高校档案管理工作中存在的问题以及应对策略

姚萍

摘要：在高校档案管理工作中存在着一些的问题，作为高校档案管理人员，不但要规范档案管理工作，关注教学档案管理的价值，还要创新教学档案管理工作，加大档案信息资源开发，让档案管理真正为教学服务。同时，院校专兼职档案员要在院校提供的各种平台中开展继续教育，提高整体专业素质以及个人专业素质，以适应新时代对档案员的要求。

关键词：高校档案管理；存在问题；应对策略

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）07-0023-02

在高校档案管理工作中，档案管理员不但要努力维护高校档案的真实性、系统性以及完整性，还要善于运用档案管理为有效提高教育教学质量以及学校的管理水平提供真实有效的数据，帮助高校决策者进行下一步的正确决策。作为高校管理员，要善于与时俱进，逐步改变高校档案管理工作中存在的问题，有效推进高校档案管理工作进程。

一、高校档案管理工作中存在的问题

1.高校档案管理工作不规范，档案基础设施建设相对滞后。在档案管理工作中，尽管很多高校对院校的档案管理工作重视程度已经增强，但是从整体上来看，有些高校档案管理工作的管理机制以及管理手段还存在着与高校事业不适应的部分。有些高校的档案管理工作还没有真正纳入科学管理以及法制管理的轨道，在档案管理中还缺乏一定的规范[1]。而部分高校的档案基础设施建设尚有不足，不能适应现代化管理需要。随着信息时代的到来，高校的档案管理工作已经逐步走进信息化时代。但是一些学校的档案管理工作不管是从系统数据处理形式，还是从档案的功能实现程序都没有发挥出应有的功能。

2.档案工作人员对档案的重视程度不够，档案信息的利用率不高。有些高校的档案管理工作人员对档案管理的重视程度不足，认为档案管理工作不过是简单的归档，只要把档案归好就可以。对于档案管理为学校的教学以及科研工作所能做出的贡献认识不到，有些档案管理工作人员甚至档案意识淡薄，造成已经完成的档案归档材料缺失。而档案管理人员多为兼职或者频繁更换，档案管理人员的参差不齐使得档案管理工作难为院校提供高水平、高质量的服务。而很多院校尽管已经实现了信息化管理，但是信息化档案管理工作人员缺乏对档案信息的深层次研究和开发，档案的检索效率不高，不能使高校档案充分利用起来。档案管理人员也缺乏系统的专业培训，专业素质有待加强。

二、关注教学档案管理的价值，让档案管理真正为教学服务

1.关注教学档案管理的价值，提高教学档案的利用率。高校教学档案来源于学校的教学科研当中，不但记录着高校教学进程以及教学研究的发展，而且为高校的教学管理提供了考查凭证，在高校教学改革以及教学研究工作中可以为宣传教育或者进一步进行教学科研提供可靠的凭据。作为高校档案管理人员，应该关注教学档案管理的价值，提高教学档案的利用率，让高校教学档案真正服务于高校的教学。高校档案管理人员要促发教学档案的主导地位，让教学档案可以服务于教学评估，帮助高校管理人员制定办学方针，做好层次定位、目标定位以及师生的教与学。一方面，高校管理者要在全院开展档案管理动员，让全校教职员工都在经历教学活动资料形成、收集、整理的过程当中将已经具备的资料归档，不但要让教职工上交电子档案，还要注意到纸质档案的搜集整理工作[2]。

2.让高校教学档案真正为教学服务。教学档案的建立，不仅仅为为了记录已经完成的教学过程，更重要的是教学档案的价值要充分发挥出来。教师的教学活动、教学改革与实践信息在教学档案中都有所反映，不但在教学评估中教学档案的使用率非常频繁，就是在教师的课题研究中教学档案也被大范围、大数量地利用。因此，高校档案管理者可以利用电子网络建立档案检索一点通，通过目录、计算机等检索工具可以将需要的教学档案认真仔细逐一查阅。在这个基础上，档案管理人员也要加强和建立教学档案的二级管理体系，将二级院校提供的反映教学活动的具体资料如学生考试试卷及教师分析的材料、毕业论文等进行及时的归档整理。需要存放在院校档案室的要及时移交归档，不需要的可以按照要求存放在二级院校档案室，并进行归档整理。

三、规范档案管理工作，提高专兼职档案员整体素质

1.提高专兼职档案员的整体素质。在高校档案管理工作中不难发现，档案管理人员的业务素质良莠不齐。有些档案管理员是因为年龄大了就调到档案管理处工作，有些档案管理人员不擅长使用信息化管理，还有些档案管理人员尽管业务素质较为过硬，但是对于档案的再利用认识不到位，致使教学档案只能存放在档案室里不见天日。当一线教学人员需要教学档案进行相关的课题研究的时候，有些档案管理者不能准确及时地找到相关的档案资料。专兼职档案员的整体素质制约着院校教学工作的发展。因此提升档案管理员的专业素质迫在眉睫。首先，院校要为档案管理人员提供专门的继续教育平台，让档案管理者掌握电子档案的管理工作，并在这个基础上让档案管理者充分挖掘教学档案的研究价值[3]，加大教学档案的宣传管理工作，让档案室与教学工作紧密结合起来，让教学档案真正为教学科研服务。要稳定频繁更换的档案员队伍，让专兼职档案管理人员能够在档案管理工作中不断积累经验，努力提高档案意识和档案业务素质。

2.规范档案管理工作，为院校整体教学工作保驾护航。档案管理工作的规范与否直接决定着教学档案的利用率，高校的档案部门不但要承担档案管理人员的业务指导和监督的职责，还要规范档案人员的档案管理工作。对档案管理人员的日常档案管理，要针对档案管理工作中存在的问题开展岗位大练兵，让档案管理人员熟悉档案管理的每一个步骤，改变手头有什么归什么现象，让教学档案管理真正走入规范化、系统化，使专兼职档案员收集教学活动中形成的材料比任何时候都要仔细齐全，让档案部门与各职能部门开展档案工作更和谐，更协调。对在档案管理工作中遇到的实际问题以及实际困难，院校也要协同相关科室帮助解决，让档案管理尽可能地满足每一位利用者的需求。对档案情况不是很了解的档案利用者在查找相关的教学档案材料的时候，档案管理者要及时向档案利用者介绍，满足档案利用者的正确需求。

3.建立档案工作考核机制，强化档案工作的监督指导工作。院校也要及时对档案管理进行定期检查、考核，引导档案管理向制度化方向发展。在这个基础上，针对档案管理工作人员的某些得过且过的现象，要消除档案管理人员的消极情绪，在评职选模上也要有相应的规定，明确提出在档案管理工作中取得优异成绩的可以加入评优选模行列。学校要建立部门立卷归档的考核制度，制订院校档案管理工作的考核的具体细则。对档案管理人员的工作，高校档案部门平时要按要求进行监督指导，定期进行检查或抽查，每年考核评比一次，并将档案工作的考核结果与学校年终的部门和岗位考核挂钩，进一步规范院校和二级学院以及职能部门的档案管理[4]。

四、创新教学档案管理工作，加大档案信息资源开发

1.创新教学档案管理工作。高校档案管理在形成档案管理体系机制的基础上要创新教学档案管理工作，让教学档案管理能够积极推进学校教学管理工作发展。档案管理人员在学习档案专业理论知识的基础上，要强化自身的电子档案应用技能，善于运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。档案管理人员要明确档案管理的作用，熟悉每种档案在高校管理中的位置，在进行原始归档的时候要将档案资料收齐，对缺少的资料要联系相关人员进行补齐，确保档案信息的完整性。对科研作用较大的教学档案，需要进行分门别类，发现问题要及时解决。随着教学的改革与创新，档案管理也要与时俱进，创新档案管理方式，让档案管理能够跟得上教学改革的步伐。对纸质文档，要进行细化，方便查询；对电子文档，要强化目录索引功能，让不同档案资料需求的人员能够迅速查找到需要的档案资料。对重要的录像带、录音带、照片等要做好备份，确保电子文件的万无一失。

2.拓宽教学档案的信息资源收集范围，加大档案信息资源开发。在教学档案管理工作中，档案管理人员的档案搜集管理工作随着高校的扩招变得丰富而宽广。档案管理工作人员不但要搜集院校教学工作的相关档案资料，还要搜集来自学生社区甚至是与学校联合办学的企业的相关档案资料[5]。对搜集到的档案资料，要根据保密性原则，对院校相关人员有选择的开放。对重要的教学档案可以根据专题制作专题材料，运用现代化的管理手段推进档案网络管理，将封闭性的档案管理实现资源共享。档案管理人员要与学校的教学一线人员加强沟通，主动出击，为教学人员提供可用的教学档案，将档案中包含的教学信息传递给给学校领导及有关职能部门，为领导者的科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学科研人员，以促进教学质量和科研水平的提高等。

总之，高校档案管理工作中还存在着一些问题，这不仅需要院校相关领导协同解决，还需要档案管理人员与时俱进，不断提升自身的档案管理素质，让教学档案管理真正为院校的教学管理工作服务。作为院校专兼职档案员，要在院校提供的各种平台中开展继续教育，提高整体专业素质以及个人专业素质，以适应新时代对档案员的要求。不但要规范档案管理工作，关注教学档案管理的价值，还要创新教学档案管理工作，加大档案信息资源开发，让档案管理真正为教学服务。

参考文献：

[1]王玉武.浅谈高校干部人事档案管理的现状及对策[J].才智，2011，（12）.

[2]耿晓梅.关于实现学校档案有效管理利用的思考[J].经营管理者，2011，（06）.

[3]徐薇.谈职业学院档案工作建设[J].中国科教创新导刊，2011，（19）.

[4]郭禹青.高校人事档案管理工作存在的问题及解决对策[J].黑龙江档案，2011，（04）.

[5]李进丰.浅谈档案管理工作存在的问题及对策[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011.