档案工作如何向规范化标准化发展

孙丹丹

档案记载了历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反应了各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证，是最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。因此，不断强化档案管理，保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案信息资源的作用至关重要。要想提高档案管理的水平就必须实行规范化、标准化共组程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定各个环节都要有统一的程序和科学的方法进行归档工作。在实际工作中，把住各类档案的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。……