试论档案信息资源利用的制约因素及其对策

席楠楠

摘 要：社会的档案意识以及档案部门的社会意识淡薄，是导致全社会对档案信息资源利用需求的严重不足，进而大大制约了档案事业发展步伐的重要因素。因此，在全球经济与社会发展日益信息化的今天，档案工作者必须与时俱进，更新观念，开拓进取，创造性地、扎实有效地开展工作。只有这样，才能充分发挥档案信息资源的独特优势，才能更好地服务于大众、服务于社会、服务于祖国的现代化建设事业。

关键词：档案信息；资源利用；制约因素；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-02

改革开放30多年来，随着经济和各项社会事业的快速推进，我国的档案事业也同样得到了全面的恢复和发展。然而，由于种种原因，档案利用工作在 20世纪80 年代后期曾经出现过短暂的繁荣之后，便很快步入了淡静期。特别是进入 90 年代以后，无论是档案利用人次，还是档案查阅数量都开始呈现出明显的下滑趋势，档案馆最不济的时候，与昔日人气旺盛的景象相比，用“门可罗雀”来形容毫不为过。这种萧条冷落的状况，与社会信息化高速发展的现实形成了巨大的反差。产生这一现象的原因虽然是多方面的，但其中一个非常重要的原因无疑就是社会的档案意识、档案部门的社会意识淡薄，从而导致了全社会对档案信息资源利用需求的严重不足，进而大大制约了档案事业发展的步伐。

笔者在此仅就产生这一现象的主要原因进行简要的分析，并提出相应的对策，以期对促进档案事业的健康发展有所裨益。

一、制约档案信息资源利用的主要因素

首先，是历史原因影响利用需求。回顾档案事业发展的历史，我们可以清楚地认识到，档案从产生伊始就被蒙上了神秘的色彩——专供统治者个人享用，档案的利用受到极其严格的封锁与控制。尤其是我国封建社会经历了一个漫长的发展阶段，使档案与档案机构深深地打上了封建社会的封闭性、私人占有性的烙印。在人们的心目中，利用档案是一种特权，而不是一种权利。新中国成立后，档案开发利用工作曾一度有所加强，但是，“文革”期间档案利用工作的扭曲，又使档案被重新蒙上浓厚的政治色彩，人们对档案、档案机构望而却步。直到十一届三中全会以后，随着改革开放以及经济和各项社会事业的发展，社会各界才出现了较大规模的利用档案的现象。因此，可以说是历史的原因，使人们对档案及其利用产生了种种偏见，给档案的需求造成一定的障碍。随着社会的发展、档案信息开放政策的不断完善、档案宣传工作的日益加强，社会各界对档案和档案机构的作用也有了一定的认识，但是，从整体上说，这种障碍还没有完全消除，人们对档案信息的需求仍然没有达到一个理想的程度。

其次，是信息素质影响利用需求。长期以来，我国教育事业相对落后，从而造成了人口的文化素质，尤其是信息素质普遍偏低，特别是在我国以往的教育中，缺乏信息素质教育。信息素质教育所包含的内容是多方面的，其中信息意识教育尤为重要，它包括信息主体意识、信息更新意识、信息获取意识、信息传播意识、信息保密意识、信息守法意识等等。而这些又直接影响着人们强烈信息意识的产生和获取信息的能力。据有关媒体报道：美国四年级的小学生，为了完成老师布置的作业，会想到去图书馆借书，从中挑选收集信息，最终完成自己的作业。同样，美国每年大约有 100 万利用者去档案馆查找档案，获取信息。在法国、澳大利亚、加拿大、英国、新加坡等许多发达国家，通过档案馆向中小学生介绍档案，让他们从中了解自己国家的发展历史，早已作为国家教育计划的一个重要组成部分。因此，信息意识从小就深深植根在他们幼小的心灵中，同时教会他们从哪里、怎样才能获得自己所需要的信息。相比之下，我们的一些大学生在写作业、做论文时，不知如何搜集资料的事例却屡见不鲜，更何谈在整体教育水平较低的情况下，人们会产生敏锐的信息意识、大量的信息需求和很强的信息能力。因而，在大多数人还不解档案信息为何物的情况下，谈开发利用档案信息资源、提供信息服务，就显得有些空洞乏力。

另外，就是档案部门社会意识影响利用需求。我国传统的档案管理模式，是以档案的保管为目的，忽视了将档案作为重要的信息资源而开发和利用。其主要表现为：注重档案的保存，追求馆藏的数量和规模，而对档案信息在多大程度上满足社会各界的需求，以及是否得到充分利用等方面的研究还远远不够。再加上服务方式的被动性和单一性，以及缺乏活力，服务效率不高，利用不方便等等，使杜会公众缺乏对档案信息的重视和依赖。

二、扭转档案信息资源利用被动局面应采取的对策

近几年来，经过档案界同仁的不懈努力，档案馆在转变思想现念、开发档案信息资源方面做了不少工作，并取得了一定的成效。但就整个档案部门而言，尚没有从根本上树立面向社会提供全方位高效优质服务的思想。陈旧的观念、计划经济体制下的机制与工作方法，至今仍然束搏和困扰着档案部门的各项工作。因此，档案部门对自身的社会意识也有待进一步的提高。面对档案信息市场存在的缺陷和市场需求不足客观现实，作为档案工作者有责任引导、激发全社会的档案意识，扩大社会的需求，增强社会对档案的依赖度，努力营造一个让社会了解档案、重视档案、利用档案、支持档案事业发展的良好氛围。为此，应采取以下措施来改善档案信息利用方面的被动局面：

第一、加强宣传，重塑形象。现代社会中，一个企业要提高知名度，需要借助于强大的广告宣传攻势，将其优质的产品、周到的服务、良好的信誉等推向市场，只有这样，才能使其产品在市场上占有一定份额。同样，档案工作要提高知名度，也需要借助大众传媒，树立良好的公众形象，将其丰富的馆藏资源、便利而周到的服务、良好的信息环境，向社会展示。其目的是为了使社会了解、认识档案、档案馆和档案工作，从而在社会上树立档案馆和档案工作的良好形象。这是创造需求必不可少的重要条件。这种宣传活动不应该是短期行为，而要经过精心策划，形成系列，制定近期和远期规划，不仅为今天，也要为将来的档案工作打下坚实的基础。要投入专门的人力和物力，密切注视档案需求的变化趋势，针对市场经济的多层次性、多变化性，及时捕捉来自各方面的信息，适时地面向社会开展宣传活动，引起社会的广泛关注，争取更多的利用者。

第二、强化服务职能，树立利用者第一的观念。创造需求的过程是一个主动服务的过程。强化服务职能，就是要强化全员的服务意识，开展形式多样的信息服务。其中强化全员的服务意识尤为重要。这里所要强调的不仅仅只是档案利用部门或信息服务部门的成员需要强化服务意识，而是档案部门的全体成员都要树立服务意识，积极探索激发、引导、促进档案利用者需求实现的有效途径。在档案管理机构内部引进激励机制，激励全体档案工作者以饱满的热情投入到服务工作之中，自觉而努力地提高服务效率和利用者的满意度。通过形式多样的信息服务，架起档案部门与社会各界联系的桥梁，使档案部门在社会生活中占有应有的地位。

树立利用者第一的观念，即从利用者的角度来分析、理解、满足其对档案信息服务的要求。它需要主动地深入社会，了解利用者的信息需求及其变化规律，有针对性地开发档案部门所控制和管理的档案信息资源，形成能够反映和满足利用者需求的各种信息产品，为社会提供丰富、准确、便利、快捷的信息服务。要从利用者的实际出发，在程序上尽量简化手续，建立迅捷有效的检索系统，以缩短利用者的查找时间。在服务时间上，尽可能的根据利用者的需要增加或延长服务时间。还可以印发一些档案信息服务指南方面的小册子，介绍有关信息的基本知识、服务时间、服务项目、在档案馆中的方位等，将它们放置在一些公共场所，以便利用者了解档案，从而产生利用需求。

第三、丰富优化馆藏，再现社会记忆。创造需求要有丰富优质的馆藏资源作为依托。因此建立完整、科学、实用的馆藏体系与结构，是创造需求的物质保证。在实际工作中，要正确处理好丰富与精炼的关系，树立精品意识，提高鉴别档案价值的能力。加大珍品档案、特色档案的收藏力度，以此突显档案的独特价值，发挥档案馆再现社会记忆的功能，体现档案馆的不可替代作用。

第四、依靠科学技术，实现利用需求。创造需求一定要与科学进步相联系，依靠现代科学技术开拓新的服务方式，吸引、方便利用者实现其利用需求。科学技术的迅速发展，大大促进了经济和社会的发展，也为档案工作的发展注入了新的生机和活力，档案部门可以提供更为优质、多样的信息服务，人们也可以较以往更为便利的接近、利用档案信息。特别是计算机多媒体技术的应用，以图、文、声、像并茂的生动形式介绍档案馆的馆藏、利用方式，以及存储和自动检索多种载体的档案信息，从而使人们能以更加自然、直观和更易于接受的方式来索取和利用各种档案信息资源。与此同时，网络技术的应用，做到了跨越时空远距离传输电子化的档案信息，真正实现了资源共享。因此，档案工作要获得进一步的发展，必须紧紧依靠现代科学技术。

总而言之，在全球经济与社会发展日益信息化的今天，档案工作者必须与时俱进，更新观念，开拓进取，创造性地、扎实有效地开展工作。只有这样，才能充分发挥档案信息资源的独特优势，才能更好地服务于大众、服务于社会、服务于祖国的现代化建设事业。