档案信息开发创效新机制的创建

王菁慧

[摘 要]改变传统档案管理工作方法，推进办公自动化、实现信息共享和知识管理。档案的信息化管理通过先进的技术、手段和方法提高管理水平与办公效率。

[关键词]档案信息开发；创效机制；创建

一、新形势下的档案信息资源开发利用的必要性

档案信息资源作为信息资源的一个组成部分，是人类参与社会活动，适应社会发展，获取可利用的档案信息集合。其特点可以概括为：一是智能性：档案信息资源是一种知识资源，是人类存储和传播知识的一种形式，档案信息资源中包含了人类的智慧和劳动，就决定其智能性；二是文化性从档案的产生来看，档案是文化积累的产物，是对文化信息客观记录，长期存储的传承载体，也是文化传播的电子媒介；三是可共享性。档案信息的可共享性决定了档案信息资源的可共享性，有效开发和合理共享决定了它所能创造的价值和效益；四是多元性；档信息资源是对一个国家、一个地区或一个组织的政治、经济、文化、技术等方面发展的全面反映，赋予了档案信息的多元性。

档案信息化建设包括系统设置、数据维护、信息查询、统计报表等组成。其中系统设置和数据维护是关键。因此，首先要选用一套设置合理、管理科学的信息化系统，利用计算机管理档案。可以实现档案管理的微机化、网络化。通过计算机网络实现各项统计和计算机处理方式，由磁介质交换转变为网上传输，逐步实现信息和公务公文的电子邮件交换和远程数据交换，实现资源共享。在此我们要以档案的原始材料为依据，运用信息维护系统，将档案的信息录入微机，建立完整、准确的档案信息通用数据库。通过数据库建设进行档案查询、统计、整理、分析等，改变了过去传统的手工管理，向信息现代化管理方式转变，大大的提高了档案利用工作的效率和质量，为利用者提供信息服务。档案信息化建设是档案管理及办公标准化、规范化、系统化、自动化得以实现的基础。实现档案信息化管理，可以大大减轻档案工作人员的重复劳动，节省大量人力和时间，以进行企业档案信息资源的开发工作，提高档案的现代化管理水平。

二、档案信息资源开发创效

档案信息开发创效是开发利用档案信息资源的根本所在，通过对档案信息编研成果的正确评估，构建起较为完善的保证档案信息资源开发的管理运行体系，形成科学合理的评价机制，推进档案信息资源开发的深入发展，从而不断提高档案信息开发利用水平，促进历史文化财富向现实生产力转化，使档案工作更好地为经济建设、和谐社会服务。

在开发利用档案信息资源办法的研究上，我们重点解决如何有效地开发利用档案资源问题。档案信息资源开发工作的方式，既不能抛弃传统的接待服务，又必须在此基础上有所发展；既要体现对档案利用工作的延伸，又必须突出较强的针对性和操作的可行性。因此，我们在研制开发利用档案信息资源办法时，提出了6种开发利用工作形式：1、接待查档；2、开架阅览；3、展览服务；4、信息报道、交流；5、档案信息加工；6、配合业务技术部门提供必要的科技档案资料。从而，利用档案信息资源有了一个统一规范、统一政策、统一行动、方便操作的办法，较好地解决了档案部门存在的不思开发、不善开发、不讲效益的问题。

在档案信息资源开发成果考评办法的研究上，我们重点解决开发利用档案所创社会效益的评估问题。研究中，我们把档案编研成果的评估作为突破口，研制提出了社会效益与经济效益、现实使用价值与长远潜在价值、推出应用与社会效果、定性分析与定量分析相结合的多指标评价的四个原则：提出了从创新程度来衡量编研成果水平、从价值尺度大小来衡量编研成果的实用价值、从应用的范围和效果来衡量推广价值等每项缺一不可的综合测评内容；同时，对档案信息开发创效评审的组织和程序作了规定。同时规定了“开发创效有奖”的政策。从而使档案信息利用资源有了一个统一规范、统一政策、统一行动、方便操作的办法，较好地解决了档案部门存在的不思开发、不善开发、不讲效益的问题。

在开发利用档案所创经济效益测算办法的研究上，我们重点解决开发利用档案所创经济效益的定量测算方法问题。我们侧重对开发利用文书档案、专门档案所创经济效益测算方法的研究：根据开发利用文书档案、专门档案所创效益的不同、形式的不同，规定了建立健全效益测算、登记、统计和奖励等保证措施。从中使档案部门开发利用档案所创经济效益有了测算的依据。

三、档案信息资源开发创效的几点思考

（一）信息开发利用反馈与档案信息资源开发创效

对于开发利用效益评价牵涉到档案信息的形成、贮藏、信息价值开发方式，利用各受益情况等各个方面，还牵涉到当前效益和长远效益、直接效益与间接效益、社会效益与经济效益等。建立合理的档案信息开发利用反馈机制是档案信息资源开发创效的基础。

（二）网络技术与档案信息资源开发创效

随着信息技术、网络技术的日益普及和大量电子文件的涌现，档案信息的开发利用必然发生根本性的变革。逐步向网络化方向发展，实现档案信息资源共享和网上查询服务，如以档案编研成果来充实档案网站，丰富档案网站的内容，使馆藏档案成为档案网站独特的信息源；利用档案网站公布档案编研成果，也是档案管理部门公布档案信息的一种最经济、最快捷的方式。这不仅为档案信息资源利用开辟了一个新界面，同时也对档案信息资源开发提出了更高的要求。档案信息资源开发创效应由静态思维向动态思维转变。

（三）开发合作与档案信息资源开发创效

实施档案信息资源合作战略，是提升档案信息资源的价值，降低开发成本、分担风险，促进档案信息资源开发与利用信息的有效途径。一方面通过档案部门自身资源的整合，可以打破条块分割，集中优势力量，取长补短，共同攻关，避免重复；另一方面，通过与社会相关部门、专家的合作，整合资源，实现优势互补，创造价值，互相推动，提高信息资源共享。

参考文献：

[1]庞卫青.浅析档案信息资源的开发[J].档案学研究，2013（S1）.

[2]罗宁.档案信息资源开发利用工作浅析[J].黑龙江档案，2010（02）.