从硬件角度谈高师院校图书馆资产管理

王继征

[摘 要]硬件管理不仅对高师院校图书馆的管理起着重要的支撑作用，还对于图书馆提高资产的使用价值、降低资产的损失和提高高师院校图书馆合理配置资源方面都起着重要的支持作用。

[关键词]高师院校；图书馆；固定资产；全面管理

硬件管理是指对固定资产从投入到退出使用的全程进行全方位管理，并组织全员参与的一种管理理念；也是图书馆非常重要的一项管理活动。是一项包括对固定资产的投资预算、购建与验收、以及使用过程和清理过程等多个环节都予以关注和重视的管理活动。

一、在硬件投资上要做好规划

图书馆固定资产全面管理的理念落实到固定资产的预算环节主要做好大、中型投资项目的可行性研究与分析评估工作；依据现有固定资产的使用状况和需求做好固定资产的增加、折旧、处置等预算以及在建工程的预算与资金筹集计划。

图书馆的固定资产投资一般可分为日常的更新、替换类投资和大型的新建、改建、扩建类项目投资。无论是以上哪类固定资产投资都会纳入学校的年度预算。尤其是大型的新建、改建、扩建类项目投资的预算。日常更新、替换类投资比如电脑、空调、办公家具、试验仪器等等可以通过人员的增减情况和现有设备的使用情况等编制出年度购置预算，对于购置这类固定资产所需的流动资金，往往通过学校的自有资金就可以解决，不需要从另外的渠道进行筹资。大型的新建、改建、扩建类项目投资是结合学校图书馆发展战略作出的重要决策行为，所以在列入学校的年度预算前就应当已经进行过可行性研究与评估分析。

这些研究与分析的程序应当在高师院校准备进行投资前完成。进入投资阶段后学校就要进行工程项目的设计，可以请相关的设计专家或团队提供3-5种设计方案，并组织学校内部或外部的资产、财务、审计和检察等部门的专家共同分析和评估选取最优的一种设计方案来实施建设。

二、加强硬件建设的管理

高师院校图书馆固定资产全面管理的理念落实到固定资产的购建与验收环节主要是设计合理的购建流程和制度，让使用部门、管理部门、购建部门、和财务部门等相关部门都能各司其责做好固定资产的购建与验收。

固定资产的购建与验收，必须严格按照学校制定的固定资产管理办法和符合内部控制制度的审核、审批流程来进行。比如，在管理办法中规定图书馆所购置的固定资产，属于购买日常的更新、替换类设备：由各使用部门根据年初预算提出年度请购申请，由资产部门全面考察和论证年度申请中列支的待采购设备性能等技术指标的合理性；再按固定资产购置金额的大小依据审核、审批权限批准后；列入固定资产购置计划；最后资产部门对已批准购置计划的设备分类、分项进行询价和性能比较，采取统一招（投）标。

购进后由使用部门、资产部门共同参与验收。验收后将验收单、交付财务部门进行总账核算和固定资产明细账的核算，使用部门和设备管理部门分别保存验收单和卡片利于盘点、核对。这样从流程和制度上对于日常更新、替换类设备就把握好了购建与验收环节的管理。属于大型的新建、改建、扩建等固定资产建设项目，即使有详尽的可行性研究分析报告，在项目的具体建设中，要经上级主管部门和政府部门批准；财务部门列入固定资产（自行建造类）计划统一筹措和调配资金；基建部门负责项目购建过程中的工程施工管理；审计部门负责工程的验收审计。

三、完善硬件使用规范

高师院校图书馆固定资产全面管理的理念落实到固定资产的使用环节主要是在固定资产管理办法中明确固定资产使用环节的主要责任人，并设计出一系列关于固定资产在使用过程中的操作规程、维修、保养、和固定资产出租、出借、抵押、质押、投保等方面的细则以及奖惩指标。首先，要制定图书馆固定资产使用人和使用部门的责任考核办法。办法中要重点明确固定资产使用人的相关责任，并要设计出有关固定资产使用效益的比率分析指标，制定出固定资产闲置率等相关考核指标，促进使用人和使用部门加强固定资产的管理，按期考核奖惩，且与使用人和使用部门的经济利益挂钩。然后，要制定学校固定资产的维修、保养等细则。明确固定资产的保养计划、维修计划，保养和维修的程序，相关保养、维修的记录，保养、维修前后的性能测试等。最后，要制定出固定资产的使用操作规程，并对设备使用人员进行培训。操作规程中一般应按照该项固定资产的使用操作说明，同时结合固定资产使用安全规章等，制定出详细的分步骤的操作规程。

四、重视硬件管理

高师院校图书馆固定资产全面管理的理念落实到固定资产的盘点与清理环节主要是每年进行一次全面盘点，不定期地对于单台价值高的设备进行抽盘，同时重视做好盘点表和盘点总结工作；固定资产的清理方面包括做好固定资产的报废和处置两方面的工作。

固定资产的盘点在固定资产的全面管理中起着很重要的作用，通过盘点可以发现固定资产是否账实相符，是否有专人负责，是否闲置等，最终落实到固定资产使用人和使用部门以及管理部门应承担的具体责任。固定资产的清理包括固定资产的报废和处置。对于达到报废年限的固定资产确实没有使用价值的要进行实物回收，对于闲置的或没有达到报废年限又不能再使用的固定资产不仅要回收实物还应当进行实物鉴别。符合学校固定资产管理办法和经过审批流程报废的固定资产应当遵循资产部门采取统一处置、集体处置的原则，符合固定资产的内控制度要求来做好处置、报废等相关工作，由审计、纪检等部门进行监督；在财务会计核算上核销资产的总账和明细账。

参考文献：

[1]王金玲 浅析我国高校固定资产管理的问题及对策[J] 《中国市场》2013（21）

基金项目： 湖南第一师范学院院级课题编号XYS12S42