医院档案管理信息化建设探讨

摘 要：随着我国科学技术的不断快速发展，档案管理业向着信息化的方向发展，医院是档案文件较为集中的地方，因此，开展档案管理的信息化建设就显得至关重要，当前在医院档案管理信息化建设当中依然存在着较多的问题，制约了档案管理的有效性。本文主要阐述了档案管理信息化建设的重要性，并详细的分析了医院档案管理信息化中出现的问题，并提出了相关的对策。

关键字：医院档案；管理信息化；存在问题

医院档案管理信息化的建设有效的提高了档案的管理水平，解决了传统档案管理工作之中繁杂、混乱的局面，对于档案资源的共享具有重要的现实意义。因此，进一步提高其档案管理信息化水平对于提高工作效率，优化资源管理等工作有不可忽视的作用。通过本文的论述，笔者一方面希望能够起到一个抛砖引玉的作用，另一方面，希望能够给相关的工作人员提供一点参考借鉴的材料。

1 医院档案管理信息化的重要意义

医院档案管理信息化有助于档案元件的保护，信息化的管理方式是通过电子扫描的方式把档案信息录入到计算机系统中，从而方便以后的查询、浏览等，避免了对原档案文件的损坏，同时也节省了纸质档案占据的空间。此外信息化的管理方式减少了人力物力的投入，极大提高了了档案管理工作的效率。最重要的实现了档案信息对的归档和分类工作，可以及时进行查阅、调取、整改的工作。

再者档案管理的信息化可以整合信息资源，符合时代发展的潮流，当前数据管理软件的应用实现了档案信息录入、转换、整合和提取的自动化，有利于减少档案调取、查找的时间，增强了档案的有效利用率，通常只需要几秒钟就可以获取所需的档案信息，同时档案检索的信息不仅包含档案目录，也全面涵盖了档案具体内。

2 医院档案管理信息化建设中存在的问题

当前由于种种原因，例如对档案信息化管理认识不足、档案管理不规范、管理人员管理意识缺乏等等，这些客观因素和主观因素都影响了医院档案信息化管理工作的开展。

2.1 缺乏档案管理信息化的意识

在管理档案工作方面，部分管理者对档案工作的认识不足。在这方面主要存在两个问题：一方面是没有认识到档案管理的必要性和重要性，对工作的重要性存在认识偏差，在工作中不能全神贯注、尽职尽责的对待本职工作，忽视了档案管理的重要意义，导致医院档案的管理工作经常出现各种问题；另一方面的问题是对传统档案管理方式的依赖，不能掌握信息化档案管理的重点，部分档案管理人员甚至连普通的电脑查阅操作都不能熟练掌握，从而给档案管理信息化的开展带来一定的困难。

2.2 档案管理信息化工作不规范、制度不健全

档案管理信息化工作不规范、制度不健全也制约着信息化管理工作的开展。由于工作性质繁琐、信息量大、管理方式不合理等原因，当前我国的医院档案管理工作，一直都处于一个无序、不规范、放任自流的状态。基层工作人员在档案业务素质、档案意识等方面达不到国家标准要求，管理者大都缺乏过硬的业务能力，对保管技术的专业知识也了解过少，很多从业者都是跨专业从事工作，因此容易造成管理的混乱。再者各级人员分工不明确、职责不清晰，部分领导对档案管理工作不重视，导致管理工作效率低下，出现各部门推诿责任，出现工作的“真空区”。

2.3 管理设备的陈旧

部分档案管理部门硬件设备上存在不容忽视的隐患，如保管条件简陋，没有升级保管设备，对档案库缺乏保护性措施。由于在医院档案管理工作中，很容易出现纸质、图片的档案信息，这些信息不能直接通过计算机录入，因此需要大量的人力去转换成数字化信息，从而给档案管理信息化的开展带来困难。此外部分管理部门配套的软件管理系统建设和专业人员应用水平滞后，也很难对现有医院档案数据信息进行排序和查询，阻碍了档案信息的共享。

3 医院档案管理信息化的建设对策

3.1 转变档案管理观念

档案工作人员要重视档案管理工作的重要性，彻底改变以往的工作观念，要从保管人员转为管理者，主动学习系统的档案专业知识、现代管理知识，提高工作效率。利用先进的管理设备和手段，增强信息分析能力和捕捉能力，从繁琐复杂的资料中提取有价值的信息，简化信息量。并把提炼信息总结归纳，传递到知识生产和知识创新中，服务于政府决策，由保管人员转变为知识提供者和决策咨询者。相关领导也要重视档案管理工作，给档案管理提供更多的工作支持，监督整治工作中出现的纰漏，杜绝人为错误的发生。

3.2 更新档案管理流程

档案管理工作是复杂繁琐的工程，耗费大量的人力物力，为了避免在档案的管理过程中出现过多的资源浪费，就需要规范档案管理工作，制定明确的工作流程和方案，让医院档案管理工作保持有序、健康的发展。简化更新原有的工作流程，对管理流程进行重组，在工作流程设计环节中融入隐形知识，并使隐形知识显性化，在这过程中，档案管理的参与者应该定义流程中与档案相关的基本概念，对档案的保存、流转、鉴定提出具体要求，确保流程的科学性和高效性。

3.3 提升管理人员素质、健全管理制度

在档案管理 信息化建设中，要注重人才的作用，及时的升级档案管理人员的结构组成，吸引更多的优秀管理人才进入档案管理部门，同时要加强管理人员的工作水平，尤其是提高其工作技能和管理专业能力。此外要加强评估，建立健全档案管理的奖励和消除系统。根据

工作和工作要求，需要整改，优化结构，鼓励和奖励优秀员工，充分调动积极性提高工作的主动性和创造性的积极性，有效性和整体水平。

3.4 加强档案管理工作网络系统化建设

网络技术的发展给生活工作带来了极大的便利，加强医院档案管理工作网络系统化建设可以节省了更多的人力和财力资源。档案工作是计划医院工作的重要组成部分，要充分认识做好档案工作的重要性，把档案管理信息化工作作为一项重要工作内容，需要实现档案工作管理系统网络化。实现网络系统化，能够有效地保证工作的正常运转，不但减少工作人员的劳动量，提高工作效率，而且能更好地起到资料的交流和共享作用，实现更好的信息搜集和资源共享。

4 总结

总而言之，随着医院档案管理技术的发展，信息化建设，档案信息管理的一个重要手段将成为现代健康管理，逐步实现无纸化管理档案，档案管理创新机制，提高管理效率。因此，相关的领导和工作人员应该重视档案管理信息化的建设，彻底转变观念，提高工作人员的素质，精简工作流程，利用新设备和新技术，提高科学管理水平。同时，医院方面也应给予必要的投入，解决所需经费，为科学管理档案工作创造良好的条件。以上是本人的粗浅之见，但是由于本人的知识水平及文字组织能力有限，因此文中如有不到之处还望不吝赐教。

参考文献

[1]朱月恒；对医院档案管理信息化的思考[J]；中国医药指南，2010，8（35）.

[2]生国栋；浅议医院档案管理信息化建设问题与研究进展[J]；淮中国医学工程，2014，22（6）.

[3]王国华；医院档案管理信息化建设问题研究[J]；管理纵横，2012（29）.

[4]赵爽；如何加强现代医院档案管理的信息化建设[J]；探索与观察，2011（16）.

[5]尉红；现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设；兰台世界；2013-08-25.

作者简介

孙常华（1985-），女，河北承德人，工作单位：承德市中医院。