如何提高档案案卷的质量

刘吉军

（黑龙江省农垦北安管理局中心医院 黑龙江 北安 164000）

案卷形成的过程中可以说一个复杂的系统工程，而且形成过程中会受到诸多因素的影响，所以为了确保档案质量则需要对案卷的质量进行提高，这就需要我们在立卷过程中要注意好方法的运用，做好档案分类和逵的标准化工作，同时还要确保装订时的质量控制，实现档案管理的规范化，提高档案管理人员自身的综合素质，调动全体人员档案意识的提高，这样才能有效的确保档案案卷质量的提高。

一、影响档案案卷质量的因素

（一）书写材料对档案的影响

当前归档文件的载体较为多样化，不仅有纸强、胶片，而且还有录像带及磁性介质，这些载体自身质量存在问题时，那么记录在载体上的档案记录质量则会受到影响。再加之案卷如果书写没有按照具体的要求进行，那么就会导致在档案使用一段时间会，纸张出现发黄、载体无法准确的读取及字迹模糊等情况出现，从而对档案的利用效果及使用寿命带来较大的影响。

（二）归档文件材料内容对档案的影响

对于归档的文件材料如果在形成导存在着记录不清晰、随意进行涂改、审批手续不全及内容不准确等情况时，则会由于档案质量不高而对档案的各个领域及各个方面的使用带来较大的影响。特别是对于一些文件已经修改的情况，但在归档时却没有对其进行标注，这就会导致档案在利用过程中发生损失，不利于档案保存工作的开展。

（三）立卷工作对档案的影响

在对一个单位的案卷质量进行衡量时，其主要标准是看档案收集的完整性和齐全性，同时还要确保档案文件之间的保持有机联系，确保档案整理的科学性。但在实际工作中，部分档案员在档案材料收集工作中，存在着收集不全及收集远成后乱放的问题，使文件之间存在的历史联系分开，不利于档案的查找。这就需要在文件收集过程中，不仅需要确保全部收齐，而且还要遵循其中的规律，接照文件之间的历史联系进行立卷。另外，还需要对案卷标题进行准确的概括，准确清楚的进行卷内目录和备考表的填写，严格对立卷过程中的任何一个环节进行有效的控制，确保案卷质量能够得以保障。

（四）材料形成者档案意识的高低对档案的影响

目前很大一部分人在实际工作中都对档案的重要性缺乏深入的认识，对档案的价值缺乏意识，特别是档案文件材料的形成者更是自身缺乏档案意识，这对于档案收集和整理工作都造成了较大的影响，很难保证案卷自身的质量。

（五）档案人员的素质对档案的影响

由于各单位对档案工作缺乏重视，这就导致部分档案人员在工作上不思进取，自身知识结构更新较慢，业务素质不高，再加之工作中缺乏责任心，缺乏主动服务的意识，从而导致档案案卷质量受到较大的影响。

二、提高档案案卷质量的具体措施

（一）提前做好档案材料的控制和管理工作

提高档案案卷质量必须要实行超前控制管理，即把档案业务的指导、监督检查、协助T作，在文件材料形成、积累、整理、和立卷进行控制管理，做到超前部署。提前指导，保证档案材料的齐全、完整。

（二）抓好归档的每个环节的管理

一是召开专题工作会议。召集档案管理人员和形成部门、专、兼职档案员学习有关条款，学习应归档和不归档的范围、保管期限，布置归档的时间和内容，提出应归档文件的要求，使大家对档案工作引起高度重视。

二是做好业务指导。保证案卷质量，要从源头即文件质量抓起，一个案卷由若干个文件组成，文件质量、内容直接影响案卷质量。因此必须文件形成过程的作用，根据单位的实际情况，制定相应的档案归档范围、分类立卷、编号等，做好业务指导工作。

三是做好档案材料移交档案部门的质量把关工作。各单位移交档案材料时，首先检查文件材料是否齐全完整、有无破损、残缺。及时纠正不符合要求或错漏之处。填写移交目录、办理移交手续。四是各项T作与档案工作实行同步管理。文件材料形成部门与档案工作即同时布置、检查、总结、验收档案工作，从而保证文件的内容齐全、完整、和系统。

（三）增强全员档案意识

强化全员档案意识，包括文件制作者的档案意识，机关人员、科技人员的档案意识，各层次领导的档案意识及档案管理人员的档案意识。做好档案工作也是每个管理人员及科技工作者不可推卸的职责。有关人员要认真学习《档案法》和有关政策、规定，增强档案意识，从而形成人人关心档案内在质量，个个保证文件材料制作质量的优良作风。

（四）提高档案工作人员自身的素质

档案工作人员自身素质提高了，才能有效的确保案卷质量的提升。所以在日常工作中，档案人员需要加强自身专业知识的学习，及时对一些新技术和新方法进行掌握，加强自身综合素质的提升，加强责任心和服务意识的培养，对档案文件的形成规律进行熟练的掌握，从而确保档案管理和利用的科学性和条理性。

三、结束语

提高档案案卷的质量，不仅有可以有效的保护档案材料的完整性，确保档案使用寿命的提升，而且能够更好的确保档案各项工作的顺利开展。所以在日常工作中，需要控制好案卷形成过程中的每一个环节的工作质量，努力提高档案工作人员的业务素质，培养其良好的服务意识，从而确保档案案卷质量的提升，这对推动档案事业的健康发展具有极为重要的意义。

[1]段广燎.对档案室室藏档案案卷质量问题的思考[J].档案天地，2014-08-08.

[2]武玉琴.浅析档案案卷质量及提高[J].城建档案，2011-04-15.