浅谈新形势下档案管理的有效性

邵明春+赵咏梅

[摘 要]档案是历史的真实记录。随着社会的发展，信息技术的进步，把档案看成文件库的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代。办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通讯技术的结合，形成了信息技术产业。做好档案工作，不再仅仅是保持档案资料的齐全和安全，更要做到资料的完整性、管理的规范性、利用的有效性。新形势下如何做好档案管理工作，给档案管理工作提出了更高的要求。

[关键词]新形势；档案管理；有效性

档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的总称，档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。在高科技时代，现代档案管理工作已成为复杂的系统，又分信息加工和信息输出两部分。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。为了更好地做到档案工作的与时俱进，加快档案信息化资源建设，从而实现档案管理从手工型向数字型、从封闭或半封闭型向开放型转转变，笔者以为要从以下方面予以着手，才能切实提高档案管理工作的有效性。

一、档案管理概况

随着科技的进步和计算机网络的深化应用，档案信息化管理越来越受到广泛重视。在新形势下，通过档案信息化管理系统的应用，建立了计算机档案数据库，利用计算机编制了档案的案卷目录、分类目录、专题目录、全引目录等多种检索工具，实现了档案计算机网络检索。同时，利用网络的优势，可以有效地实现与其他业务系统的交流（如办公自动化系统、合同管理系统、财务管理系统等）的无缝连接，由于档案管理可以利用电子文件的实时物理归档，极大地提高了档案的利用率。为开展发展新形势的规划、运行分析等各项活动发挥了积极、重要的作用。

二、现代档案管理的存在的问题

虽然随着科学技术的发展，我们已经利用了计算机系统管理档案，使档案管理工作取得了许多成绩，但由于历史、人为、技术及管理方在面的原因，与档案管理的现代化及今后社会发展的需要还存在着一些差距和不足。具体问题可以讨论如下。

（一）档案管理与社会生产力的发展还不能有机融合

为实现档案管理需要，我们许多单位都建立了一系列各种专业的计算机管理系统，这些系统可以承载着大量的管理信息，并且随着社会的发展而快速的更新。但一些系统在先期开发时并未考虑与档案系统相融合，档案管理人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难掌握到信息的核心部分或基本接收不到档案。

（二）社会对档案管理的重要性认识不足

一直以来，对档案的管理只是组织方面的工作，对社会的需要鲜为人知，因此，社会一些部门只注重物质文明的建设，而忽视了的档案建设。再加上部分的档案管理工作人员自身就对档案管理工作不够重视，工作责任心不强，直接导致原有一些档案资料的缺失，库藏档案资源不够丰富，影响了在新形势下为生产力的发展提供档案服务和工作支持，使对于档案的需求和对档案的利用难以取得预期效果。

（三）档案管理现代化体制机制还不健全

在档案管理部门，由于档案科室内部分工不细，未形成档案管理部门与各业务部门工作的有效联动，由于各部门的交流不够，致使在档案管理工作过程中，使其形成的材料归档还比较难，导致档案管理工作与其它工作相比相对滞后。

（四）档案队伍的素质与社会生产力的发展还不相适应

由于历史原因，许多单位档案管理岗位缺少专业人员，在一些单位，大都属于人员安置型，造成目前档案管理队伍中整体素质不高，档案管理人员中缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不能很好地适应档案信息网络化建设的发展需要。

三、加强现代档案管理的建议

在新形势下，为了提高档案管理的有效性，应做好以下的各方方面工作。第一，要按照档案管理要求，定期整理打扫档案室，做好档案室环境工作和档案信息的保护工作；第二，要与各部门沟通协调资料归档相关工作；第三，要做好电子数据的收集、整理，维护和利用好文书档案管理系统，努力做到收一份文，及时存录一份文件；第四，要按照档案管理制度，对单位档案室进行常态化管理，专人管理，按照标准对已入库档案进行保存，做好档案的收藏和保密工作。第五，要严格按照档案借阅制度，完善借阅程序，一般只限于在“档案阅览室”使用，并进行登记。严格履行借阅手续，借阅者要认真填写《档案借阅登记表》，不得转借、涂改、圈划、批注、增删、抽页、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布档案内容，确保档案的保密、完整与安全。第六，要耐心细致，搞好档案工作。档案服务工作的内容比较繁琐，面对大量的日常性档案保管工作和领导临时交办的事项，档案管理人员要抓紧时间，提高自己的业务能力，掌握计算机和档案学的知识，这样才能高效、圆满、妥善地办理好档案管理工作，使档案管理在新时期，为更好地发挥人才的作用，做出共享，为档案室工作的正常开展提供了有效保证。

四、结语

总之，档案在社会经济建设和各项管理工作中都具有重要的意义，而且是推进社会进步和发展的重要文献资料。加强和规范档案管理是具有总结过去、指导现在、规划未来的参考价值，档案管理工作的好坏，直接反应现代社会建设的成果。因此，不断夯实档案基础建设，系统完善档案管理办法，持续加大档案管理力度和优化提高档案管理人员素质，有效地发挥档案的功能和价值，就变得非常重要。

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