理标准基础上编译档案文件，既提高了文献管理效率，又方便管理人员有效地开展网络服务。

根据上述几种措施进行实施，高校档案管理部门接收的文献信息可以逐步实现数字化电子化，图书馆等其他文献信息部门可以借用成熟的网络搜索技术，建立自己的网上档案信息检索系统，政府网，企业网,家庭网通过互联网接入校园网。电子商务服务将起到越来越重要的作用，用户可以方便地访问到自己所需要的各类档案文献信息。

2 统一管理规范,实现高校档案信息的标准化

信息系统的统一和技术标准的规范，是完成文献系统之间的共享的必备条件。因此，文献管理的现代化和网络化前提是实现标准化，整合信息资源也是在标准化的基础上进行实施。国家“档案编目规则”等标准的出台是对档案信息资源的整合提供技术支持,以确保使用标准化质量体系来管理系统数据。文件数据结构的标准和数据库的结构标准是一致的，确保了数字化信息资源的合理共享。目前，国内的各种文献信息管理类软件没有统一的平台和文件数据库的结构标准,建议进行统一协调与规范。

3 加强技术合作,促进文献档案网络建设的发展

高校文献档案网络是一个将已经完成了网络上的电子文件集合的数字档案馆,以某种方式，使用户可以通过网络服务，来实现档案信息资源的有效利用,充分利用网络传输功能来实现档案信息整合的在线服务。网络传输已经改变了传统的文献信息收集与归档，通过校园网中相应的系统软件履行必要的手续就可以将需要的存档文件转移。每一个部门或个人的电脑都可以成为数字化档案馆的“用户终端”，使用这种终端，可以快速轻松地访问相关目录和文件的全文本索引。便捷的网络打破了传统档案管理服务时间的限制和约束,保证了服务工作的连续性，在任何时间，任何地方，你可以利用整个网络的数字档案信息资源,这就是潜在的优势，也就是说它超越了时间和空间的限制。高校档案信息资源网络的构建是一个复杂的过程。首先于各种纸质媒介的资料信息需要进行数字化处理，分类和检索，然后编辑，创建一个综合文献信息数据库。关于数据库的建设，还应考虑到用户的需求，集中人力，物力和财力，保障数据库文件信息资源丰富，功能齐全，如文献目录数据库，全文数据库，多媒体数据库等等。此外，您还可以发挥各相关职能部门的特点，建立具备不同特色的资源库，如教师数据库，学生数据库，影像数据库，专利数据库，各类科技成果考试数据库等等。另外，还可以有序的开展电子档案编研工作，加强网络系统维护与系统评价，各类用户的培训等工作。

4 科学合理规划,把握档案信息资源整合的特点与方向

档案信息资源的有效整合是档案管理网络一体化发展的方向。目前,档案信息资源管理是依靠数字技术将文献档案，文字图像和声音转化为电子存储媒介，以数字化的形式进行传输和处理，实现信息资源和文件管理的数字化采集功能。档案信息的网络化管理应采用国际标准和国际规范实现与互联网互通共享，实现自动化、网络化、数字化的现代化管理模式。高校档案部门需要组建符合国家，省，市档案部门要求的兼容信息数据库,保证各系统之间的相互匹配性和兼容性，真正意义上实现网络环境下档案信息资源建设，促进信息资源的共享，防止了不同建设的分化。在文献共享和信息资源整合方面，高校档案部门都有自己的定位和特点，在文献资源的共享中扮演不同的角色，承担相应的责任和义务。为了适应当前新的形势，高校档案管理部门必须抓住机遇，加大力度调整内部组织结构和人员，找准自身发展的定位，突出业务重点，坚持实用性，经济性和共建共享的指导原则，找出各类文献资源整合的融合点,构建一体化信息网络建设。为此，高校档案管理部门应加快结构调整与资源整合，建立专业定位的文献信息资源数据库，提高文献信息资源的综合利用率，充分发挥自身优势和特点，推动文献信息资源的网络化建设工作的快速发展。

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