浅析医院人事档案的信息化管理

姜洁

摘 要：在现代社会中，随着高科技现代化的发展，各种管理工作的信息化逐步受到人们的青睐。医院人事档案作为医院人事资料库，是医院检核医护人员信息，考察医护人员工作状态和工作能力的重要依据，也是医院加强人事管理、改善人事管理制度的重要资料依据。实现医院人事档案信息化管理是跟随现代化经济和科技发展国情的必然趋势，是我国人事改革制度和医院医疗改革制度的必然要求，更是广大现代社会民众对医院服务的必然期许。

关键词：医院；认识档案；信息化；管理；

中图分类号：D035.2 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

医院人事档案是医院档案的重要组成部分，它真实地反映着医院每一位卫生专业技术人员的学习经历、工作经历、政治思想、业务能力、社会关系、进修培训、科研水平、医德行为、学术成果、工资状况、奖励处罚等方面的情况，是个人经历、工作实际的真实记载，为医院选拔人才、评估人才、使用人才、考核人才提供着重要的依据。它是开发人力资源的资源库，是个人发展、医院招聘、提拔、实现人才优化配置的基本依据。

一、医院人事档案管理的现状

目前医院人事档案管理偏重静态性资料描述、注重历史性和过去时的记录、传统档案管理方式的弊端在电子科技日趋发达的今天，变得难以适应现代化的办公快速、便捷的要求：① 查询效率低，人事档案中有相当材料如各级表彰、外出进修等档案多保管在各职能部门，归档或查询时，工作量大，劳动强度大。档案员要经常往返于各职能部门和库房之间，有的人事档案材料上百页，为了防止丢失，查阅前后都要核对页码、内容。②归档困难。由于资料的变动（增加或更新），如年度考核、医德医风考核、学历变更等以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将上千卷档案重新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。③档案安全性难以保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。④ 管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。

二、医院人事档案信息化管理工作开展的意义

（一）有利于提高档案管理工作人员工作效率。人事档案信息化促使信息管理有传统手工操作、翻阅和查找向自动化、智能化和网络化转变，能够帮助工作人员快速搜索信息、查阅信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了传统手工速度慢、正确率低、归置繁琐等特征。效能最为显著的性能之一—资源共享极大方便了不同部门之间的资源传递，节省了大量的时间、物力和财力。为工作人员提升本身技术素质和服务素质提供了可能性。

（二）有利于保护人事纸质档案。人事纸质原发档案的作用是不言而喻的。它的客观性和难更改性特征赋予了它必须存在特性。人事档案信息化管理可在计算机批下专栏专门放置医护人员原发资料。在需要查阅原发资料时首先查阅计算机记录原发资料，在出现疑问和不确定的情况下再翻阅纸质原发档案资料，降低纸质档案翻阅次数，可在一定程度上保护原发纸质档案。

（三）有利于完善档案管理建设。档案管理建设主要包括人力建设、制度建设、设施建设三方面内容。人事档案信息化大量引进计算机设施，在一定程度上跟进了社会设施发展程度；对于人力建设，又分为人力资源分配建设和人力综合素质建设两方面内容，信息化档案管理可有效降低人力资源浪费，提升人力资源效率，为工作人员提升综合素质提供了时间保证，而随着工作人员综合素质的提高，对于人力资源的划分则又提供了技术保障；制度建设分为奖惩制度、工作流程制度、行为规范制度三种。随着工作人员工作内容的具体划分，奖惩制度的界限相对于传统工作模式要好划分很多，奖惩守则也要详细很多，根据不同的工作任务和工作难易程度划分奖惩等级，简单明了、争议度降低，还能增加工作人员的积极性。行为规范制度是对工作人员的日常工作行为提供行为标准，防治工作人员工作效率低、工作任务不明现象发生。

（四）有利于增加管理人员工作积极性。档案管理信息化在提升工作人员综合素质，降低人员浪费的同时，还可有效增加管理人员工作积极性。原因在于信息化管理扩大了信息搜索实现内涵，实现了信息分析强化，确保了人尽其才，人尽其用。可以说是提升了工作人员工作效率，降低了工作人员劳动强度，增加了工作人员的技术竞争力，加强了工作本身的挑战度和诱惑力，从而增加了管理人员和工作人员的工作积极性。

（五）有利于医院人才的管理和利用。当前医院人才的流动量大，通过医院人事档案信息化管理，大大的提高人力资源部对人才情况的及时掌握，有利于对人才的及时评价、利用，从而调动人才工作积极性，推动医院业务技术的快速发展。

三、人事档案信息化的实施

（一）建立医院内部网的登录查询模块。数据库建立后，资料仍是封闭的，利用医院内部网，建立登录模块即可有效查询，并逐渐实现从HTML或Excel的结论信息化向过程网页信息化转型，为保证信息的规范、安全，还要制定科学的用户权限管理制度，定期维护应用程序。

（二）建立详实的数据库。人事档案信息化建设最重要的部分在于建立详实可信的数据库，其中包含了员工的一切信息。档案原件的扫描为数据的真实性提供了保证，电子档案的建立则为档案信息的简便、高效查询提供了途径，同时也规范、统一了个人信息的页面格式和采集哪些档案信息。

（三）加强档案管理者的信息安全意识。网络安全是档案信息化的管理重点，随着计算机技术的快速发展，新型计算机病毒、用户名及密码破解器等黑客技术层出不穷，档案管理人员需要时时防范，定时杀毒、备份重要数据，出现问题可及时恢复数据，使信息系统稳定运行。

（四）硬件保障。要加强基础设施建设，按时维护、升级硬件设备，减少硬件故障带来的损失，确保资料的安全。

参考文献：

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