论各种文献信息检索工具及如何选择正确的检索工具

田野

（赤峰学院 图书馆， 内蒙古 赤峰 024000）

论各种文献信息检索工具及如何选择正确的检索工具

田野

（赤峰学院 图书馆， 内蒙古 赤峰 024000）

文献信息检索工具按检索手段，载体形态，收录范围，时间范围等不同标准可以划分为不同的种类，每种检索工具各有其优势和不足.在检索过程中选择何种工具非常重要，这里提出一些选择检索工具的方法，以供参考.

信息检索；检索工具；检索方式

文献信息检索，是基于科学方法，利用检索工具从有序的信息集合中检索出所需的信息的一种行为，它可以极大的提高人类对信息资源的利用效率.在这个高速发展的信息时代，信息就意味着财富和机会，每个人都希望及时获得有价值的信息，如果信息是人类赖以生存、发展的重要资源，那么文献信息检索就是每个人必须具备的一项基本技能.它具有非常重要的作用，体现在以下几个方面：首先是可以继承和借鉴人类几千年来创造的精神财富.其次是有利于科研人员迅速准确的查找到所需知识和信息，节省查找资料的时间，并且避免了重复研究，使科研人员少走弯路.第三是以丰富翔实的数据和资料，为领导者进行科学决策提供支持.

孔子说，工欲善其事，必先利其器.要合理有效的进行文献信息检索，必须有可靠的检索工具.

所谓检索工具，是指用于存储、查找和报道信息资源的系统化文字描述工具.检索工具在文献学中属于二次文献.它把大量零散而无序的信息按照一定的逻辑顺序和科学体系进行加工、整理和存储，以方便人们进行检索利用.检索工具的功能主要体现在存储和检索两个方面，即一方面保存信息，另一方面为人们查找信息提供方便.

检索工具必须具有以下几个特点：首先，要有一种信息语言来作为环境支持，如分类、主题语言或操作系统.其次，它必须能够描述文献的外部特征和内容特征.第三，每条文献记录必须有检索标识.第四，按照一定的顺序把众多文献条目组成一个有机整体，而且可以提供多种检索途径.

检索工具按载体形态，收录范围，时间范围等不同标准可以划分为不同的种类，但最主要的是按信息检索的手段分为手工检索工具和计算机检索工具两大类.

1 手工检索工具

分为书本式和卡片式两大类，以书本式检索工具为主.

1.1 书本式检索工具自古以来就被人们广泛应用，又可以细分为字词典、百科全书、类书、政书、综述、书目、索引、名录、表谱、图录、年鉴、手册等许多种类.

书本式检索工具的优点是可以一次编成印刷分发，便于长久使用，实用价值高，体积小易于携带，使用不受时间空间限制，便于馆际互借.书本式检索工具的不足之处是出版周期长，不能随时反映最新信息，而且查阅不方便，陈旧过时的信息难以从检索工具中剔除.

1.2 卡片式检索工具，是将每条款目著录在一张张卡片上，按照一定的顺序排列，从而形成的一种检索工具.这种卡片式检索工具可以随时编辑、随时排序、随时使用，具有流水作业的性质.但是不足之处也是显而易见的：体积庞大，占用较大空间，排序不易，检索点少.这种工具现在已经很少使用了.

2 计算机检索工具

计算机信息检索又称现代信息检索，指利用计算机和网络来处理和查找文献信息的检索方式.这种检索方式是由计算机根据人们所提出的检索要求，通过某种检索方法和程序自动从机器所储存的海量信息中或从网上其它服务器中挑选出用户所需要的信息.它可以克服传统手工检索中存在的速度过慢、查准率低等缺点.它的优点是：一次输入多次检索、检索速度快、质量高、编目自动化、利于集中统一编目，而且可以利用各种现代化设备形成检索网络，实现联机和网络检索.在当今的知识经济时代，文献信息的数量急剧增长，内容和载体也呈现出多样性，再加上计算机、网络、数据库等信息技术的快速发展，手工检索完全依靠人力查找，人脑判断的检索方法已经很难适应当今的形势，而计算机检索，因其迅捷和方便的特点，逐渐显示出优势，如今已成为文献信息检索的主要发展方向.目前，计算机检索已发展到网络检索阶段.计算机检索对象从相对封闭的，由一个独立的数据库集中管理的信息扩展到开放、动态、更新迅速的网络信息.

计算机检索又分为光盘检索、联机检索和网络检索几大类.

光盘信息检索是利用计算机技术对光盘信息进行分类、编排、查询等操作的统称，光盘是计算机的一种外存储介质，可以存储大量信息，一张 3.5英寸的光盘，可存储的文献资料相当于 1200 万册30 万字的图书.计算机可直接由用户操作将数据存储在光盘中或从光盘中读取数据和查询信息.

联机信息检索是计算机技术、卫星通信技术和数据库技术共同发展的产物，检索终端的用户通过主机或网络来获取各个主机上的信息.联机检索系统通常有较多的数据库，而一个数据库可以包括几十万、几百万条文献的书目款目或科技数据.每检索一个课题只需数十秒钟，检索到的题录、文摘或数据还可立即在终端上显示和打印出来.联机检索的实现，对于传统的收集、查找与提供资料的方式来说是一次革命.联机检索和网络检索有所不同.它使用一个相对封闭的服务器 /客户端模式，有一个专门的检索系统中心，配备各种专业化高质量的文献信息数据库，向用户提供多维度检索服务和源文献信息支持.人工采集、内容标引，概念组配和规范化处理是联机检索技术的核心.

网络信息检索主要是指利用 Internet信息技术，通过互联网发布的信息进行检索.互联网是一个巨大的信息资源库，包含大量与我们的生活和工作密切相关的信息，并且为用户提供了一个搜索信息的途径，就是搜索引擎.搜索引擎在互联网上收集信息并将其进行处理和存储，采用超链接方式建立起索引数据库和网上信息的关联，用户可以通过搜索网址的方式来实现信息检索，从而起到信息导航的作用.在搜索引擎中检索到的既可以是一般的文本信息，也可以是多媒体信息.超链接、自动搜索、自动标引和自动索引是搜索引擎的技术核心.

这三种检索工具各有其优势和局限性：

光盘检索系统的优势在于它是一个独立的计算机检索系统，可以实现单机检索，在检索过程中不涉及远程通讯网络，这就避免了利用国际联机系统所带来的通讯不畅和收费昂贵等问题，而且安全性能高，光盘数据库是只读光盘，不可擦除，也不会由于感染病毒而丢失信息.光盘检索的局限性是数据库更新周期较长，不能满足时效性较高的检索的要求，而且与联机检索和网络检索相比，信息量还是很有限的.

联机检索和搜索引擎检索有许多相似之处，但由于技术和主观意向的差别，在实现检索功能上有很大的不同.对于搜索引擎而言，最大化的利用了计算机系统自动化，智能化的特点，但由于智能检索技术并不成熟，限制了自动索引和自动搜索的质量，而且因为对信息的收集力求全面，导致在信息爆炸的情况下，收集的信息数量很惊人，但是质量难免受到影响，从而影响了检索效果.相比之下，联机检索系统专业化、规范化的高质量信息系统建设，有力的保证了检索质量.

从价格和安全性来看，光盘检索占有一定优势，但是从使用时间和使用范围上来说，Internet检索具有优势，而联机系统则具有信息资源专业化，高质量的特点，管理规范，查全率、查准率高，适用于科研人员，但对用户检索水平要求较高，具有一定难度，而且费用较高.它们之间是一种互相促进，互为补充的关系.但随着光盘网络版的应用和联机检索逐步向 Internet靠拢，以及 Internet技术的快速发展，Internet搜索将是大势所趋.

下面比较分析手工检索与计算机检索的异同和优劣，首先要说的是，计算机检索是在手工检索的基础上发展起来的.但是，两种检索方式有着质的区别，在以下几方面存在差异：

（1）检索语言：检索语言是检索时使用的信息词汇.在检索语言上，手工检索与计算机检索的检索语言是基本相同的，但是计算机检索可以使用更多的自然语言.

（2）检索概念的组配：手工检索主要是用人脑来进行检索概念的组配，而计算机检索则利用逻辑运算符进行概念组配，internet网上检索的概念组配方式尚不成熟.手工检索的概念组配更灵活，计算机检索的概念组配更严谨.

（3）检索途径：检索途径也叫做检索入口，是根据信息的某种特征进行的检索，手工检索和计算机检索的基本检索途径是相同的，如名称、分类、主题等.但计算机检索的检索途径更全面和灵活，可以从多种途径进行检索，并能进行多途径同时检索.

这两种检索方式各有其优点和缺点.手工检索可以了解标引规则，按规则进行著录，便于检索者根据文献标引规则查阅文献，而且灵活性高、成本低.手工检索的可信度和权威性较高，传统工具书的编制技术非常成熟，编制质量很高，可信度和权威性都超过了计算机检索工具.而计算机检索的信息来源渠道很复杂，如百度百科这种网络工具书，网民也可以参与编写，很多内容是网民个人观点和意见，难以保证其权威性和可信度.手工检索最大的局限就是检索速度太慢，需要耗费大量的时间和精力.

计算机检索的优势在于检索速度快，范围广，更新周期短，内容新颖，输入检索词，几分钟之内就可以检索到，而且有人想使用检索到的内容也比较方便.它的缺点是投资大，检索费用高，而且需要检索者具备一定的计算机专业知识.

因为目前计算机检索工具发展还不够完善,手工检索在短时期内不可能被完全取代,这两类检索工具应该是一种互相补充、长期共存的关系.手工检索工具应该致力于提高检索速度，增加检索途径，以适应不断变化发展的新形势，而计算机检索则应该努力完善标引规范，提高检索效率.

在检索过程中选择正确的检索工具，对于取得良好的检索效果具有至关重要的作用.当前文献信息检索工具的数量非常庞大.仅纸质工具书就不下数万种.每一个学科,甚至每一个学术研究领域,都有大量工具书可以选择使用.而电子文献信息检索工具,随着信息技术的高速发展, 数量、种类越来越多，使人应接不暇.每一种检索工具都有其独特的优势，也各自存在着不足之处，检索者在进行检索之前，必须认真分析，仔细选择最合适的检索工具.

在选择检索工具时有以下几点原则：

（1）应该根据所需信息的不同种类来确定所使用的检索工具.比如查找中国传统文化方面的信息，一般使用权威的纸质工具书，而查找科学技术、经济运行等信息，则更适合采用计算机检索工具.

（2）综合性的检索工具和专门性的检索工具比较而言,一般来说应该使用专门性的检索工具.专门性检索工具往往是由对这个领域有着深入研究的专家学者所编写或制作的，因此对相关知识的搜集、揭示会更为全面翔实.

（3）查找最新的文献信息，应采用计算机特别是 Internet检索工具，因为其更新非常迅速而及时，能更好的反映新产生的信息.

以上所说只是一般性的原则，在检索过程中，还应根据所面临的具体情况来决定究竟采用哪种检索工具，特别是不必要舍弃简单实用，足以解决问题的检索工具而选择更先进更复杂的检索工具.比如查找西汉某位人物在正史中的传记，只需要查找《史记人名索引》、《汉书人名索引》就可以了，不必查找二十五史光盘数据库.

总之，每一位检索者都应对各种检索方式和检索工具有一定的认识，并且在实践中接触形形色色的检索工具,加深对它们的了解.在检索前应该认真分析检索课题,列出检索点,分清先后主次,根据具体情况，经充分论证后，合理选取检索方式和检索工具.此外,选择检索工具时,还应该阅读文献信息检索教材和有关文献信息检索工具的评介文章，从而借鉴他人的经验，增加自己对检索工具的理性认识.这对于辨别检索工具的优劣,选择最适合的检索工具也是有益的.

〔1〕何翠华.电子信息资源检索教程[M].天津：南开大学出版社，1998.

〔2〕王花玉.网络信息检索工具与传统工具书之比较分析[J].大学图书情报学刊，2006(3).

〔3〕袁向东，任芬.网络信息资源检索工具的比较与综合使用[J].江西图书馆学刊，2001(4).

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2015 年 11 月 29 日