“互联网+”高校物资集中采购与财务管理融合创新

李洋

摘 要：高校信息化校园建设，实现了财务与业务的协同发展。互联网、物流产业与高校物资采购、财务核算的融合发展，必将推动高校财务管理和物资采购的全面创新，成为不可阻挡的时代潮流。文章重点介绍了苏州大学财务处在“互联网+”物资集中采购模式下的财务管理工作探索，并提出优化改进建议，以期为高校信息化校园建设有所裨益。

关键词：互联网+ 物资集中采购 财务信息化

中图分类号：F230  文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）08-201-02

伴随我国电子商务的迅猛发展，高校不断拓展物资采购的新渠道，规范物资集中采购的内部控制。利用电子商务与物流快递协同效应，开发高校互联网物资集中物资采购平台，平台提供日常办公物资采购、科研实验材料采购、仪器设备采购等，满足师生员工个性化需求，实现网络化物资采购管理新模式。

一、高校物资采购模式变迁过程

（一）传统的物资统一采购模式

在计划经济时代下，高校教育经费大部分来源于政府拨款，高校物资采购小到笔墨纸张、大到仪器设备都是由其行政部门统一掌管。当时的情况下，第三产业发展缓慢，物流业不发达，采购人员需要逐一商品自行上门采购，且采购什么物资，师生员工只能使用什么物资，这种模式的特点是缺乏对采购物资的选择性，且在物资采购过程中耗用大量的时间、人力和财力。

（二）现代的分散自主采购模式

随着市场经济的发展和完善，高校已经形成了政府投入为主，全方位、多渠道的筹集经费，高校师生的物资需求也呈现出分散、品种繁多的特点。本世纪初，我国陆续完成高校社会化改革，高校后勤保障部门从行政序列中分离出来，定位为服务性经济实体，按照市场经济原则实行企业化管理，不再负责高校物资采购工作。高校物资采购除了大型的仪器设备、工程建设、大额的服务类项目等实行集中采购外，大多数物资采购由师生员工根据自身需求分散自主采购。这种采购模式的特点是采购相对灵活，节约人力成本，但是采购过程中缺乏监督。

（三）新型的“互联网+”物资集中模式

“互联网+”时代下，高校借助互联网在生产要素配置中的信息集成优势，不断规范和优化物资采购行为，建立集中物资采购平台，促进以云计算、物联网、大数据为代表的新一代信息技术与高校物资采购高度整合。充分满足教学、科研、后勤保障等不同的需求，为师生员工提供成本低廉、服务高效的“阳光采购”。这种模式的特点是高效、公平、节约采购成本。

二、高校物资分散采购的缺陷

（一）分散自主采购容易滋生“腐败”现象

分散自主采购往往因为单次采购数量较少，金额较小，有效规避政府采购制度和公开招投标制度，采购人和供应商可直接确定采购商品品类和单价，容易出现收受回扣、手续费等违规行为，为“腐败”提供了“温床”。例如，高校科研经费和专项经费审计中发现，部分项目负责人以采购实验材料费和仪器设备的名义，虚构经济业务套取经费或是购置与项目无关的设备、材料，类似的案例在项目审计中屡见不鲜。据不完全统计，2003年至2010年教育系统图书教材和设备采购领域违纪违法案件占27.3%，发案率居首位。

（二）分散自主采购不利于降低采购成本

成本控制方面，分散自主采购存在两方面的局限性，一是难以获得批量采购的优惠价格。分散自主采购的分散性特殊，往往单次采购数量和金额较小，难以获得“大客户”采购的优惠价格;二是增加采购投入成本。高校教师平时忙于教学和科研事务，分散自主采购过程中因为寻找货源、评估供货商、样品试用等产生费用支出，从而加大采购成本。若高校缺乏整体考虑时，分散自主采购因随意性强，师生盲目购买仪器设备和实验材料等物资，必然会造成物资使用效率低下的风险。

（三）分散自主采购增加了财务核算压力

随着国家科教兴国的战略部署，国家和地方政府逐年提高对高校教育经费的投入，重点高校自主筹措科研经费能力呈现大幅增长趋势。以江苏省为例，教育经费生均定额拨款由2011年的5600元/年提高到2015年的10800元/年，五年间增长93%，各级财政专项经费拨款也逐年递增。另外，高校物资采购数量成倍增长，大到科研设备、办公设备、家具，小到实验材料、普通办公用品，加上学院类型、学科门类、专业特性等存在较大差异，部分设备无法实现批量采购，高校采购呈现面广、品种多、复杂多样的特点。

在高校经费逐年递增和采购物资大幅增长的背景下，财务人员需要花费大量精力核算和管理，成倍地增加了财务核算压力。分散自主采购行为无法及时跟踪教师的用款时间、用款金额，不利于财务資金的管理和控制，不能满足财务管理的科学化和精细化。同时与集中采购相比，分散自主采购的零散性、不规范性，增加了后期财务核算的压力，增大了财务人员核算负担。

三、“互联网+”物资集中采购模式下的财务管理工作探索

以苏州大学财务管理信息化发展为例，在财务信息化建设中不断探索、有益尝试，通过系统地不断交叉叠加式开发，使财务信息化建设不断向纵深发展、向横向拓展。2012年我校完成了实验动物管理系统与财务系统无缝对接，2013年研发了实验材料管理系统与财务系统无缝对接，进一步提高实验动物与材料采供、结算等服务能力和工作效率。2014年实现了仪器设备采购系统、办公物资采购系统、实验材料采购系统与财务管理中预算控制和财务核算的无缝对接。

目前，在“互联网+”时代，我校将充分利用互联网和物流业的优势，积极推进财务管理与现代信息技术的有效结合，以技术创新带动财务管理创新，建立以财务系统为控制中心，整合物资采购系统功能，具体如图1所示（见第201页）。

高校物资采购主要涉及国有资产与实验设备管理部门、财务部门、纪委监察审计部门、验收专家组和使用单位等部门或角色。我校建立的财务——资产一体化信息共享平台，实现了高校物资采购多方面的优化和升级。

（一）有利于节约时间成本

高校采购各参与主体操作由过去线下操作变为线上操作，需求部门可以通过物资采购平台7×24小时发起物资采购申请，资产使用部门可以定期通过“无等候”物流网上预约报账系统进行预约报账，财务人员可以通过审核后采购信息和发票生成智能凭证、财务报表。财务管理信息化系统与物资采购管理平台的信息集成和资源共享，实现财务管理与学校教学和科研业务一体化目标，大大改变了财务管理系统与物资采购系统的信息孤岛局面，不断提高实用性、稳定性、操作性，有效提高工作效率。

（二）有利于缩短空间距离

我校现有3个校区，校区间平均距离20公里以上，物资采购各参与主体分布在不同校区，物理空间上天然分割。师生通过在线申报、在线招投标管理、在线自主选择供应商、在线按需确定采购物资的数量，有效地解决师生多次往返奔波才能完成物资采购全流程的困难。

（三）有利于降低存储成本

在物流业高速发展的时代，除实验动物等少数特殊物资外，师生随时发起物资送货需求，供应商按照指令将采购物资送达指定地点，从而实现全校物资“零库存”管理。采购平台操作的便捷性，实验材料的采购也可以在可控范围内采购，这样“零库存”的管理模式，有效地节约采购物资的存储成本。

四、“互联网+”物资集中采购的对策和建议

（一）内控制度嵌入采购系统平台，规范采购的内部控制

目前高校根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招投标法》以及各省出台的政府集中采购目录及限额标准，制定和出台了适用本校的《招标投标管理暂行办法》、办公物资、实验材料、实验动物、大型仪器设备的采购管理实施细则。高校应将内部控制规章制度定量化嵌入互联网采购平台，使采购流程在“公平、公正、公开”运行环境下执行，避免或者减少人为因素的控制和干预，有效防止腐败现象。

（二）强化预算控制，提高物资采购效率

高校应通过预算控制这种手段充分发挥财务监督管理的职能，严格按照经费预算执行采购的申请制度，坚持“无预算不采购”的原则，杜绝“超预算”和“预算外”采购。采购部门应会同财务部门，采取事前预防、事中监督、事后反馈的措施，优化在线审批流程，实现依托“互联网”、校园网的申购审批和财务结算审批，缩短物资采购的时间，师生切实感受到物资集中采购的实用性和便捷性。

（三）建立采购“大数据”，提高财务管理水平

高校物资集中采购应充分利用采购管理系统，利用大数据、云计算等分析手段，建立高校物资采购档案数据库，为高校的资产管理、财务管理、审计监督提供真实完整的数据信息。在物资集中采购模式下，定期与协议供应商进行集中财務结算，有效地整合了报销单据的数量，大大降低财务核算的压力。从资金管理的角度，财务人员可以通过财务——资产一体化平台分析和处理采购的进度，实时掌握学校未来现金流量，合理选择流动资金结构，降低资金成本。此外，高校还可以通过对历史采购数据的分析，为今后高校物资采购决策提供有效依据。

（四）建立平台“防火墙”，加强信息安全管理

互联网+的本质是连接一切，而安全是互联网发展的基石，安全将成为互联网连接点的重要一环。如今的信息技术使得系统之间的连接更为简便，但PC、平板电脑、智能手机等设备的安全结构却过于简单，操作系统更是存在天生的安全缺陷。此外财务系统、招投标管理系统、物资采购平台涉及到高校不同密级的核心数据，而移动办公和移动信息化面临着病毒、木马入侵，移动终端被窃、设备丢失，恶意软件、后门软件，恶意网页等各种安全威胁，很容易导致核心数据泄露，高校必须利用“防火墙”完善的安全措施进行保障。

参考文献：

[1] 乔春华.高校内部控制研究.苏州大学出版社，2014

（作者单位：苏州大学财务处 江苏苏州 215021）（责编：贾伟）