浅析档案管理现代化

杨萍

摘 要：档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着整个社会的现代化，档案管理工作发展面临着一个必然趋势———档案管理现代化，这同时也是高科技发展的必然结果。实现档案管理现代化，是档案事业生存和发展的内在要求，也是摆在全体档案人面前的一个紧迫的课题。档案管理现代化包含多方面的内容，在档案管理现代化过程中还存在着档案标准化程度低，缺乏高级管理专业人员，档案管理投入不足等问题。本文就档案管理现代化的一些问题进行探讨。

关键词： 计算机技术；档案管理；现代化

档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分， 是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案转向现代档案管理的过程。档案管理现代化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。当今社会的发展对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案现代化管理。

1 实现档案管理现代化的重要意义

1.1 档案管理现代化是自身发展的必然趋势

随着现代科学技术的迅猛发展，计算机、网络等新技术、新手段在社会生活的各个领域中广泛应用，办公自动化和无纸办公已经成为现实，办公自动化迫切需要档案管理工作自动化，提高工作效率，档案工作必须适应新形势，逐步实现档案管理工作现代化。

1.2 档案管理现代化是社会发展的必然选择

档案管理现代化与社会现代化是密不可分的。 一方面，没有社会主要构成要素（如政治、经济、文化、教育、科技等）的现代化，档案管理现代化是不可能的；另一方面，档案管理现代化又是社会现代化的基础， 是社会现代化的重要组成分。 因此，我们要在本世纪初实现党和政府提出的基本实现现代化这一宏伟目标，关键是要全面提高档案干部队伍的整体素质，实施科教兴“档”，加大人才资源的开发，促使档案管理现代化与我国社会主义现代化建设事业协调同步发展。

1.3 档案管理工作的需要

由于年代久远，档案的载体材料质量差，保护手段落后，有些已经出现褪色现象，严重的甚至出现了“无字”现象。传统档案管理工作信息利用共享性差，一旦某一利用者查阅，同一时段内就会被一人独占，不能与他人同享档案信息，这都迫切需要采用现代化管理手段以提高管理质量。

2 档案管理现代化的实现

2.1 加快软硬件建设，实现装备和技术的现代化

技术是信息的生命，没有过硬的技术支撑，档案现代化管理形同空话。首先，要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案现代化管理数字化处理步伐。要设计开发出通用性的档案信息管理软件，使档案现代化管理建设与办公自动化系统融合贯通。要采取有效措施保证软、硬件安全运行。

2.2 实现档案管理标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的。 “没有规矩，不成方圆”。 在信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样，才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现。 没有档案管理的标准化，档案管理的现代化也只能是空谈。

2.3 解放思想，强化档案现代化管理意识

要实现档案管理现代化，首先要解放思想，转变观念，树立创新意识。首先，档案管理者在思想上要摒弃落后的思想观念，打破传统的、旧的工作格局，不断强化档案信息现代化管理意识；其次要加大宣传力度。历史上每个时代的革新，都是从思想、观念上逐渐变革的，档案事业的现代化建设起步迟，发展慢，档案宣传工作也应该让人们在思想上、观念上开始转变对档案的看法。因此要加大宣传力度，这是加快和推进档案管理现代化步伐的首要前提。

2.4 加快复合型人才培养

实现档案管理现代化，不仅需要档案管理人员具有档案方面丰富的理论和实践知识，还必须具有一定的经济、信息技术和写作等综合方面的知识。要始终提高档案工作人员的素质，大力加强档案管理队伍建设，从选选拔优秀档案管理人才为起点，把具有复合知识型人才充实到档案现代化管理中。还要加强继续教育培训，采用多种形式、实施全方位的培训，优化档案现代化管理人员的知识结构，培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才。在档案管理现代化的进程中，档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力。逐步开展多层次、复合型、一专多能、一专多才的教育培训，加快档案管理现代化的步伐，促进档案事业的健康迅速发展。

2.5 建立安全管理制度

现代化建设最终落实都要靠人来执行，所以人是档案现代化安全的第一道保护屏障。因此，对参加制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。加强对制作和管理人员的管理和教育。在档案的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及档案管理人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。

3 结语

总而言之，我们要推动档案管理现代化的进程， 将档案管理提升到一个全新的水平，从而使之更好地服务于经济建设， 服务社会的发展和进步，服务于我国改革开放和建设有中国特色的社会主义伟大事业。

参考文献

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