推动高校综合档案馆建设的思考

叶楠

【摘要】本文结合工作实际，论述了新时期推动高校综合档案馆建设工作，不断提升档案信息服务能力和水平。

【关键词】高校；综合档案馆；建设

档案是高校历史的见证，是国家的宝贵财富，是重要的信息资源。现在各大高校综合档案馆在科学研究、经济建设、宣传教育以及维护史实等方面都取得了不少卓越的成就。但从目前的发展现状分析来看，绝大多数综合档案馆的建设由于各种原因，并不尽如人意，致使很多档案馆的利用工作一直徘徊在低谷。如何建设档案馆，才能更好的做到档案利用呢？那么就要从档案馆的分工管理开始探讨。

一、建立完备的规章制度，紧抓基础资源建设

（一）完备的规章制度是保证档案归档完整、及时的基础。各大高校制定了《各单位归档范围管理办法》《各单位档案员考核办法》等制度。规章制度的建立是保障档案工作的延续性、规范性的基础。而健全的制度是内部分工改革的基础，内部的分工機制必须改。很多高校采取的是条块式管理模式（由一位档案员专管某一类别档案，覆盖该类档案收集整理到利用的全套流程，如该档案员因故不在岗位，便无法提供该类档案收集利用）。这有很大的弊端：一人一线，人缺工作停，同时实现收集整理出的档案在开发利用时得不到检查。而改为联动式多人管理模式内部分工都改为收集指导室、开发利用室，这种多人联动管理模式即分别有多位档案员共同负责某一项工作，即使出现某位档案员因故不在岗位的情况，其他档案员也能顺利完成工作，从一定程度上避免条块化管理所带来的弊端，同时实现部门立卷—收集整理室—开发利用室，逐级上报，逐级检查，避免了一个人收集一个人整理一个人出错没人检查出来的局面。只有内部分工科学了，才能推行部门立卷制度。

（二）推行部门立卷制，紧抓基础资源建设。推行部门立卷制度，将基础资源建设放在档案馆工作的首位。所谓部门立卷是指由文件承办和处理的部门负责进行档案立卷的制度。这可以改变零散文件随办随归档和成堆文件归档的错误做法，发挥承办部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高立卷工作的效率。部门立卷的推动，能够使收集档案完整性最大化。档案文献资源是档案馆的基础工作，无档案则无档案工作。部门立卷制度就要求高校档案工作网络队伍都非常完善，而且要对各单位分管档案的领导和部门档案员进行系统定期地培训。这样全校各单位上交的档案才能规范整齐。高校必须紧抓住信息资源建设这一龙头，为档案工作奠定良好的基础。

二、以优质的档案管理系统紧抓信息化建设

高校必须拥有优质的档案管理系统。有了优质的平台，才能够更好地建设档案信息化工作。信息化建设是档案工作的根本方向，也是世界档案的发展主流。高校档案工作，紧紧沿着这个方向开展工作。高校要建设覆盖全校的电子文件归档平台、档案管理工作平台，网上相关信息自动搜集平台，档案利用服务平台等。有了这些平台，不但体现了档案馆的自动化、信息化、科技化水平程度，同时成倍地提高了档案馆的业务水平，提升了档案馆的地位。

从某种意义上讲，档案管理系统的规划不仅仅是技术手段的考量，也是对我馆档案业务流程的再造，是对工作人员、经费、档案资源及档案收集、整理、利用等操作环节在思想观念、行为习惯、工作方式、信息处理等方面进行的创新。档案管理系统的规划也意味着业务流程的改变。这也是遵循了管理学上的重要规律：先进的技术只有在与先进的管理相结合时才能发挥出作用。

三、两馆结合，凸现特色，加大资金投入力度

把校史馆、档案馆作为一个部门来管理更有优势。校史馆所展示的材料基本上源自于档案馆。所以两馆结合，能使档案馆收藏的档案文献展示其活力，体现档案的文献价值。校史馆也是宣传大学的窗口，学生教育学习的基地，学校的重要客人，校领导都要带领他们到校史馆参观。校史馆的展览会带来许多发展机遇，档案馆的地位随之得到提高。高校的部分工作已离不开档案馆的参与，档案馆的工作已成为推动高校各项工作的重要力量。

同时，加快档案馆的信息化建设，需要大量的资金投入。特别是认识到信息化建设工作不仅要包括教学、科研单位，而且应该包括学校的所有单位，对校内信息化建设一视同仁。经费的投入与保障，高校的档案信息化建设工作才能走在前列。

四、要做到档案利用超模多维化，服务人性化

（一）开展入校校史档案宣讲课程。高校档案馆工作人员可以设计一个PPT，内容包括通过基建档案、科研档案、教学档案来呈现的校史；以高校档案馆平时为老师学生提供的服务实例为引子讲解普及档案知识。

（二）主动参与、开办全校重大活动的组织、征集工作。高校档案馆工作人员要通过自办、合办与联办有特色的展览，让档案馆的手头工作也体现出与时俱进的气息。

（三）人性化服务是高校档案馆工作的宗旨。我们要坚持综合性、开放性、文化性、多功能性的服务管理理念，把高校的档案馆建成学校精神文明的一个窗口，在未来的新馆设计一些展览室、阅览室，为学校的老师和学生提供服务。

（四）高校档案馆应该积极开展编研成果。档案馆不仅要把基础资料收集、整理、保管、利用好，还要做好档案文化、档案科研、档案编研成果的开展。

高校档案馆要进一步加强档案工作规范化、科学化、信息化建设，进一步开发和利用馆藏档案信息资源，发挥档案存史资政、文化传承的功能，不断提升档案信息服务能力和水平，为高校发展作出更大的贡献。