规范档案管理?强化档案应用

陈晓花

摘 要：档案管理工作随着社会发展，人们档案意识的提高愈发重要。但当前档案馆、档案管理科室等组织机构在档案管理中还存在弊端，影响了档案管理效率，更使档案应用率受到影响。本文从当前档案管理的现状和问题入手，详细探讨了规范档案管理的途径和实现档案应用率最大化的措施。

关键词：档案管理；问题；应用

1 当前档案管理存在的困境

1.1 档案管理不规范

近年来随着社会的发展，人力资源流动性增大，档案管理工作遇到了新的问题和挑战，对档案管理工作人员的要求不断提高。但现阶段的档案管理工作因为对专业人才的培养和重视不够，致使档案管理人员的职业素养参差不齐，档案管理工作很不规范，缺乏前瞻性。比如因为没有按照文件顺序进行编号而导致问卷出现遗漏等问题，给资料查找带来很大难度。还有因为无计划的实时统计使原有的工作量翻番，致使工作效率低下。

1.2 档案收集不科学

因为缺乏必要的档案相关工作流程标准，致使档案收集工作不够规范，档案搜集受到工作人员的主观影响较大，比较随意，缺乏科学性。偶尔在领导检查前会对档案进行集中检查整理，但多流于形式，档案工作人员缺少对工作的重视，严重影响了档案工作质量。

1.3 档案利用缺乏统一标准

单位没有根据实际情况制定具体的档案借阅统一标准，致使档案管理人员对借阅档案的管理不够严谨，尤其是对于单位内部人员，因为档案管理人员把关不严而出现的档案久不归还甚至遗失的问题比较常见。

2 规范档案管理的途径

2.1 档案管理具有前瞻性

档案管理工作比较繁琐杂乱，不断整理统计会增加档案管理工作量，也降低了工作效率，所以应对档案管理工作进行科学的设计和规范，使其具有前瞻性。具体措施如下：建立档案信息资料数据中心，从档案利用角度设立便利的检索查询方式，并将不同类型的档案资料进行科学分类和管理，以充分发挥其作用，在提高档案管理有效性的同时缩短工作时间。

2.2 档案管理软硬件条件加强

随着科学技术的不断发展，新科技在档案管理中得到了更广泛应用，给档案管理工作带来了提高效率的新方式。其作用的主要方式是通过档案管理硬件和软件的建设得以实现。

在硬件方面，网络、扫描仪和计算机系统的应用实现了档案管理的无纸化办公，极大地提高了档案管理的工作效率。应建立并完善档案管理网络系统，以实现信息资源的充分利用和有效共享。比如条码技术的使用可以完善档案资料的借阅制度，更规范地管理档案资料，不但可以实现对借阅资料的跟踪记录，防止档案资料的遗失，还可以设置定时提醒归还功能。

在软件方面，需要加强档案管理工作人员的职业素养。因为工作人员的职业能力和综合道德因素直接影响了其工作质量和效率。具体措施如下：第一，为了提高档案管理工作人员的专业能力，应加大对其进行专业知识和先进技能的培训，并定期进行业务知识考核，以保证培训效果；第二，鼓励员工抓住零碎时间进行自学，为员工提供学习交流共享平台，以扫清在学习的障碍；第三，对于新进员工，应集中进行岗前培训，实现档案管理工作的系统化和规范化管理；第四，建立并完善学习激励和考核制度，对于表现好的员工给予物质或者精神奖励，对于不合格的员工给予一定的惩罚，以增加员工学习的积极性和主动性，保证学习效果。

2.3 档案管理模式创新

随着社会的进步和经济的发展，档案管理工作遇到了新的问题和挑战，为了提高档案管理工作质量和效率，适应现代社会经济发展的需要，必须对原有的档案管理模式进行创新。具体措施如下：第一，改变传统的被动式工作模式为主动服务，树立为客户服务的理念，以需求为出发点和落脚点，不断挖掘档案信息的广度和深度，完善档案信息内容，保证档案资料的完整性，以更好地满足借阅需求；第二，改变传统的封闭工作模式为开放服务模式，这更符合经济发展和市场需求。要注意的是这里所说的“开放服务模式”并不是无底线地开放，而是在一定的制度规范要求下实施有计划有目的的档案信息资料公开行为，以满足更多人和更多单位的需要。

2.4 重视档案利用情况的反馈

为了不断地提高档案管理工作质量，更好地满足客户需求，需要重视对现实档案利用情况定时的反馈和总结，为了更便利地得到广泛的信息，反馈方式可以是多样式的，比如邮件、信件、电话、即时通信等，以便能及时发现档案管理工作中的问题，为完善档案管理工作提供依据，及时改进工作流程和规范，提高档案管理工作的质量和水平。

3 小结

综上所述，要“规范档案管理工作，强化档案应用”，使档案管理工作质量和档案资料利用率不断提高，需要不断学习先进的科学技术并应用于现代档案管理工作中，加强档案管理工作团队的建设，以市场为导向，以客户需求为改革重点，创新服务理念和工作模式，使档案管理工作更好地为社会主义现代化建设服务。

参考文献

[1]张琛，规范档案管理 强化民生服务 促进新农合健康发展[J]，办公室业务， 2013年16期

[2]吴庆皊，机关档案管理人员的素质和能力提高探讨[J]，中国职工教育，2013年18期

[3]杨再媛，杨环宇，档案管理人员应强化的几种意识[J]，办公室业务，2014年01期