浅谈人事档案统计分析

赵金卓?熊珊珊

摘 要：档案统计工作是档案事业中一项重要的业务，档案事业的改革发展、开拓创新都离不开基础统计数据。运用档案统计可以从不同层面的样本来分析、研究人事档案管理理论，把档案统计数字同档案工作实际有机地结合起来，从各个方面有效地拓宽人事档案管理的整体水平。

关键词：浅谈；人事档案；统计分析

本文为2013年度湖北省教育厅人文社科研究项目“论高校人事档案的统计工作”（项目编号：13y062）成果之一。

人事档案统计工作是人事档案目标管理的基础性工作，是人事档案事业中一项重要的业务，档案事业的改革发展、开拓创新都离不开基础统计数据。运用档案统计可以从不同层面的样本来分析、研究人事档案目标管理理论，把档案统计数字同档案工作实际有机地结合起来，有利于分析判断人事档案统计数字的准确程度，有利于研究改进人事档案管理目标中的收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递，有利于完善人事档案统计分析手段，提高人事档案目标管理的整体水平。

1 人事档案统计工作是档案管理工作拓宽服务的新手段

统计分析是在统计调查和整理的基础上，根据统计研究的目的，综合运用有关的统计指标和方法，将数字资料与具体情况结合起来，对所研究的医疗卫生现象分析研究，从而掌握其发展规律[1]。运用档案统计分析方法，对人事档案管理工作目标中的收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递进行分析研究，可以为有关部门制定人事档案事业发展规划提供参考依据，进一步认识和掌握档案工作的基础规律。通过统计数据分析掌握档案工作目标管理信息，也可以更好地开发档案信息资源，拓宽人事档案管理手段，从不同角度提升服务。

2 利用人事档案统计工作，突出档案资料收集重点，提高人事档案管理工作效率

建立资料的收集方案，明确调查目的和指标，是人事档案工作的基础，其工作质量的好坏，不仅直接影响到人事档案工作的其他环节，而且对全面和准确地选人、用人起着重要的作用。档案人员在收集、归档、编目等一系列工作中，要经常利用统计指标来判断各阶段各类别资料是否齐全，做到通观全局，心中有数，从而保证档案的书写合格率、归档

率、完整率[2]。在实际工作中按照资料的来源，将人事档案分为两类：一类是经常性资料，

另一类是一时性资料。经常性资料包括：人员调入、调出，考察、考核，任免，人员填写的履历表等材料（干部人事调配科负责，简称1组）；自传材料，加入党、团的材料，政治历史有关材料，党员登记表，奖励材料，违纪材料（组织、统战科负责，简称2组）；学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料，干部的创造发明、科研成果，继续教育学历认定，（人才、培训科负责，简称3组）；人事工资待遇，津、补贴呈报审批表，职工辞、退、离呈报审批表（工资科负责，简称4组）；一时性资料包括：实行《公务员制度》中形成的招、考、录等方面的材料；党代会、人大会政协等会代表登记表；奖惩材料；出国、出境人员登记表等。现以2012年人事档案经常性资料的收集为实例进行统计分析，掌握人事归档材料在单位时间段中的收集重点：

表1 经常性档案资料收集时间统计表 单位：份

分析：通过（表1）“经常性档案资料收集时间统计表”可以观察到： 2010 年度人事调配科（简称1组）人员调入、调出，考察、考核，任免，人员填写的履历表等，1月-3月材料收集数量为1135份，高于其他科室，第一季度为收集重点；工资科（简称4组）人事工资待遇，津、补贴呈报审批表，职工辞、退、离呈报审批表4月-6月材料收集数量为为1183份，高于其他科室，第二季度为收集重点；人才、培训科（简称3组）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料，干部的创造发明、科研成果、继续教育学历认定，7月-9月材料收集数量为173份，高于其他科室，第三季度为收集重点；组织统战科（简称2组）自传材料，加入党、团的材料，政治历史有关材料，党员登记表，奖励材料，违纪材料；材料形成均衡，第三季度略高于其他季度，收集方法平稳。

由此可见，将原始材料数据加以统计分析，从不同的侧面、不同的时间和不同的类别反映其不同的内容，使枯燥的数字更直观醒目了。

3 加强人事档案统计工作，提高人事档案信息资源的开发和利用

人事档案信息资源的开发和利用是档案工作者的职责。长期以来，人事档案的收集、整理、立卷、归档的程序完成后，便进入了静态的管理阶段，档案资料的开发和利用是档案信息资源管理的目标和归宿。档案信息资源管理的目标是最大限度地提供社会实践，在当前和今后一个时期，信息资源建设将是我国信息化工作的一个重点。信息是一种战略性资源，是现代社会生产力中最新、最活跃、最具有生命力的组成部分，如何将运行机制中的人事档案统计分析信息加以科学的开发与利用，是信息化时代赋予我们必须加以研究的迫切命题。一方面从档案管理的基础数据库入手，汇集档案目录资料，并使汇集的数据库应以查阅、了解、使用情况作为汇集重点，建立目录内容，如：姓名、出生年月、职称、从事专业、所在科室等方面，利用数据库将人事档案建立专任教师、中层人事和一般人事合为一体的目录检索，使查阅档案更加方面、快捷；另一方面将数据信息作专题分析，在基础数据的基础上，按一定目的和要求对档案信息分类，并根据其特征进行分析，以便相关部门有侧重点地掌握所需要的某一专题情况。下面将人事档案两组（本科及以上、专科及以下）学历利用情况作专题分析：

表2 两组学历人事档案利用率的比较 单位：卷

以上资料利用数理统计方法中的X2进行论证：

括号内为相应的理论数[计算过程略]分别为：576.78 、 139.22 、 90.22 、21.78

（1）、建立检验假设和确定检验水准：

H0：两组学历人事档案利用率相同。

H1：两组学历人事档案利用率不相同。

（2）、计算X2：（计算过程略）

故：X2 =19.77

（3）、确定P值：先确定自由度（n），然后根据自由度（n）查X2界值表，确定P值。四格表资料自由度（n）等于1，

查X20.05（1）=3.84、 X20.01（1）=6.63

因为：X2≥X20.01（1） 所以：P≤0.01 有极显著性意义

（4）、判断结果：

根据：n=1时，X2值、P值与差别意义的关系表判断X2≥X2 0.01（1），所以P≤0.01，拒绝 H0，接受H1，即认为有极显著性意义，接受H1检验假设，两组学历人事档案利用率不同。

分析：对（表2）“两组学历人事档案利用率比较”资料进行研究判断：本科及以上学历利用率明顯高于专科及以下人事档案利用率。

4 人事档案的统计工作是档案部门创新服务的新切入点

注重加强相关硬件和软件的建设，使人事档案统计分析工作与档案信息管理现代化建设同步发展，可以借助网上档案信息系统交流档案统计数据，提高人事档案统计分析数据的时效性和利用效益。档案统计所提供的统计数据和情况分析是领导进行决策的参考依据，有助于领导系统地了解和掌握档案工作的基本情况，为人事档案工作的发展寻找正确的方法和途径，为领导的决策服务。掌握档案统计数据及情况分析，可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供可靠的科学依据，为制定档案发展计划服务。档案各项业务工作是相互联系、相互依存的，通过人事档案统计分析，可以了解和掌握人事档案工作的现状和发展趋势，揭示其中存在的问题和困难，总结经验，进一步提高人事档案业务工作水平，充分发挥其在人事档案事业中的积极作用，为人事档案业务建设服务。

参考文献

[1]陈永益、何克春.统计学原理.中国财政经济出版社.1991（492）

[2]赵金卓.“浅谈统计在干部人事档案中的应用”.山西医科大学学报（基础医学教育版）.2003（541）

作者简介

赵金卓（1963-），女，湖北随州人，大学本科，研究馆员，主要研究方向：人事档案管理。

熊珊珊（1969-），女，湖北鄂州人，大学本科，副研究馆员，主要研究方向：综合档案管理，为本文通讯作者。