社会福利档案的收集工作探究

李刚

摘 要：在社会福利的管理工作中，档案管理工作是其基础也是重要环节。收集工作是社会福利档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

关键词：社会福利；档案；收集

1 引言

社会福利，即针对特殊人群专门设定的社会救济。而社会福利档案管理是对社会福利院专门进行审核、审批等管理的服务性工作，用于对文字、图表、声像、电子数据等进行保存和记录。档案管理工作是社会福利院的重要环节，也是最基础的工作。一旦档案管理中出现问题，直接涉及到职工、院民的自身利益，因此，档案管理工作关系到特殊群体的切身利益，其地位不容忽视。

社会福利一般包括现金援助和直接服务。现金援助通过社会保险、社会救助和收入补贴等形式实现；直接服务通过兴办各类社会福利机构和设施实现。主要内容有：医疗卫生服务、文化教育服务、劳动就业服务、住宅服务、孤老残幼服务、残疾康复服务、犯罪矫治及感化服务（见矫治社会工作）、（见感化教育）、心理卫生服务、公共福利服务等。服务对象包括老年人、残疾人、妇女、儿童、青少年、军人及其家属、贫困者，以及其他需要帮助的社会成员和家庭等。服务的形式有人力、物力、财力的帮助，包括国家、集体、个人兴办的社会福利事业的收养、社区服务、家庭服务、个案服务、群体服务等。

2 社会福利档案收集工作的内容和重要性

收集工作是社会福利档案管理的起始环节，与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆（室）藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

2.1 社会福利档案收集工作的内容

档案的收集工作，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。从广义上讲，档案收集工作的内容主要包括三方面：一是对本机关需要归档档案的接收工作。机关各部门办理完毕的文是档案室档案的主要来源，建立健全机关内文件材料的归档工作制度是机关档案部门开展档案收集工作的主要途径；二是对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现行机关和撤销机关的档案，特别是接收现行机关的档案，是各级国家综合档案馆收集工作的经常性任务；三是对历史档案的接收和征集工作。历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，包括革命历史档案、民国档案和历代王朝的档案。接收、征集历史档案是档案馆丰富馆藏的重要手段。

2.2 社会福利档案收集工作的重要性

档案的收集工作是档案业务工作的基础，社会福利档案收集工作的重要性，概括起来有以下两点：

（1）社会福利档案收集工作是社会福利档案管理工作的前提和基础

社会福利档案的收集工作是社会福利档案管理工作的起点。一般情况下，档案部门管理的档案不是由档案部门自身产生和形成的，而是通过开展收集工作，档案部门将各个部门形成的具有保存价值的文件接收过来，并经过长期积累形成的。因此，从全部档案业务工作的程序来看，收集工作是第一个环节，它为社会福利档案工作提供了实际管理对象。有了档案，档案室才能开展整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作。收集工作做不好，就没有齐全完整的档案，也不会有健全的档案工作。

（2）社会福利档案收集工作的质量决定了社会福利档案管理工作的质量

收集工作的质量直接决定了档案工作的质量。通常，人们在衡量一个单位档案管理水平的高低时，首先要查看档案室收集的档案文件材料是否齐全完整。如果收集及时，档案材料完整系统、鉴选得当，就能为档案管理的各个环节奠定良好的基础，从而能够集中力量对档案进行深入研究，并广泛开展档案的利用工作。相反，如果档案收集得少，或者只收集了一些残损零乱和使用价值不大的档案材料，不仅会给整理、编目、鉴定、保管、统计等各环节工作在很大程度上造成无效劳动，而且也不能为社会各项工作提供有效服务。

3 社会福利档案收集工作的要求

3.1 归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求

保证归档文件材料的齐全完整是贯穿社会福利档案收集工作的始终的基本要求。就一个机关而言，档案的齐全完整是指归档文件材料能够全面、真实地反映本单位的面貌。具体说，归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都应保持齐全完整。对于社会福利文件材料，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一份文件等要完整成套。

3.2 归档的文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能

各个单位在日常工作中会形成和使用大量文件，其中具有查考、凭证价值、需要整理归档的文件只是一部分。为了防止出现“有文必档”的现象，社会福利部门与档案部门对收集到的文件材料必须按照鉴定原则和档案保管期限表的规定，结合本单位实际审慎地进行鉴定，准确地确定文件的存毁，使反映单位重要事件、重大活动和基本历史面貌的文件材料都能够接收到档案部门。

3.3 档案部门要加强收集工作的调查和指导

档案收集工作实际上是要解决档案形成的分散性与管理的集中性之间的矛盾。为使各部门形成的文件能够按要求移交到档案室集中保管，档案部门在收集工作中必须重视调查，掌握应归档文件的分散、流动、管理和使用等方面的信息。特别是对业务部门形成的文件，档案人员要在全面了解本单位基本职能的基础上，深入、细致地掌握各部门的主要职能活动及其形成的文件材料情况，准确划定收集的范围和收集重点，确保归档文件齐全完整。

4 社会福利档案的综合管理的意义

档案是当时当事直接使用的文件资料转化来的，并非事后不使用另行编制的，档案记录了单位当时活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果，以及管理活动的经验，它可以成为使人信服的历史证据，它是任何单位连续工作必须查考的凭据。社会福利和社会事务工作需接待大量咨询人员，此管理方法能迅速地查找到咨询人所需的资料；为同类单位提供资料借鉴也是提高服务质量的表现。如，我市各地都在兴建福利院，福利院的项目申报是大同小异，我们为后申报的单位提供借鉴先申报单位的资料。

5 结语

随着我国社会福利事业的不断发展，社会福利档案管理工作也在不断提升中。社会福利档案管理应以科学发展观的形式，不断提升管理模式，进行统一规范的管理，拓展管理领域，为我国的社会福利事业发展做出更大的贡献。

参考文献

[1]李沂滨；浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则[J]；办公室业务；2012年17期.