外资家电企业内部控制优化路径

黄河水利职业技术学院 苏永彪

随着我国经济的不断发展，人民的生活水平越来越高，对家电类商品的需求越来越大。不过，这也直接导致了家电行业的竞争异常激烈，企业想要生存和发展就必须改变过去低效的管理方式，否则会严重降低企业的运营效率。完善管理机制的一个重要部分就是要优化企业的内控机制。德国独资的A企业的主营业务是开发与生产小家电。当前，A企业内部控制工作做得并不到位，表现为：企业管理架构不合理、组织结构设置不科学、内部控制环境较差、缺少严格的监督机制等。上述问题已经明显影响了A企业的经营效益，因此，本文从以下三个方面针对A企业的内部控制进行优化。

一、内部环境优化

内部环境是内控机制最重要的部分，因此A企业需要给予其足够的重视。A企业需要综合考虑自身的具体情况，并以此为基础构建正确的商业道德观，这也是企业发展的重要思想基础。A企业应该要求所有员工都严格遵守企业订立的商业道德标准，从而营造良好的内部精神文明氛围。另外，要明确财务部门的具体分工，将工作落实到个人，从而保证企业各项资产的安全。

（一）优化组织体系

（1）改善管理架构。要加强执行董事的监管，由于A企业的执行董事是由总公司派来的，所以对中国境内企业的管理还存在很多不足之处；要设立监事，以辅助执行董事的各项工作；要聘用职业经理人，从而建立良性的竞争氛围，提升管理层的管理效率。

（2）科学设置组织结构。按照管理架构的安排，明确监事拥有的权利与承担的责任，监事直接向执行董事汇报与反馈工作，并负责监督企业管理层的工作完成情况；副总经理直接向总经理汇报工作，并管理下属的各级经理，主要工作为辅助总经理处理公司的各类事务。当前，A企业存在比较严重的交叉管理现象，因此，必须进行适当的调整，明确各管理岗位的工作权限，决不能越权或者越级操作，从而使企业的组织结构简明清晰、人员各司其职，提升工作效率。在设置组织结构的时候，应该注意避免权限的重叠与缺失，保证企业没有管理的盲点，使内控机制能够更加顺畅地运行。设置了新的组织结构之后，必须考核其运行的实际效果，一旦发现结构中存在的问题，就要立即进行补救或者纠正，从而使组织结构不断完善，运作效率不断提升。另外，要设置清晰的授权机制，让所有员工都清楚自己的岗位职责与工作权限，这样还能在一定程度上简化考评工作。优化后的A企业的组织结构见图1。

图1 优化后的A企业组织结构

（3）强化风险管理机制。A企业当前的风险管理机制非常薄弱，从企业的领导层到基层员工都没有建立起风险防控意识，因此，有时无意中会使企业面对很高的经营以及财务风险。基于此，A企业应该强化自身的风险管理机制，完善相关的结构。以A企业当前的情况而言，最好安排专职的风险管理控制官，并组织专业的风险管理人员建立风险防控团队，根据企业制定的规范进行风险防控工作。另外，要在所有部门都安排专人负责风险的管理，并随时向风险管理控制官反馈风险情况，从而提升内控组织结构的独立性。结合A企业当前的风险管理现状，可以用图2的方式构建风险管理组织。

图2 A企业风险管理组织

（二）建设现代企业文化 A企业的企业文化建设相对落后，目前为止，未建立起所有员工都认可并在工作中时刻秉承的企业精神与价值观。A企业需要按照企业的发展愿景以及发展规划，可以建立起具有鲜明企业特色的文化理念，并成为员工的行为准则。还需要强化内部不同层级之间的企业文化交流，并加大宣传企业文化的力度，从而保证所有员工都形成共同的文化理念，并一直坚持作为自己的工作指导准则；在建立企业文化时，A企业需要将内控理念完美融合进去，使其内化为企业文化不可分割的一部分；企业领导层应提升自身的内控意识，并注重在企业文化建设过程中融入内控理念，将企业文化打造为既有思想意义，又有管理意义的全新理念。因为A企业属于跨国经营的公司，所以还需要关注文化的冲突与融合方面的处理。作为家电企业，要致力于打造中国市场上的明星品牌，显示出企业强大的市场开发与营销能力，这也是企业文化建设的一部分。另外，还应倡导以人为本的经营理念，激励员工们与企业共同发展。

（三）优化人力资源管理 企业的内部控制除了需要完善的机制之外，还离不开人的工作，因此，必须重视人员在企业内控中发挥的作用，这自然就需要提升企业人员的职业素质。要使企业的内控机制高效的运行，企业员工不但要有过硬的专业背景，还要有良好的职业素养与思想品格，所以，优化人力资源管理是企业改善内控不能忽视的环节。

（1）设计严谨的招聘流程。企业在招聘员工时，首先应该考察应聘人员的道德素养与思想品格，之后才评估他们的专业背景以及工作经验，应该将应聘人员的道德素养与思想品格作为最重要的影响因子，尤其是职业精神方面，直接关系到员工日后的工作态度，企业必须谨慎对待（见图3）。在最终确定聘用之前，应聘人员必须通过企业的初试、笔试以及最终面试，合乎各项要求才能考虑聘用，不合要求的不允许给予任何特殊化对待。

图3 招聘人员时的考评因素

（2）完善激励机制。尽管A企业现在已拥有自己的一套激励机制，但由于制定的时间比较久，显得比较笼统，而且很多方面都没有涉及，执行力度也不够，使该激励机制沦为一种形式。为了提升员工的工作积极性，提升企业的运营效率，A企业需要完善自身的激励机制，根据员工的实际工作完成情况对其进行相应的奖惩。对于那些工作认真负责，工作完成出色的员工，应给予物质奖励或者升职嘉奖；对于那些工作努力，但是工作完成状况不理想的员工，应分析其中存在的问题，并对其进行及时的提醒，以观后效；对于那些工作不认真，工作完成情况很差的员工，可以先对其进行警告处理，如果经过一段时间之后仍然没有任何改善，那么就要对其进行通报批评或者解雇的处理。不过，企业在激励员工的同时，也要留意可能带来的负面影响，并在必要时对其进行相应的处理。

（3）全员培训。企业要想不断提升员工的专业技能与职业素养，就必须组织具有针对性的培训。因为A企业是外资企业，在这方面一贯秉承国外总公司的做法，培训工作开展得相对不错，也有很好的收效。在此基础上，还可以考虑增加一些对员工思想品质方面的培训。对于一个企业的内控机制来说，员工的道德品质是重要的影响因子，员工积极的工作态度与良好的道德素养能够有效提升企业内控的效率。培训的最终目的是为了企业更好的发展，让员工更加了解企业的管理体系，尤其是内控管理机制，并明确本职工作的范围。负责培训的教师应该对企业的具体情况非常清楚，知道企业的发展历程与发展愿景，明白企业在经营过程中遇到的问题，以及当前的经营处境，并通过培训让员工对此有充分认识。专业的教师虽然具有良好的理论基础，但是因为并不了解企业的具体情况，所有培训难免不够具体，针对性不强。基于这种情况，企业可以安排内部的主管或者经理对员工进行单项的培训。而且，在进行内控培训之前，企业需要分清主次，合理安排顺序，并要求员工在培训之后提交培训心得与体会，从而了解培训的实际收效。另外，A企业可以定期组织员工就企业的内控进行学习与讨论，借助这样的方式，让他们参与到企业的内控中来，进而提升内控工作的效率。

（4）启用岗位轮换机制。为了提升员工的业务能力，A企业可以启用岗位轮换机制，定期安排管理人员以及核心岗位的工作人员交换工作岗位。这种轮岗制能有效提升员工对各工作岗位的了解程度，从而在后续的工作中能够更加高效地协调与沟通。借助轮岗，能够找出以往工作中的错误与疏漏，同时让某些不合规的操作暴露出来；员工可以提出不同岗位的工作改善建议，从而提升内控效率。轮岗操作是一种非常有效的提升工作透明度的方式，因此，A企业应将其广泛应用到不同部门中，尤其是那些比较重要的保管岗位，一定要坚持定期换人。一旦在轮岗的时候，发现工作人员的错误与疏漏，必须马上向上级领导反映。

二、电子信息系统优化

通过分析A企业目前的信息化建设，其有必要根据当前业务发展的需求优化电子信息系统。通过电子信息系统的使用，让企业的所有员工清楚现有的内控机制，并熟悉其中的信息采集、信息处理以及信息共享流程；能够第一时间将可能影响企业经营与发展的重要信息，向更高级别的管理层传递；借助功能齐备的电子信息系统，能够实现数据管理的透明化，让各项业务操作的记录都完整可查，防止出现徇私舞弊的行为，提升企业内部控制的效率。通过这样的管理方式，能够有效提升企业内部的信息流通速度与效率。要实现这些功能，ERP系统就是很好的选择（见图4）。当前A企业八成以上的员工都对自己的业务操作非常熟悉，并通过ERP系统记录业务流程与进展，这样不仅大大减少了工作人员的工作量，还大幅降低了企业的管理成本。建议A企业应该提升各级管理人员对电子信息系统使用的重视程度，借助科学高效的系统，提升员工的工作效率，进而提升企业的内控效率。

图4 A企业员工应用ERP系统对比图

三、内部审计与监管的优化

（一）重视内部审计的作用 在整个企业的内控管理中，内部审计的作用不容忽视，因此A企业应对其内部审计组织进行一定的调整。在组建内部审计部门的时候，企业必须明确该部门的权限与职能，具体的组建原则需要注重两个前提：首先，准确定位审计部在企业中的地位；其次，审计部应该由执行董事牵头。审计部作为企业内控的重要组织，主要负责审计企业的财务账目。之所以进行内部审计，就是为了要提升企业发展过程中的财务健康性，提升内部管理的效率。A企业应结合自身的实际运营情况，组建内部审计部，保证内控工作的顺利推进。

（二）强化内部监管 A企业需要强化内部的监管工作，明确执行董事以及监事的工作权限与职责，清晰划分各人的工作范围，绝无交叉也无重叠，并通过审计部对其进行有效的监督。至于全面的监管，则需要渗透进公司的各个职能部门与工作岗位之中。企业的内部监管包括日常与专项两类。企业内部监管的核心目的是要找出企业经营过程中的缺陷，所以需要明确内控对缺陷的判定指标，并给出改善缺陷的建议，向企业高级管理层提交完整的书面报告。企业高级管理层审核批准了缺陷弥补措施之后，监管部门应该指定专人监督，不能让改善措施流于形式。

（三）开展内部评价 为了确保企业内控机制能够被良好的执行，A企业需要建立内部评价机制，从而掌握内控的具体执行情况。开展内部评价必须明确评价的目的、评价的具体范围以及评价的指标。另外，在评价的过程中企业需要随时关注各主要合作企业的资信状况，并科学评估交易风险，从而反映出企业最真实的内控执行情况。内部评价工作是由内审部门负责的，因此，也可以将内审看作是控制内控过程的一种运行机制。A企业要定期开展内部评价工作，并将工作结果汇总为报告向上级管理层提交，以便企业的管理层掌握内控的实际执行情况。这里需要注意的是，在进行内部评价的过程中，必须注意评价的公平与客观性，应尽量降低人为因素对评价结果的影响，让评价结果反映出企业最真实的内控执行情况，A企业可以考虑聘请独立第三方监督内部评价工作的公正性。内控评价流程如图5所示。

图5 内控评价流程

完善内控评价流程之后，A企业应该测试评价流程的运作情况，具体测试过程见图6。

图6 内控评价测试流程

（四）开展外部模拟审计 对企业来说，外部模拟审计能够提升企业应对财务突发状况的能力，提升内控机制的执行力度。以往，A企业在进行这项工作时，经常混淆了“外部”与“内部”的区别，很多时候都使模拟审计只是走走过场，流于形式。为了改善这种局面，A企业应聘请外部独立的审计师到企业进行模拟审计，重点审核内控标准的合理性、内控机制的健全性，并以此为基础科学评价企业内控机制的有效性，向企业提交书面报告。

［1］陈汉文、张宜霞：《企业内部控制的有效性及其评价方法》，《审计研究》2008年第3期。

［2］王素莲：《企业内部控制评价指标体系研究》，《山西大学学报（哲学社会科学）》2005年第6期。