浅谈物资采购和存货审计重点及如何提高效率

田贞

摘 要：本文通过总结物资采购和存货管理的风险点，浅谈对如何将风险导向审计在该领域运用，以提高审计效率。

关键词：审计；风险；效率

物资采购和存货管理在企业经营管理中占有举足轻重的地位，是整个单位资金运动的一个重要组成部分，笔者审计的单位中每年采购材料、设备等金额少则几千万，多则上亿元，材料消耗占成本支出比重大。如果采购和存货保管环节得不到有效控制和监督，一方面会造成资金浪费，企业成本居高不下，另一方面采购材料质量不达标、存货保管不善也会影响企业安全生产，造成更大的损失。同时采购环节是一个容易滋生贪腐的环节，对采购人员来说收取好处费、吃回扣的问题屡禁不止，对单位来说“小金库”以及帐外物资等舞弊行为时有发生。因此物资采购和管理是企业管理的重点，也是管理控制的难点。

内部审计本着促进加强企业管理，提高经济效益，预防腐败积极发挥审计作用的目的，近几年审计部门在物资采购和存货管理上下了功夫、花了精力，在促进企业有效降低采购和存货成本，提高管理水平，防范舞弊行为发生上发挥了积极作用，但是随着企业的发展，审计涉及的层面越来越广泛，审计工作量和审计资源的矛盾逐渐突出，以往对物资采购和存货管理全覆盖的审计模式极大的限制了审计在其他方面作用的发挥。因此，在近期的审计实践中逐步尝试摸索提高效率方法。

物资采购和存货管理方面的风险点就是审计的重点，该环节的风险点主要在以下几方面。

1.采购计划制定不准确、不合理，审批环节缺位。容易造成采购和库存过量或短缺，影响公司正常生产经营。采购量偏低时会造成物资短缺影响生产，采购量偏大时会造成库存增高，资金占用较大。

2.内控不严密、采购方式、合同签订不规范，采购价格风险，会产生采购物资质量不达标、采购价格过高的风险，此环节亦是滋生腐败，采购人员发生吃、拿、卡、要的高发环节。产生的原因一是公开招标采购方式没有得到有效执行，责任追究机制缺失，内部控制职能没有得到有效发挥，导致招标采购方式流于形式，二是有意抬高价格，伙同供应商抬高价格，损害企业利益达到获取个人或小团体利益。三是采购人员经验能力或者工作疏忽，缺少有效监管产生漏洞。

3.存货验收、仓储、领用过程中存在风险。主要体现在仓储人员存货验收入库管理不规范（如入库检查、计量不规范，信息记录不全面导致材料与实际不符，影响企业正常运营；仓储过程中存在的风险有仓储条件不达标保管不当，未进行适当的职责分离，监管不力，存在存货丢失、损坏变质的问题，甚至出现舞弊现象造成企业利益受损。存货领导发出审核不严格，手续不完备，导致存货发错货流失。

4.随意调整存货计价方式，人为调节损益。

5.存货盘点风险：存货盘点清查不当，未能严格执行盘点程序，不能及时发现账实差异、积压货过期的存货。

6.存货处置风险：存货处置管理不当、责任不明确、审批不当，公司内部人员擅自处理溢余存货，货盗卖存货，导致因员工舞弊造成的公司财产损失。

以往对材料采购和存货的审计基本采用的是账项基础审计、内控审计结合实物流转的审计方式。即对物资采购和存货审计时，主要是通过对相关内控制度的建立情况进行了解，以账项查证入手，通过确认被审计单位会计处理和报告的正确性，抽查大部分材料从采购计划的制定、采购合同的签订，采购、入库、出库的跟踪审计来确定采购的适当性、存货管理的有效性，审计覆盖面与抽查的样本有关，审计人员往往要投入大量的精力和人力，却不一定能取得满意的结果。

通过以上对被审计单位材料采购及管理的层面风险点进行梳理后，结合审计实际经验，在材料采购及存货的审计上笔者认为引入风险导向审计是一种可以提高审计效率的有益尝试。风险导向审计是在对风险进行评估的基础上，根据风险确定审计内容，配置审计资源，有利于提高审计成效和防控风险。可以从以下两方面入手。

1.风险导向审计的前提是建立风险模型、识别风险，建立风险库是个较为系统和专业化的过程，鉴于目前风险管理成熟度不高，缺少成熟的风险评估体系，且外部经营环境复杂多变的客观环境，以及内审人员自身素质尚不具备的前提下，可以通过详细的审前调查、充分利用以往审计结果，确定影响物资采购和存货管理流程的因素，对重点风险区域进行控制测试和实质性测试。比如通过了解被审计单位常用的材料是属于通用配件还是专用配件来确定采购价格风险的高低，如果是属于专用配件可能存在供应商抬高价格的风险，如果是通用配件可能会产生采购方选择采购方时滋生腐败。加强与管理层沟通，通过业务处室收集信息，分析风险所在，比如对物资组织管理和权责分配情况的了解，大宗和通用物资应组织集中采购，而一些单位以边远地区施工、不便集中采购为由自行采购，该采购行为就是审计的重点。比如以往审计结果中认为仓库管理缺乏有效内控制度，整改制度是否健全有效以及是否执行到位就是审计的重点。

2.加强队伍建设。俗话说磨刀不误砍柴工，提高审计效率、深化风险导向审计也应着重队伍能力建设。首先应引导内部审计人员的观念从账项基础审计和制度基础审计向风险导向审计转变；其次通过加强审计人员专业知识培训，学习风险评估和内部控制框架评价等风险管理知识，提高审计人员开展风险导向审计的能力。三是从点到面，开展以单项业务风险导向审计推动全民风险导向审计，从实践中不断学习总结对风险导向审计应用的经验。四是吸收一些精通物资采购和存货风险管理的专业人员加入审计队伍，提高审计的实战能力。