如何实现医院档案管理现代化

张福生

摘 要： 医院档案，是记载医院历史发展过程中最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用，至关重要。

关键词：医院；档案；管理

医院档案是医院的宝贵财富，加强对这一信息资源的管理，对医院现代化建设尤其重要。医院档案是医院管理工作中的凭据，是医学科学研究的基础，是医院进行宣传教育的生动资料。医院如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化管理，就必须在调查医院档案管理的基础上，了解医院档案管理工作的现状和存在的问题，简析其原因，并相应地采取一些对策，才能更好地做好新时期医院档案管理工作。医院档案，是记载医院历史发展过程中最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。尤其是珍贵的历史性档案资料，一旦损毁、消失其原始原貌无法复原再生，其损失无法估量。因此，不断强化档案管理，对于保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案无可替代的凭证作用，至关重要。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题，笔者认为，应从以下几个方面加强医院档案管理工作：

1 提高档案管理人员的综合素质

医院档案管理人员一般来自临床或其它非档案管理专业的人员，人员素质参差不齐。档案管理水平高低、档案服务质量如何，决不单纯地决定于档案管理人员在数量上的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识；精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高；能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术；有较强的应变能力。那么，要提高档案管理人员整体素质，笔者认为，应从以下几个方面入手：

首先，在档案管理人员的选择上，要注意将思想素质好，社会关系较简单、档案管理专业技能较强的人员选任在档案管理岗位，并且保持档案管理人员的相对稳定。

其次，对现有档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，举办各种档案专业技能培训，请档案局专家或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课，传授档案专业知识；定期实行严格的专业理论与实践测验；要求撑握计算机方面专业知识和英语的读写听能力。经考核，合格者持证上岗，不合格者，自然淘汰。采取公开招聘，实行公平竞争，优胜劣汰，能者上，庸者下。

2 加强医院档案管理工作的对策

我院是一所集医疗、教学、科研、保健为一体的三级甲等综合医院，医院领导特别重视医疗质量、医疗技术的发展，重视医院人才的培养和学科建设发展，对档案管理方面重视不够。档案管理工作是医院管理工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理工作的好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导必须认识到只有在这种思想指导下，才会强化对档案工作的领导和支持，才会给予硬件及软件等方面的支持，医院档案管理者才有信心搞好档案管理，所以，领导层的重视对档案工作的开展起着决定性的作用。

2.1 加强学习《档案法》，提高依法归档的自觉性

大力宣传档案工作，使医院领导、职工都充分认识档案的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作，从而促进全员档案意识格局的形成。《档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。此外，医院管理干部及医、教、研人员的档案法制观念淡薄，甚至有相当一部分人不知道《档案法》的基本精神，缺乏依法归档的自觉性，因而学习、宣传《档案法》非常重要。

2.2 档案只能集中统一管理，不能分散管理

运用行政手段和法律手段对档案进行统一管理，这是建立统一的、科学的档案工作制度，推行档案工作标准化管理的基础。实行档案统一管理，才能对综合性医院档案进行规范化管理，真正地、充分地发挥其凭证和利用作用。

2.3 建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度

促进档案工作规范管理，建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.4 加大投入，提高配备，实现档案的现代化管理

加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，这些设备和技术的应用是档案现代化管理的重要内容；另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

3 档案管理的标准化、信息化

档案工作的标准化，就是要符合档案的各项标准化内容，包括组卷的方式和格式、分类规则、档案著录和标引规则、档案文献编纂规则等。特别是档案整理工作和著录、标引工作是否规范化，对计算机等现代化技术的应用有着重要影响，做到标准化管理，实现档案管理信息化问题就迎刃而解了。 档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。近年来，随着医院办公自动化、信息化程度日益提高，传统的“手工操作”、“立卷归档”的工作模式和“重保管，轻利用”的工作思路已经不能满足医院档案管理工作的需要。医院档案管理信息化程度的高低，直接影响到档案资源开发利用的水平。如何利用计算机技术对档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，成为医院档案管理工作的重要议题。这要求医院尽快建立档案数据库，特别是医院人事档案，要使人事档案的管理实现数字化；有计划地把缩微、光盘技术应用于档案的应用管理；充分利用局域网及办公自动化网络系统，实现档案（电子版）管理系统网络化。

总之，在医院领导的关心和支持下，将综合素质较高的档案专业管理人员放在这个重要岗位，实现档案管理的规范化、信息化，同时认真贯彻执行《卫生档案管理暂行规定》等法律法规，医院档案管理工作一定会更好地服务于卫生事业，并大力推动医疗事业的发展。