浅谈档案信息化建设

张霞

摘 要：在计算机网络迅猛发展的今天，档案建设也遇到了重大改革——档案信息化建设。如何利用计算机网络管理、阅览档案、发挥档案的价值，达到共享，已成为我们当代档案人员面临的重要课题，需要我们从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。

关键词：档案管理；信息化建设；人员素质；建设策略；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-02

一、档案信息化建设的内涵及重要性

（一）档案信息化的定义。所谓的档案信息化是指在国家档案行政管理部门的规划和组织下，在档案管理的活动中应用现代化的信息技术，对各类档案的信息资源进行处置、管理以及提供相应的服务。也就是说，档案的信息化要以计算机技术、网络技术以及信息技术为手段，并以现代化的管理学为理念，以全力服务于社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识的新型工作模式，档案信息化的核心和目标是发展档案业务，同时提高档案工作的现代化管理水平。

（二）档案信息化建设的过程。档案信息化建设一般包括基础设施的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设、应用系统的建设以及人才队伍建设等几个方面。档案信息化建设则要随着信息技术水平的提高和变化来拟定档案信息化建设的阶段性目标，档案信息化建设的推动力量就是信息技术在档案管理工作中的广泛运用。档案信息化建设可以提高档案工作的现代化水平并确立网络环境中档案管理与服务的阶段性目标。档案信息化建设的目标是要最大限度延长档案信息的保存时间，以满足社会各界人士的需求，从而地为档案信息的社会化而服务。

（三）档案信息化建设的重要性。现代化的档案管理要求建立档案信息管理系统，我们认为要建立这个系统应该从档案管理信息化的三个基本面入手：档案信息管理标准化、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，以下将分别说明。

1、档案信息管理标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。它主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面内容。

2、档案信息存储数字化主要包括三方面内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。

3、档案信息利用网络化。计算机网络技术的产生，使档案信息能超越时间、空间、机构等因素。建立档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务；从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。

二、现阶段档案信息化建设过程中存在的问题

（一）急需档案信息化建设的标准和规范。很多档案部门在建设档案信息化的过程中往往只重视采用先进的通信设备和购置高档计算机系统，却忽视了档案信息资源标准规范化的建设，造成巨额资金建成的档案信息系统却无法提供有效的服务，例如计算机软件的开发缺乏整体的规划性，软件在实用性方面存在着不足之处，以及所购买的计算机和有关设备型号各异，设备的档次参差不齐，并没有形成标准的硬件环境等。

（二）档案信息的数据保护措施不够完善。很多档案部门虽然购置了信息化管理的硬件设备，但是软件的应用水平和利用率不高，局限于简单的查询和利用，并没有真正发挥网络的作用。随着我国数据安全的保障系统在不断的升级，要对各种档案信息进行复杂的密码和防火墙的设置，不提提供档案信息长远而全面的保护，从而无法保障各类档案数据的安全。从数据库系统本身而言，在飞速变化的信息环境下，改进数据库保护方案也要与时俱进，否则如果技术的改进跟不上步伐，也会导致计算机存储的信息被盗用，这也是保护力度不够的风险所在。

三、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。具体而言，档案工作人员应该做到 ：

（一）能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

（二）能捕捉档案信息。档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

（三）能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。

（四）能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。

四、档案的信息化建设的具体措施

（一）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

（二）提高档案管理人员的业务素质和思想素质。档案管理人员的业务素质是关系到档案工作数字化建设关键性因素。档案信息化建设要求档案管理人员掌握档案学的基础理论和档案管理知识，同时也要掌握一些计算机技术、网络技术以及计算机的操作技能，能有效的捕捉档案管理的信息，同时也能鉴定有效的档案信息。此外，档案管理人员还要还要树立起爱岗敬业的奉献精神和严谨细致的工作作风。

（三）从提高现代化管理手段，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

总之，档案信息化建设，要加强领导、提高认识，认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才；要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为政府电子政务建设中的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平、工作效率，提升服务质量；加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的管理水平迈上一个新台阶。