谈声画同步PPT的高效制作

文 张朝红

谈声画同步PPT的高效制作

文 张朝红

声画同步PPT在任务介绍、成果汇报、总结交流等方面有良好表现，在工作中应用日益增多，所以探讨其高效制作方法，是十分必要的。所谓高效，就是采取什么方法能够是声画同步PPT在较短的时间内高标准高质量完成。声画同步PPT的高效制作需要以下四个关键环节。

幻灯片模板是指包含幻灯片样式的文件，其中包括项目符号，文本的字体、字号、颜色，占位符的大小和位置，背景设计、配色方案、幻灯片母版等影响幻灯片外观的元素。模板的应用，可使幻灯片表现出完整、专业的外观。在不用对诸多外观元素进行编辑的情况下进行幻灯片的制作，实践证明可快速高效制作出一部高质量的PPT作品。

Powerpoint 2010软件中已安装的主题模板有43个。这些主题带有模板信息，在页面背景、文字的格式、图文配色等方面设计精美，可根据内容的需要以及个人的兴趣爱好直接选择使用。

应用方法举例：

第一步：单击“Office按钮”下的“新建”菜单，在弹出的“新建演示文稿”窗口中，单击“已安装的主题”选项。

第二步：“已安装的主题”选项中，选择名称为“流畅”的主题，单击“创建”按钮，创建一个新幻灯片。此时新幻灯片中只显示出主题页面，即通常所说的首页页面。

第三步：单击“新建幻灯片”按钮，选择其中的“标题和内容”选项，幻灯片中便显示出第二个页面，即通常所说的内容页面。

第四步：单击“Office按钮”下的“保存”菜单，对新建文件进行保存。

文字稿本是指把准备制作课件的全部内容，按照教学过程的先后顺序，用教学内容和呈现方式结合的形式写成的文字材料。制作一个声画同步的PPT多媒体课件，其表现信息比较丰富，媒体呈现较为多样。要想实现内容与媒体的最佳匹配，创建文字稿本是必不可少的一个重要环节和步骤。

由于幻灯片是按页面线性呈现，每页内容如何通过媒体呈现，一个幻灯片大约需要多少页面，这些问题都与页面有着直接关系。因此，幻灯片文字稿本编制样式可参考表1。

表1 幻灯片文字稿本编制样式

其中媒体呈现方式主要包括：文本、艺术文字、图形、图像、动画、音频、视频、表格、SmartArt图形、图表等。

媒体的合成是指在PPT软件中，依据文字稿本设计，在PPT不同页面中插入或者直接创建需要的媒体信息，形成一个多页面线性呈现的幻灯片，这是PPT制作必须要认真进行的一个环节。可合成的媒体信息一般包括文本、艺术文字、图形、图像、动画、音频、视频、表格、SmartArt图形和图表等，其中文本、艺术文字、图形、图像、视频、表格和图表的创建与编辑方法较为容易，这里重点关注动画、音频、SmartArt图形在PPT中的合成。

1.关于动画媒体

动画通常指flash动画，动画的画面生动活泼、直观形象，是PPT中常用的媒体之一。可通过以下两种方法来使用。

（1）通过Shockwave Flash Object控件插入swf动画

Shockwave Flash Object是PPT软件中的一个控件，使用该控件使用方法和步骤是：

第一步：在PPT中，单击“Office”按钮，选择“PowerPoint”选项。在弹出的PowerPoint选项窗口中，在“常用”命令下，选中“在功能区显示开发工具选项卡”选项，单击“确定”按钮。

第二步：单击“开发工具”菜单，选择 “其他控件”按钮 。在打开的其他控件窗口中，找到“Shockwave Flash Object”控件单击选中，单击窗口中的“确定”按钮。

第三步：鼠标在PPT页面中单击拖动，形成一个控件显示区域。

第四步：单击“开发工具”菜单中的“属性”按钮。在打开的属性窗口中，在Movie属性中输入动画swf文件的绝对路径（一般情况下，将动画文件放在与PPT文件同一个文件夹中，以保证该文件夹无论复制拷贝到任何计算机上，在放映PPT时动画文件能够正常播放。这样，在Movie属性中只需要输入动画swf文件的名称和扩展名）；Playing属性设置为“True”，Loop属性设置为“True”，以保证动画文件在PPT页面演示时自动并重复播放。

第五步：单击“文件”菜单下的“保存”菜单，对编辑的文件进行保存。

（2）通过Swiff Point Player插件插入swf动画

Swiff Point Player是PPT中插入flash动画的小插件，该插件可从网上免费下载并安装。使用方法和步骤是：

第一步：从互联网上免费下载SwiffPointPlayer小软件。

第二步：双击SwiffPointPlayer.exe应该程序，进行软件安装。

第三步：在PPT中，选中要插入动画的页面。

第四步：选择“插入”菜单中的“Flash Movie…”子菜单，在打开的“打开文件”窗口中，选择要插入的flash动画文件，比如“火柴人.swf”，单击“插入”按钮。

第五步：在PPT页面中，选中刚刚插入的flash动画画面，单击并拖动其控制点，修改画面在PPT中呈现的大小和位置。

第六步：单击“文件”菜单下的“保存”菜单，对编辑的文件进行保存。

2.关于音频媒体

音频媒体一般包括：背景音乐、解说词和效果声。在声画同步PPT中，音频媒体是必须运用的媒体之一。背景音乐和效果声能够烘托气氛、激发情感；解说词能够准确表达幻灯片内容。

①背景音乐的使用方法和步骤

第一步：在PPT中，选中第一个页面。

第二步：选择“插入”菜单中的“声音”按钮，选择其中的“文件中的声音”。在打开的“插入声音”窗口中，选择要插入的背景音乐文件，比如“sound.mp3”，单击“确定”按钮。此时，弹出一个设置窗口，提问“希望在幻灯片播放时如何开始播放声音？”，选择“自动”按钮。随后，页面中央将添加一个小喇叭图标。

第三步：在“自定义动画”任务窗格中，选中动画项目sound.mp3，设置其“效果选项”，将“停止播放”选项设置为：在X张幻灯片后。这个X要根据PPT的页面数目来确定，其数值只要大于页面数值既可实现PPT在循环播放中背景音乐的连续性。

第四步：单击“文件”菜单下的“保存”菜单，对编辑的文件进行保存。

②解说词的使用方法和步骤

第一步：在建立的PPT文件中，单击“Office”按钮，选择“PowerPoint”选项，弹出的PowerPoint选项窗口。在其“高级”选项中，将保存选项的“链接文件大小大于以下值的声音文件”选项框中输入KB值。应注意的是该值一定要大于PPT中嵌入的解说词声音文件，以保证解说词声音文件插入到PPT后，能够嵌入到文件中。选中“在功能区显示开发工具选项卡”选项，单击“确定”按钮。

第二步：在PPT中，选中要插入解说词的页面。

第三步：选择“插入”菜单中的“声音”按钮，选择其中的“文件中的声音”。在打开的“插入声音”窗口中，选择要插入的解说词文件，比如“题目.wav”，单击“确定”按钮。此时，弹出一个设置窗口，提问“希望在幻灯片播放时如何开始播放声音？”，选择“自动”按钮。随后，页面中央将添加一个小喇叭图标 。

第四步：单击“文件”菜单下的“保存”菜单，对编辑的文件进行保存。

3.关于SmartArt图形

Smartart图形表现种类十分丰富，效果比较生动，表现效果良好，是目前非常流行且众人喜欢的一种媒体呈现方式，运用越来越多。office2010版本中有8种类型。分别是：列表型、流程型、循环型、层次结构型、关系型、矩阵型、棱锥图型和图片型。其中：列表型用来显示非有序信息或分组信息；流程型用来表示任务流程的顺序或步骤；循环型用来表示事件的连续序列；层次结构型用来显示组织关系或者上下级关系；关系型用来表示两个或者多个项目之间的关系，或者多个信息集合之间的关系；矩阵型用来显示部分与整体的关系；棱锥图型用来显示比例关系、互连关系或层次关系；图片型用来呈现包含图片的信息列表。8种类型各有其特点和作用，对其能够恰当运用，实践证明可大大增强PPT的表现力。使用方法和步骤是：

第一步：新建一个PPT文件。

第二步：单击“插入”菜单，选择其中的“SmartArt按钮” 。在弹出的“选择SmartArt图形”窗口中，选择某一类型中的一种呈现方式，单击“确定”按钮。这时PPT页面中就呈现出插入的SmartArt图形样式。根据图形中的提示，向其添加文本、图片等媒体信息。第三步：选中并双击SmartArt图形，在“设计”菜单中，选择一种SmartArt效果样式，比如“优雅”，并通过“更改颜色”按钮 更改其呈现颜色，比如“彩色—强调文字颜色”。为SmartArt图形添加效果，以增添图形表现力。

第四步：单击“文件”菜单下的“保存”菜单，对编辑的文件进行保存。

声画同步指的是声音和画面同步演示播放。声画同步功能的实现是制作声画同步PPT的一个最重要的环节。在PPT中实现声画同步的操作方法与步骤是：

第一步：在PPT页面中，插入音频媒体，并设置幻灯片播放时自动开始播放声音。

第二步：单击“动画”菜单下的“自定义动画”按钮，弹出“自定义动画任务窗格”。在该任务窗格中，将音频媒体动画效果项目属性中的“开始”设置为“之后”选项。

第三步：在自定义动画任务窗格中，为PPT页面中的其他媒体添加自定义动画，并将其他媒体的动画“开始”时间设置为“之前”选项。

第四步：选中任意一个动画项目，单击右侧向下箭头按钮，在弹出的快捷菜单中选择“显示高级日程表”菜单命令。如图1所示。

图1 动画项目菜单

此时，在自定义动画任务窗格的底端显示时间坐标轴，以秒为单位说明每个动画的计时情况。在每个动画效果项目中，出现一彩色矩形的时间块，当鼠标指向矩形的“时间块”，可出现该动画效果的开始和结束时间；当鼠标指向时间块的中间时，可出现水平反向箭头，单击鼠标左键拖动，可以改变动画的开始及结束时间；当鼠标指向时间块的两侧时，可出现反向箭头，单击鼠标左键拖动，可以调整动画效果的过程长短。单击“播放”按钮预览动画效果时，高级日程表中会出现一条移动时间线，对应着时间坐标轴，显示动画效果的时间设置，如图2所示。

图2 动画高级日程表

第五步：单击自定义任务窗格中的“播放”按钮，根据页面媒体出现的先后顺序和配音时间长短，观察移动时间线在时间坐标轴中的位置，确认并记录下PPT页面中除音频之外媒体项目动画的开始时刻。

第六步：将鼠标移动到每个时间块的中部，出现水平反向箭头时单击拖动，修改每个项目动画效果的开始时间和结束时间。

第七步：再次单击自定义任务窗格中的“播放”按钮，根据配音的内容和时间长短，观察移动时间线在时间坐标轴中的位置，确认并记录下PPT页面中除音频之外媒体项目动画的结束时刻。

第八步：将鼠标移动到每个时间块的右侧，出现水平反向箭头时单击拖动，修改每个项目动画效果的结束时间，持续时间将随之发生改变。

第九步：单击“动画”菜单，在“换片方式”中，去掉“单击鼠标时”的勾选，选中“在此之后自动设置动画效果”选项，实现页面之间不使用鼠标操作且0秒切换；

第十步：单击“幻灯片放映”菜单，单击“设置幻灯片放映”按钮，在打开的“设置放映方式”中，选中“在展台浏览（全屏幕）”选项，实现PPT无人操作不间断循环放映。

第十一步：单击“Office按钮”，选择“保存”命令，在“文件名”文本框中输入文件名称，在“保存类型”文本框中选择“Powerpoint放映”类型，即*.ppsx格式，单击“保存”按钮，以实现双击该文件直接演示播放PPT。

掌握声画同步功能实现的十一个步骤，制作一个声画同步PPT其实也不难，但是要实现声画同步PPT的高效制作，四个关键环节不可少。实践证明，只要能够认真完成好每一个环节，环环相接，步步推进，即可在短时间内完成好一个声画同步PPT，为自己办公的质量效益喝彩。

张朝红，硕士，高级讲师。酒泉卫星发射中心，732750