办公软件Excel的应用技巧

□ 李玉梓

一、引言

Excel作为Office办公软件之一，是各行各业办公中使用率最高的数据处理软件。由于其具有强大的数据管理功能、大量的内部集成函数功能、完美的图表制作功能和可嵌入的VBA编程功能，使不同层次的办公人员都能够快速接受并使用Excel。办公人员根据自己的认知层次和业务需求，对Excel在办公中的应用很快有了自己的心得和体会。作为高校办公人员，Excel的应用必不可少，要在长期的工作中积累一些关于Excel快速办公的应用技巧。

二、Excel办公功能的分类与说明

在办公过程中，按照办公过程，将对如下功能进行逐一介绍。一是多个工作簿同时保存与同时打开功能(保存工作区);二是数据的浏览(冻结窗口)、编辑(Office剪贴板)功能;三是数据录入规范性和准确性的提示与限制功能(数据有效性);四是数据筛选功能(自动筛选);五是快捷设置打印功能(分页视图和打印标题行)。

三、Excel办公过程中的功能介绍

(一)保存工作区功能。在日常办公过程中，经常会遇到将多个Excel工作薄内不同的工作表进行汇总，或者使用多个工作簿内不同的表格信息制作另一个工作表，但是在工作表没有完成情况下，下班时间到了或者临时需要整理其他工作，希望有一个功能，即记住本次打开的所有工作薄，下次接着整理未完待续的工作表，这时保存工作区功能就会用到。工作区文件的扩展名为xlw，点［文件］→［保存工作区］，在文件名文本框写一个易记的名字，选择一个易记的保存路径，下次接着完成工作表任务时，只要打开这个工作区文件，所涉及的所有文件都被打开，并且按保存时方式排列窗口。这样就省去接着完成任务时挨个寻找相关工作薄的时间。

(二)数据的浏览、编辑功能。

1.冻结窗口功能。在进行Excel表格浏览的过程中，经常会遇到由于数据行列信息较多，导致标题行或标题列信息看不见。为了查看标题行列信息每次翻来覆去拖曳滚动条，导致工作效率下降。解决的办法就是使用冻结窗口功能。具体操作是选中某一单元格(这个单元格上方为标题行信息，左侧为标题列信息)，然后点击［窗口］→［冻结窗口］，此时再进行拖曳滚动条操作时，就会永远显示标题行和标题列的信息。

2.Office剪贴板功能。在Excel工作表进行复制粘贴的时候，经常会遇到由于进行了表格其他操作，导致复制的信息消失而使粘贴功能失效，只能再一次重复复制粘贴操作。为了防止这种工作的重复性，可以打开［Office剪贴板］，利用它进行复制粘贴工作，节省由于复制信息丢失而导致的重复工作。

(三)数据有效性功能。在通知各教研室或各系内分管人员进行表格输入的时候，往往由于个人的操作习惯不同使输入的信息变化多端。在汇总操作的时候总是要进行不同程度的修改，因此有必要使各分管人员的输入规则保持一致。此时就需要用到数据有效性功能。

1.批注功能。只要在“输入信息”选项页内输入相关信息，则在设定区域的任意单元格内均会显示相关的提示信息。

2.规范数据输入功能。如果某一区域单元格内输入的信息存在一定的规律，则均可在数据有效性内设置，甚至强制输入者输入备选的几个内容之一。

图1 数据有效性设置后效果

图1的操作步骤是先选中职称这一列，然后点击［数据］菜单，再点击［有效性］，出现如下对话框，在“允许”下拉框内选中“序列”，然后在“来源”内输入相应的职称名字，注意职称名字之间一定要用英文半角逗号隔开。如图2所示。

图2 数据有效性设置

然后点击“输入信息”选项页，按图示输入相关内容，点击确定后，当选中职称一列内的任意单元格均会出现图3的效果。

图3 数据有效性输入信息的录入

(四)自动筛选功能。在办公过程中，经常会遇到数据的筛选问题，特别是存在3个以上筛选条件时，自动筛选功能就会显出其功效。具体操作为先选中数据区域内任意单元格(或者直接选中数据区域的标题行)，点击菜单中的［数据］→［筛选］，选中［自动筛选］，这时标题行会出现下拉按钮，每个下拉按钮会对应着下拉框，下拉框内是该筛选列的所有筛选条件。进行过筛选操作的列，下拉按钮的黑色三角就会变为蓝色三角。如图4所示。

图4 自动筛选效果

图5 自定义筛选

需要指出的是，在每一个下拉框中有一个“自定义”筛选条件，此筛选条件可以使用“*”和“?”通配符进行模糊筛选。使用“*”时，代表任意长度任意字符的匹配，“?”代表任意一个字符的模糊匹配。其操作框如下，当前筛选条件为筛选出前两个字是“专业”，后面是任意字符的课程类别。

筛选完毕后，如果需要将筛选结果复制到另一个工作表内或者此工作表的其他区域，直接选中筛选结果，进行复制粘贴操作即可。

(五)快捷设置打印功能。

1.打印标题行功能。在打印表格过程中，如果表格行数在一页之内打印不完，会在另一张纸上接着打印，但相应的标题行信息缺失，领导在进行文件审核时总会不停前后翻阅，因此需要相关功能在设置后每页都打印相关的标题行。这一功能在Excel中［页面设置］→［工作表］选项页内，如图6所示。

图6 工作表打印选项

如果需要每次打印顶端标题行，可以点击［顶端标题行(R)］后的 ，选择相应的行即可，当然也可以手动输入，格式为“$起始行号:$终止行号”，行号一定为英文半角数字。

2.分页视图功能。在打印工作表时，经常会遇到由于打印列数过多或打印内容过多，使打印区不能在一页纸上打印出来，于是采用各种办法调整纸张页边距、列宽、字号等，浪费很多时间。解决办法就是点击［视图］→［分页视图］，这时会看到工作表内多出了横纵蓝线分割的区域，并在分割区域内的中间位置有浅灰色的“第几页”字样，把光标移到相应蓝线位置，待光标变为“ ”样式进行拖曳，就可以完成打印页面的缩放功能。

四、结语

对Excel多文件的打开与保存，浏览与编辑、数据的规范输入、数据筛选以及打印设置的介绍涵盖了Excel办公的整个过程，属于熟练办公过程中的技巧性操作。当然，Excel的功能远不止上述内容，但掌握这几种比较实用的操作技巧，会在办公过程中节省很多时间，提高工作效率。因此对于刚刚接触Excel的办公人员，掌握这几种方法是十分必要的。

［1］刘平.Excel在办公中的高级应用初探［J］.电脑知识与技术，2010

［2］徐东雨，李静.利用Excel进行医学统计多元回归分析［J］.医学信息，2005

［3］李爱荣，王平，武富礼，王立龙.Excel在高效处理地质数据中的运用［J］.江汉石油职工大学学报，2012