新时期电子档案在档案管理中的应用

2016-11-23 10:08刘丽华黄秋平
办公室业务 2016年9期
关键词:电子档案新时期安全管理

刘丽华++黄秋平

【摘要】新时期,电子档案在档案管理中应用具有重要意义,能确保档案安全、提高管理效率。但目前管理工作存在一些问题,主要表现为安全管理不足、相关制度缺失、人员素质偏低。为弥补这种不足,需要采取有效的改进对策:加强安全管理、完善管理制度、提高工作人员素质,并重视电子档案备份、优化管理服务方式。

【关键词】新时期;电子档案;档案管理;安全管理

新时期,在信息技术和互联网技术不断进步和应用的时代背景下,档案管理工作也面临全新变革,电子档案出现并得到广泛应用。同时,为促进电子档案更好发挥作用,采取有效措施,提高电子档案管理水平是必要的。本文将结合电子档案管理需要,有针对性地提出管理对策,希望能为实际工作开展提供启示。

一、新时期电子档案在档案管理中应用的意义

随着信息技术和计算机技术的发展进步,新时期电子档案的应用越来越广泛,并发挥十分重要的作用,其重要意义表现在以下几点:

(一)确保档案安全。电子档案管理工作中,安全问题尤为突出。因此,为促进电子档案安全管理水平的提升,避免电子档案受到损失,应该结合具体需要,构建完善的完全管理制度措施。同时还要明确管理人员的职责,让他们有效适应电子档案管理需要,并做好备份工作,综合应用防火墙技术,密钥技术,重视病毒查杀,加强安全防护工作,避免电子档案受到不必要的攻击和破坏,进而确保电子档案的安全。

(二)提高管理效率。电子档案将纸质档案进行扫描和处理之后,进行存储和分类,方便统计和查询,为广大用户使用电子档案创造便利。同时还能为用户提供优质服务,减轻管理人员的劳动强度,让他们有效适应管理工作需要,实现提高电子档案管理水平的目的。

二、新时期电子档案在档案管理中应用的不足

虽然电子档案的出现,对档案管理具有重要作用。但由于受到制度、人员等因素制约,当前电子档案管理仍然存在不足,存在的问题体现在以下方面:

(一)安全管理不足。未能结合电子档案管理工作需要,构建健全完善的管理规章制度,制约安全管理水平提高。管理人员安全意识淡薄,难以全面提升安全管理水平,忽视电子档案备份,一旦丢失,数据无法找回。

(二)相关制度缺失。电子档案制度缺失,相关规定不完善,难以有效约束和规范管理工作,制约电子档案管理的规范化和制度化进程。同时,相关工作人员责任不明确,电子档案管理责任制没有严格落实,影响管理工作水平提升。

(三)人员素质偏低。一些管理人员素质偏低,未能有效适应电子档案管理需要,管理专业技能缺乏,现代信息技术应用水平不强,也忽视加强管理培训工作,制约信息技术应用水平和电子档案管理效率提升。

三、新时期电子档案在档案管理中应用的对策

为弥补电子档案管理的不足,促进管理水平提升,结合新形势和新要求,根据存在的问题,笔者认为可以采取以下对策:

(一)加强安全管理。重视软件维护,确保电子档案安全有效运营。完善安全管理措施,预防安全隐患发生,明确管理人员的职责和权限,让他们有效开展安全管理的各项工作。另外还要加强软件和系统更新维护,确保电子档案存储设备安全。落实专机专用制度,保证电子档案存储设备处于良好性能和运营状态。做好日常巡视工作,注重电子档案备份,避免出现安全隐患。加强网络防火墙建设,重视安全密钥的使用,合理设置密码,防止受到攻击和破坏,促进电子档案安全管理水平的提升。

(二)完善管理制度。根据电子档案管理需要,建立完善的管理制度,明确管理的目的、流程和方法。落实管理责任制,让每个管理人员有效开展管理工作。这样既能预防安全隐患,还能推动电子档案管理的规范化和制度化,保障电子档案管理效率提升。

(三)提高工作人员素质。管理人员要了解电子档案的信息,挖掘、开发和综合利用电子档案资源。及时存储电子档案信息资源,构建完善的资源库,方便电子档案资料查询。提高管理人员的服务意识,加强管理培训,具备爱岗敬业精神,具有服务意识和奉献精神。构建先进的网络服务体系,提供在线咨询服务,提升管理水平。

(四)重视电子档案备份。电子档案要及时备份,保证其安全性与可靠性。对相关软件定期升级和维护,使软件处于良好性能和运营状态。加强备份管理,避免资料丢失,改进并应用现代化管理手段,有效保障电子档案的安全。

(五)优化管理服务方式。综合利用多媒体技术、光盘制作技术、信息技术,为用户提供个性化服务,促进电子档案资源共享。为用户提供在线咨询服务,完善电子档案咨询平台,严格各项操作,优化管理服务方式。

四、结语

新时期,随着电子档案的应用越来越广泛,给档案利用带来巨大方便。在这样的形势下,更应该认识电子档案的重要作用,结合管理工作需要,完善管理制度,确保电子档案的安全,并提高管理人员素质。从而促进电子档案管理水平提升,使其更好地发挥作用。

【参考文献】

[1]苗李蒙,梁娟娟.电子档案在档案管理中的重要性[J].电子技术与软件工程,2016(5):107.

[2]邢洁.电子档案在档案管理中的应用[J].才智,2016(4):230.

[3]韩凌.电子档案在高校档案管理中的应用[J].现代交际,2016(3):30.

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