论电子档案与传统档案管理的共性与异性

乔芳

[摘要]当前，随着我国信息化社会的不断发展和进步，对我国企业的档案管理也提出全新的要求。而电子档案的出现，顺应了信息化社会发展的客观需求，同时也是有效融入现代社会的必然选择，为此，本文笔者就从电子档案和传统档案管理的共性和异同点进行分析，逐步分析两者之间的优势和不足，希望能够更好地加强档案管理工作的有序进行。

[关键词]电子档案；传统档案管理；分析

[中图分类号]G27 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2015）14-0081-02

前言

近年以来，随着我国电子信息技术的不断发展和完善，办公条件的自动化和标准化正在不断进行完善。同时，现代计算机技术和通信技术在办公上发挥着越来越重要的作用。从本质上改变传统办公条件，从而更好地实现了办公上的自动化，但是，可能会对企业机构的内部档案管理产生巨大的影响力，为此，针对当前电子档案和传统档案管理方面的共同点和不同点进行分析，希望能够更好地为建立更加完善的档案管理出一份力。

在当前的电子档案管理中，电子档案管理主要是在社会生活中形成的，充分利用计算机盘片和磁盘等一些化学磁性材料为平台的文字资料，当然，其中也包括是电子文书和电子信件以及电子图纸等等方面。

但是，电子档案与传统的档案管理有着非常大的区别，电子档案管理必须要通过复杂的编码和解码过程，才能进行相应的处理。同时，这也可以进行相应的复制并且存储在不同的介质当中，利用者只是需要获得相应的使用权，就能够随时查阅相应的电子档案中的各种信息。

一、电子档案管理与传统的档案管理共同点分析

（一）档案管理信息的完备

传统的档案管理是电子档案形成的基础之一，并能够将其迅速将信息资源转为电子化资源，这是当前电子档案管理最为显著的特点之一，但是，在电子档案管理信息资源的建设过程中，需要传统档案管理的有效支持。在当前企业和管理机构中，信息资源是不会自动地进入到网络的，除此之外，还需要活动的开展者直接以电子形式提供上网服务外，还有一部分是需要依靠具体传统档案馆进行搜集和整合资源，之后就将这些信息资源完整地输入到档案中，只有转录为电子档案后才能网上使用。只有这样，才能有效地发挥好电子档案的效用。虽然有了电子档案，但是也不能忽略传统档案管理工作，必须要努力做好相应的管理工作，通过建设更加完备的档案信息数据库，有利于开展今后的各种活动。同时，电子档案管理的原始性和真实性必须要有传统档案管理的信息作为保证，尤其在当前电子档案缺乏相应的法律效应的前提下，就必须要充分好传统档案的保障作用。

（二）电子档案逐步拓展了传统档案的信息资源

总体上说，由于电子档案管理的信息资源量都是非常大的，想要轻易地将各种信息资源搜集到档案中去，才能更好地进行使用，在利用电子档案资源的时候，可以达到最佳的效果，在利用电子档案管理调出实际档案的所在地和具体位置，之后就可以直接进行使用，这种比传统的档案管理寻找方式更加便捷，这是当前电子档案管理和传统档案管理两者结合的完美体现。

（三）在档案管理基本原则上的一致性

所有的档案管理方式都是在继承前者档案管理方式上形成的，电子档案和传统档案管理两者也是这种关系，都是充分利用技术条件来进行一系列的整合改进形成的，在工作管理方式上在前者的基础上进行革新，达到工作的高效率，同时，对于其自身的服务方式和质量方面都有明显的提升，这是当前信息时代所赋予电子档案管理新的职能，使得将传统档案管理中的社会功能进一步延伸和拓展了。

二、电子档案和传统档案管理之间存在的差异性分析

（一）档案的归档时限上有所不同

现阶段来看，电子档案和传统的档案管理的归档时间上具有较大的区别，其中，电子档案可以在文件办理之后随时都可以进行归档处理，又或者是可以在指定时间内统一进行归档整理，通过计算机的方式制成文件形式，通过网络传送到档案部门中去，让电子数码签名封签进行相应的认证，同时，让档案管理人员进行接收，并记录相应的归档信息，详细记录档案分类号，严格限定相应的访问等级，这样就能够方便用户进行相应的查找和利用。通过这样的方式，可以极大提升文件的安全系数，从而确保归档的效率和完整率，更为重要的是，严格遵守了电子文件自身的特点，使得文件传送更加方便快捷，有助于避免档案管理的资源流失，以及相应的病毒侵害。

（二）归档方式上有所不同

通常情况下，电子文件所采用的电子编码技术，其中文件的内容上的可以进行相应的编辑和更改，使得在原文件上不留下一点痕迹。同时，还可以删除和更改某些鉴别文件中的关键性信息，但是，我们可以发现，正是由于这些问题的存在，使得电子文件在传输过程中对信息的真实性产生一定的疑问，需要鉴别的过程非常复杂而且困难。所以，相应的技术人员在进行更改信息时候，就特别要注重数字签名和信息上的认证，切实做好相应的加密保护措施。这样就能够更好地保护文件在传送过程中信息的真实性，以免发生各种错误，使得电子档案的法律凭证更好地进行确立。

（三）电子档案和传统档案管理方式上的不同

在当前的电子档案管理上，电子文件的分类和编目上与传统档案管理有着本质上的区别，其中，电子文件与纸质的文件相比，具有一定的特殊性，电子文件可以实行文件的一级管理，并且，档案管理部门在接受文件的同时，可以相应的给每一个文件编制一个文件名称，同时进行相应的分类和归档号，严格根据上下行之间的关系，之后就可以给出相应的文件号。

在文件归档时，可以更好地进行主题词著录，只有在技术条件成熟的时候，进行多角度和全方位地进行检索，这样就能够在很大程度上方便用户查找相应的文件和各种附件，极大降低了档案管理工作人员的劳动强度。

（四）两者在保管方式上存在较大的差异endprint

在电子文件的载体上可以会发生变质的情况，但是，随着各种信息技术的革新发展，以及新的存储介质产生和发展，这些因素都有可能会影响到电子文件的可读性，所以，档案管理在接收一份电子文件的同时，必须要打印出一份纸质档案进行备份，这样就能够在很大程度上降低电子文件信息资源的损失。但是，这也不是最好的解决办法，最佳的办法就必须依靠计算机技术管理部门和文件形成部门之间进行高度合作，在当档案管理部门接收相应的电子文件时，必须要对格式进行相应的转换，使得所有的文件格式以统一的方式进行保存，这样就能在计算机技术发展后，能够及时准确地读取出之前所存储的信息资源，从而更好地确保信息资源的安全性。

（五）两者查询方式上的不同

在电子档案和传统的档案管理中，在查询方式明显有着非常大的区别。电子档案查询方式上，必须要在一定的技术条件上，用户先进行注册、登记，才能成为获取相应电子文件的各种信息资源，这样，在用户成为会会员之后，就可以随时进行远程登录进行查询各种资源，同时，用户还需要借阅登记和缴纳查询相关费用。而传统档案管理，并不需要进行获取相应的需求，而是可以直接进行查阅相关信息，两种从查询方式上可以看出，电子文件查询方式上更加方便快捷，而传统的档案管理查询流程较为繁琐和困难。

（六）管理人员的技术要求不同

在电子文件的管理人员上，两者也存在较大的差别，从某种程度上看，电子文件的管理工作是一项专业性强的工作，需要熟悉计算机各种流程的专业性人才，只有在熟练掌握各种计算机知识，以及各种载体使用性方面的知识，才能成为一名电子档案管理人员。同时，管理者必须要对自身的计算机知识进行实时更新，熟练运用和操作各种运用软件，才能胜任这一工作。而对于传统档案管理人员来说，管理工作并需要太强的专业技能，只需要对相应的用户进行登记，日常负责打理各种管理方面的事务便可，所以，从两者管理人员的素质上，可以看出，电子档案管理和传统档案管理人员素质上存在很大差别，但是，还是需要对电子档案和传统档案管理工作上进行高度关注，加强管理人员的专业素质培训，才能更好地推动档案管理工作的稳健发展。

三、结语

总的来说，随着我国信息时代的革新发展，为了档案管理工作提供更加高效的管理技术和方法，促进档案管理的工作顺利进行，这就必须要对电子档案管理和传统档案管理上的共同点和差异进行分析，逐步分析出两者之间的特点和，从而可以比较出两者的优势和不足，才能更好地完善电子档案管理工作，并在不断实践过程中，创造更多的有利条件，提升电子档案管理工作的水平。

（责任编辑：桂杉杉）endprint