浅谈三甲医院实施电子档案管理的体会

丁思彤

摘要：三甲医院办公自动化的普及和深化，以及计算机和网络技术相结合而形成信息技术产业。过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图表、影像、文献资料等，都可用计算机进行管理，由此而产生电子文件。因此，电子档案管理以经成为档案管理现代化建設的重要内容。

关键词：三甲医院；电子档案；管理

三甲医院办公自动化的普及和深化，以及计算机和网络技术相结合而形成信息技术产业。过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图表、影像、文献资料等，都可用计算机进行管理，由此而产生电子文件。因此，电子档案管理以经成为档案管理现代化建设的重要内容。

一、电子档案的形成与管理现状

（一）电子档案的形成 国家标准《电子文件归档与管理规范》中电子文件的定义为：电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。将这些电子文件进行收集、整理、归档并通过计算机磁盘等设备进行存储即形成电子档案。

（二）管理现状 由于历史原因，档案管理工作一直没有得到领导的重视，没有独立的办公室，没有专职档案员，档案的管理一般由医院办公室人员兼任，由于职责不明确，档案管理制度无法真正落实，许多文件、资料散失于科室或个人手中，无法收集归档；同时由于设备陈旧以及兼职人员的档案管理水平有限，对于已收集的文件资料也不能及时整理归档，严重影响了档案的利用价值。随着医院信息系统（HIS）的普及以及医院计算机网络信息平台的开发和应用，我院已普及无纸化办公，所有的文件发布、医德医风考核、各级文件传输、诊疗信息等等均通过计算机网络无纸化完成，从而形成大量的电子文件，传统的纸质档案管理模式已经远远不能满足现代管理的需要，为此，我院专门成立了领导小组，针对电子档案管理中存在的问题研究解决方案，保证档案管理由纸质模式向电子模式转变的顺利实施。

二、电子档案管理中存在的问题与解决措施

随着办公自动化、信息化程度日益提高，传统手工操作模式和重保管、轻利用的工作思路，已经不能满足现代医院档案管理工作需要。医院档案管理信息化程度高低，直接影响到档案资源开发利用水平。

（一）电子文件具有信息不可识别性。首先，电子文件便于修改、便于复制，使档案原始记录内容与形式特征不复存在。其次，电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与打印稿的区别。对此，我院规定，电子文件的收集执行责任追究制，科室主任为第一责任人，需要归档的电子文件必须经科室主任审核签名，并通过科主任的个人无纸化邮箱上传，以保证文件的真实性。

（二）电子文件由于可重复性强，可以编辑修改而不留痕迹，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也易于被更改，这些问题使电子文件原始凭证性辨别变得复杂而困难。针对这些问题，我院采取纸质文件与电子文件双轨并存归档的措施，对于重要文件，规定电子文件与纸质文件同时归档，并且数量及归档号要保持一致。

（三）在纸质文件时代，档案工作者除具备文化科学知识、档案专业知识外，熟识医院科研是其基本素质之一。而进入电子文件时代，要求档案工作者必须熟练掌握运用计算机操作技术、信息网络技术，否则将无法介入电子文件的形成与保管，也不可能维护电子档案的完整与安全。为此，我院设置了专职档案员，通过送出去培训学习及请专家现场指导双结合的方式，提高专职档案员的业务能力及管理水平，同时指定IT工程师协助解决电子技术问题。

（四）归档程序不明确。电子文件归档是依据归档范围，对处理完毕有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态档案的一项工作。但是，一些部门对电子文件归档程序不明确，上传的电子文件不符合归档要求，需返回修改，费时费力。为此，医院组织了以护士长以上的中层干部及科室兼职档案人员为培训对象的档案管理专题学习班，使领导干部及兼职人员都能了解电子文件的相关知识及提高运用和处理现代化信息的能力，增强档案管理意识。

三、加强医院电子档案的动态管理

档案管理是一项重要工作，对于三甲医院，档案管理与利用显得尤为重要。因此，三甲医院应充分利用计算机动态管理，使之发挥最大应用价值。

我院综合档案室属国家二级档案室，建立档案网络管理模式，由医院副院长直接领导，办公室主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员。统一领导、统一机构、统一制度，统一操作、统一保管，从而有利于贯彻上级精神；有利于组织监督各职能部门档案工作；有利于档案收集和利用；有利于解决档案综合管理人员、经费、设备等问题；有利于医院档案安全、完整，为医院档案开发利用提供可靠依据。在布置、检查、总结、考核信息管理工作同时考核文件归档工作。有了一整套完整的组织机构和管理制度后，档案室的工作有了突飞猛进的进展。首先，由于有了领导的重视，档案室配备了专职人员和先进的设备，并送档案专职人员外出学习，使专职人员的业务能力和管理水平都得到了很大的提高；同时还指定信息工程师协助档案管理员完成档案信息编录工作，改变了过去人力物力不足、有问题不能及时解决的被动局面。其次，由于制定了相关的管理制度和有效的管理措施（如电子文件的收集执行责任追究制，科室主任为第一责任人，并纳入科室的综合考核目标，与经济考核挂钩；规定了文件的收集类型及上传时效；重要文件必须通过科主任的个人无纸化邮箱上传，保证文件的真实性等等），使文件的收集工作变得更为规范和有序，解决了过去哪种资料收集难、杂乱无章、无人负责的尴尬局面。通过一系列的改进和努力，我院的电子档案管理工作至上而下已形成了良好的格局，电子档案的作用也得到充分的利用，

我们强调：一是加强档案法学习，增强医院员工尤其是领导干部档案管理意识，改变过去档案意识不强，利用率低，对医院档案内容界定不清，管理范围不明等问题。二是理顺关系，健全制度，拓宽档案归档范围，改变过去档案管理制度不健全，档案收集效率不高等问题。三是重视人才培养，提高人员素质，改变过去档案管理人员知识更新不够，业务水平不高等问题。四是开发档案资源，为医院管理工作服务，改变过去档案工作硬件投入不足，档案现代管理水平不高等问题。

综上所述，档案信息资源管理电子化的普及和应用，已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。只要我们不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，充分应用计算机技术，建立医院信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，以满足医疗、教学、科研工作需要，实现档案信息资源共享，使档案信息资源在医院现代化发展过程中发挥更大的作用。