加快推进中职学校档案管理现代化的途径



加快推进中职学校档案管理现代化的途径

林琳

黑龙江护理高等专科学校 黑龙江哈尔滨 150001

[摘要]学校档案管理是对学校工作和教学活动的实际情况的真实记载，通过学校档案可以有效的体现出学校的教学质量和管理水平，所以加强学校档案管理工作，可以有效的提高学校工作的效率，加快推进学校教育教学改革的深入进行。作为中职学校，在档案管理工作中，更需要做到与时俱进，加快推动档案管理现代化的进程，确保档案管理水平的提升。文中对中职学校。

[关键词]中职学校；档案管理；现代化建设；现状；途径

当前社会和经济的发展速度不断加快，在这种情况下，中职院校为了能够与社会的发展进程相适应，面临着重大的变革，这也给中职学校档案工作带来了较大的挑战。在当前新形势下，中职学校需要进一步强化档案管理工作，加快推动档案管理现代化的建设，确保档案管理工作能够为中职学校的健康、有序发展提供优质的服务。

一、中职学校档案管理工作的现状

（一）档案管理者整体素质不高

目前我国中职学校由于更重视专业教学和科研工作，而对档案管理工作缺乏重视，这就导致当前中职学校档案管理人员素质普遍不高，在档案管理工作中不仅存在人员配备不合理的情况，同时部分档案管理人员没有经过专业、系统的档案知识学习，由于自身对档案管理知识缺乏了解，从而导致其业务水平较低。再加之学校对档案人员缺乏系统的培训，这就导致中职学校档案管理人员在档案收集、整理、保管和利用等工作缺乏熟练度，而且档案工作缺乏规范性。

（二）档案信息载体结构过于单一

目前部分中职学校档案管理工作还采用手工操作方式来完成，管理方式较为落后，档案人员在对档案加工过程中通过手工操作，不仅劳动强度较大，而且工作效率较低，严重影响了档案处理的速度。而且这种手工操作方式使档案人员没有时间和精力来对档案资料进行利用和开发。同时由于管理方式落后，也给档案查阅工作带来了较大的难度，案卷在经常翻阅过程中极易出现破坏及磨损的情况，而且检索速度较慢，查找精确度有所欠缺，不利于档案管理水平的提升。

（三）收集的资料不够完整

在当前中职学校档案收集工作中，由于档案管理部门与其他部门之间缺乏有效的沟通，这就导致部分会议文件无法及时进行收集归档。特别是由于对各类会议情况不了解，这就导致一些外出参加会议人员在不能及时将会议文件归档时，由于档案管理人员对此不了解，从而导致这部分资料无法收集。另外，教学档案也需要及时进行归档。但部分教师认为教学档案是自己课堂上所取得的成果，不应该进行归档，应该属于自己所有，这种思想的存在也导致教学档案归档不及时，收集过程中存在较大的难度。

二、推进中职学校档案管理现代化的途径

（一）科学配备档案人员

学校档案需要集中进行保存和管理，这就需要指定专门的档案管理人员负责学校的档案管理工作。作为档案管理人员不仅需要对职教办学的规律进行熟知，而且还要具有专业的档案管理知识，具有较强的政治素质，在工作中严格遵循档案管理工作的各项规章制度。同时，为了能够更限的提高中职学校档案管理的质量和水平，则需要加强档案工作的硬件建设。学校不仅要设立专门的档案室，而且还要做好档案保存过程中的各种保护措施，确保档案的安全性和完善性，从而确保中职学校档案管理工作的规范性。

（二）实行档案信息化建设，提升现代化管理水平

档案信息化建设已经成为了社会信息化发展过程中必不可缺的内容，更是学校档案工作朝着现代化方向迈进的必经途径。一方面，树立适应新形势的观念，也就是将中职学校档案作为核心信息资源的观念；另一方面．实际管理过程中应与时代同步，树立起中职学校档案管理新理念，编制出完善的和现代化管理要求相符的管理体系以及运行机制。另外，充分利用先进的计算机及信息检索终端等诸多的先进办公设施，对档案信息资料进行全面收集、有效处理、科学传递，从而将档案实际服务质量不断提升。

（三）做好档案收集整理工作，加强管理

中职学校档案工作应始终遵循着以我为主的立卷归档原则，对本单位中的文件材料、开展公务活动时形成的核心会议材料、劳动工资等诸多的材料加以及时收集。在收集完文件材料后，应结合不同的门类以及载体按照年度、类别分别进行整理与归档。另外，严格根据档案管理的要求，重视档案的收集、整理、鉴定以及保管等环节，努力抓好档案的编目、检索、编研工作，构建完善的检索体系、档案文件汇编等一系列的参考资料，以满足档案工作的实际需求。

（四）提供服务，开发利用

在开发利用学校档案信息资源时，应始终遵循着相关规章制度办事，树立良好的服务态度，增强服务质量水平。不断提高学校档案室的服务功能，积极的开发它的教育功能，将档案从之前的以藏为主朝着以开发利用为主方向上转变。确保档案检索工具的完善性，汇编诸多的能够将学校特色全面反映的利用价值高的编研材料，采用先进的多媒体手段辅助档案管理，以使管理方法呈现出科学化、管理机构呈现出高效化、档案工作呈现出标准化，进一步推动档案管理现代化建设步伐，让档案信息资源良好的服务于教育教学。

（五）依法治档，建章立制

中职学校档案管理工作应始终坚持着依法治档，全面实现档案管理制度化。随着社会的快速发展，对从事档案工作的人员业务知识、科学知识、管理操作能力等诸多方面的要求越来越高，档案事业要想持续健康的发展，就必须以依法治档为核心，强化制度化建设，确保档案管理作用的有效发挥。

三、结束语

在当前科学技术快速发展的新形势下，中职学校在档案管理工作中需要加快信息化建设，充分的利用计算机技术和网络技术，采用现代化档案管理手段和方法，强化档案管理工作效率和质量，确保中职学校档案现代化管理目标的实现。

参考文献

[1]潘雁.浅谈中职学校档案管理工作[J].广西农学报,2011年03期．

[2]刘芳.浅谈中等职业学校档案管理工作的现状及对策[J].福建建材,2012年03期．

[3]刘亚玲.加强中职学校档案管理工作的几点建议[J].档案时空,2012 年02期．