试论人事档案管理对人力资源管理的提升

张洁

（沾益县住房和城乡建设局云南 沾益 655500）

试论人事档案管理对人力资源管理的提升

张洁

（沾益县住房和城乡建设局云南 沾益 655500）

为适应单位发展战略的需要，机关、企事业单位人事档案工作必须从传统的单纯记录功能发展到人力资源管理工作的重要辅助工具。本文重点论述如何发挥规范化的人事档案管理对人力资源管理的提升作用，以及实现的对策。

人事档案管理；人力资源管理；对策；提升

人事档案管理是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案管理可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案管理可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案管理，对人才资源开发起着重要作用。

1 人事档案在人力资源管理中的作用

1.1 提供真实可靠的信息

单位要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。

1.2 提供重要的依据

人事档案关系着员工的晋升和奖惩，决定着单位对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证单位决策的科学化、合理化。

1.3 人事档案可以优化人力资源的合理配置

人力资源配置的重点就是充分结合人与物，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是一成不变的，随着时间的变化，随着内外环境的变化，人力资源应该适时的做出一些调整，例如优胜劣汰、岗位变化、人员流动等等情况都有可能出现，人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。

2 人力资源管理中利用人事档案的现状和问题

在现阶段人力资源管理的过程中，人事档案起到了至关重要的作用，但是就其具体的应用情况来看，依然不尽如人意。最突出的表现就是不断淡化人事档案管理。单位在留才、用才、选才、育才、激才的过程中不在依靠人事档案，究其原因可以分为以下几点：

2.1 终身雇佣制的打破

打破终身雇佣制实际上就增加了流动人员的可能性，人员流动性在一定程度上缩短了企业的施工工时，在这种情况下人事档案对一个人的工作能力、培训资料、工作业绩并没有充分的展示和体现，有等同于无，并没有给企业识才和选才带来便利。

近些年来，个人信息内容失真的现象屡禁不止，频繁出现，人们难以真正的分辨一个人的学历、工龄、年龄等信息的真假，造成这种现象的根本原因就是人事档案的管理人员没有有效的鉴定信息的渠道来源，这种被动接受信息的做法就为虚假信息的泛滥提供了可乘之机，而信息缺乏真实性将会在一定程度上影响人事部门对职工的正确评估。

2.2 人事档案缺少时效性

现阶段的人事档案大多数情况是记录当事人的历史，材料缺乏时效性，比较陈旧，一般情况下来讲，我国人事档案的整理次数是每三年到五年整理一次，不会重新审核鉴定已经归纳到人事档案中的材料，而新放进去的材料无非是一些程式化的东西，诸如工资表、考核登记表等等，可以真正反映出当事人近期动态的资料相当匮乏，人力资源管理部门无法从这些人事档案中获取到有价值的信息。

2.3 人事档案管理技术落后

纸质档案管理是传统人事档案管理的主要方式，随着人员流动性不断增强，时常会出现当事人已经不在本市，但是他的档案却依旧在本市的现象，这样当事人所在的省市的人力资源部门要想知道当事人的个人档案，就需要“翻山越岭”的到到另一个城市去查阅，这在一定程度上严重影响了人力资源管理部门的工作效率和工作质量，浪费人力和时间的现象比较严重。

3 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

3.1 充实人事档案的内容

以传统人事档案为基础，增加一些个性化材料，例如反映个人综合能力的材料，反应个人素质的材料，反应个人兴趣爱好、专业能力以及性格特征的材料，由权威部门认定的业绩考核资料等等。

3.2 增强人事档案的真实性

人事档案最基本的特征就是真实性，人事档案管理工作应该对人员信息进行核对和清查，将虚假信息、无效信息有效的剔除出去，在一定程度上使档案的范围有所扩展，分类储备个人可以公开的信息资料，在这种情况下建立健全人才数据库就显得尤为重要了。专人动态管理这些数据库，个新信息及时更新，更详尽、仔细的收集对于单位来讲比较重要的人的信息，例如专业技术人员、高管等等。以书面文字形式为主的传统个人信息就决定了其信息内容不会有多么的丰富，因此，现代化的人事档案管理工作可以充分利用现代化多媒体技术，在记录个人信息的过程中可以采用音像记录的方式，这样既可以实现信息量的扩展，提高人事档案的利用率，同时有助于建立健全信息处理系统和信息管理系统。

3.3 加强人事档案的时效性

根据实际情况的需要和时代的不断变化，人事档案管理也应该随之做出调整和改变，及时的将有关个人经历的新产生的材料补充到人事档案当中，在一定程度上增强人事档案信息的时效性。

3.4 健全制度，进一步规范人事档案资料管理

有效的保障档案工作规范化管理就离不开人事档案管理工作制度的建立和完善，因此，各个单位都应该充分重视人事档案管理制度的建立健全，制定一套比较严格的、比较科学的、比较合理的制度，来统一进行档案的日常利用、借阅、保管等工作，从档案的收集、归档到移交档案室都要真正的贯彻落实这一制度，这就在一定程度上降低了档案丢失、改动的可能性。此外，档案管理工作责任追究制度和目标管理考核制度的建立健全也非常重要，要严格根据各种法律法规和操作章程来规范档案的转出、转入、接受、借阅、查阅等等，尽可能的杜绝人为涂改、泄密档案的可能性，即便是在管理人事档案的过程中发生了不可避免的问题，也可以根据责任追究制度，来追求责任，促进档案管理的规范有序的进行。

3.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设

人事档案管理的重要作用就是对人才信息资源库的充分利用，对各种资源的合理利用才能够使其作用得到最大化的发挥，因此，在人事档案管理工作当中，务必要充分利用各种先进的科学技术，其目的就是为了延长人事档案管理寿命以及提高工作效率。人事档案实现现代化管理，这实际上符合我国人事制度改革以及社会发展的需求，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这实际上就对人事档案管理工作提出了更要的要求，不仅要保证一定的工作效率，同时要确保传输人事信息的准确性和及时性，使人事信息管理时效性大幅度提高。提高人事档案管理的工作效率就必须要充分重视对计算机辅助管理的有效运用，尤其是现代技术、现代设备，例如扫描仪、计算机等等。在计算机输入档案资料，通过相应的技术进行有效的处理，将声像、图片、文字等资料转变成数据资料，实现人事档案管理纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。

4 结语

通过各种手段，如通过展览，展现出档案工作的各项职能；利用培训班、各种会议，以及各种公开场合，宣传档案工作的方针政策及其执行情况等等。通过广泛的宣传，增强全社会的档案法治意识，有利于为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的社会环境。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更有效，档案管理工作必将上一个新台阶。

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F272.92

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1004-7344（2016）16-0014-02

2016-5-19