以数据为抓手创新办公室管理工作

孟宪岭

【摘要】本文论述了办公室业务数据的价值，有效采集和数据分析方法及工具，通过数据处理更好地提升办公室工作整体水平。

【关键词】办公室业务；数据处理；分析方法

数据是一种工具，也是一种思维。一个单位的办公室工作平日产生的业务数据可能算不上大数据，但借鉴数据思维解析办公室管理状况，借用数据工具创新办公室管理方式，可以更深入地认识、耙梳各岗位工作，更全面地掌握、审视整体工作，更准确地发掘存在问题与不足，更清楚地把控方向和重点，更好地提升各项工作的关联性和协同力，实现办公室管理工作的精细化和科学化。

一、重视办公室业务数据的价值

从应用角度看，无论数据大小，只要把它用好了就会产生价值，就能显示意义。办公室工作由于其自身的特点，数据往往不被重视。办公室工作从内容上讲，一般包含文件处理、材料起草、信息管理、会议组织、印章管理、档案管理、机要保密、督查督办、调查研究、行政管理、政府采购、合同管理、外事管理、证照管理、安全保卫、车辆管理、办公家具和设备管理等，总体呈现项目多、数量大、时限短、琐碎、繁杂、分散等，工作数据往往较为零星、散乱、即时、细微，容易被忽视，其价值往往被掩盖或隐藏，不易聚集和融合，形不成体量可观的数据库和有机的数据体系。数据的价值在于所承载的信息，前提是这些数据需要积累一定时间，堆积成一定体积，形成一定对比坐标系，通过一些模型关联成为有效的数据资源，才能从中发掘信息所蕴藏的价值。因此，办公室管理者和工作人员要养成重视数据的意识和利用数据的习惯，把平日所产生的数据视为一种资源，加以开发可以生产出新的工作推动力，或视为一种手段，加以应用可以更好地抓住工作重点和热点，或视为一把尺子，加以标量可以更好地发现工作中的差距和不足，或视为一张图表，加以比对和综合可以更好明确各项工作、各个岗位之间的横向联系。养成重视数据的观念和珍惜数据的意识，是做好办公室数据管理工作的前提。

二、做好办公室业务数据的有效收集

大数据来自于小数据的日积月累，收集和积累数据是进行数据管理的第一步。办公室对数据进行有效收集，要结合具体工作特点，做好以下几点：

一是明确数据收集的目的。收集的数据用来发现什么问题，解决什么困难，弄清什么情状，掌握什么概况，摸清什么底数，实现什么目标，要在一开始就明确下来，把它作为下一步深入开展数据管理的指导思想。

二是明确数据收集的原则。收集原则决定数据质量，一定程度上坚持什么样的收集原则就会形成什么样的数据库。首先数据要真实，这是先决条件，如果不真实再大的数据只会更严重地误导工作，扭曲真相，致使工作走歪跑偏。其次数据要准确，在真实的基础上尽可能正确无误、精准确凿、不容置疑，增强数据分析和利用时的针对性、实用性与犀利度。其三数据要及时，随时更新数据库，增强数据的新鲜度和实效性，防止数据滞后和陈旧，为数据的有效、及时分析与利用奠定基础。其四数据要全面，并尽可能达到全体全部，集合该岗位该专业该领域的所有关键数据，提升数据资源的含金量和丰富度，为多角度多层次开发和重复往返利用奠定基础。

三是明确数据收集的口径。收集的口径取决于所要解决的问题类别。因此，收集口径的大小多少要根据办公室实际工作需要，做好四点：首先是纵向数据的自然积累。通过数据弄清办公室和各专业工作的历史和现状，并预测未来的基本走向和发展趋势。其次是横向数据的主动搜集。通过与办公室相关岗位、专业和领域的数据搜索和比对，在本系统甚至更大范围内明确自身定位。其三是内向数据口径的多样化。这是小数据的基本来源，也是大数据诞生的根基。办公室本部门各岗位，本岗位各条目，本条目各角度，本角度各时期，都有数据收集的价值和意义，因其细微、精小、扎实，反而更能发挥直接、迅速的指导和改进作用。其四是外向数据口径的可比度。有对比才有定位，外部数据纷杂混乱，只有找到与本部门和本岗位工作有关的有效和关键数据，才能有对比的可能性，才能通过对比更好地反观自身。

四是注意数据收集的方法。办公室工作内涵多、边际广、时效强，数据的碎片化、零散性特征明显。要及时、有效收集各类数据，首先要随时记录，对于那些没有业务凭证或文本记录的重要业务数据及时积累，积少成多，聚沙成塔。其次要定期汇总，对通过办公自动化、业务凭证、审批单据等形式办理的工作事项，进行每周、每月、每季度、每半年等定时性、阶段性汇总统计，及时形成一个相对完整的数据节，为长期数据链的构建编好每一环。其三要专项挖掘，把某一项工作如公文、材料、档案、合同，自业务开展以来所形成的重要历史记录，从始自终，打通挖透，建成该领域的完全数据库，以备后续深层次利用。其四是全面摸底，把办公室或某一岗位如文书、秘书、行政管理、外事，自部门或岗位设立以来所形成的各项关键数据，以某一时期为界进行全面整理统计，形成该时期办公室整体或部分工作的全面数据，反映出其整体面貌。无论哪种方法，收集汇总时都要根据该项工作中的实际情况，注意用好纸笔、自动化系统、统计软件和专业数据管理软件等工具。

三、掌握四种有效的办公室业务数据分析方法和工具

业务数据收集积累后，如何分析和利用是关键。根据数据分析目的，办公室日常工作基本不需要太复杂的数据运算和模型构建，一些常用的数据分析方法和图表工具即可满足需要。

一是因素分析法。主要用来分析一个统计口径下主要包含哪些因素，各自数量是多少，每一数值与总量的占比是多少，排名如何，其对应的图表工具主要是饼状图和环状图。如公文处理数据分析，使用因素分析法，可以很简便直接地统计出一个年度内处理了多少公文，上行文、平行文和下行文各自多少，各种类型公文占全体公文的比例是多少。

二是比较分析法。主要用来分析两种或更多同性质数据的具体变化、相互关系、各自价值以及发展趋势，其对应的图表工具主要是柱状图、条状图和散点图。如会议组织数据分析，使用比较分析法，可以很好地统计出前后两个年度每月组织会议数量的多少，两个年度每月会议数量的增减情况，并根据前后两年同期会议的增减差异性或一致性，找出一定的工作规律。

三是趋势分析法。主要用来分析一段时期内数据的增减强弱趋势，可以显示时间间隔大小相同情况下事件的发展演变趋势，其对应的图表工具主要是折线图和甘特图。如档案管理数据分析，可以每月、每季度、每年度为时间间隔，以档案收存数量、档案利用数量、传统档案与电子档案生产数量等为参数，通过趋势分析法，可以很好地掌握一个时间段内档案处理的综合情况，并预测今后的走向。通过甘特图，还可以掌握不同种类档案管理工作项目间的处理顺序和持续时间，从而更好地采取措施加以改进。

四是关键分析法。主要是用来分析和查找某项业务或工作中的关键点、主要影响因素、优势或短板，从而找出今后的改进方向、着力点和针对性措施，其对应的主要图表工具是雷达图和帕累托图，前者便于找出诸影响因素中的高点和低点，明确优势和短板；后者是按照关键20%的因素发挥80%影响的原理，确定影响事物的关键因素是什么。如行政管理数据分析，可以行政监督检查中的员工着装、工牌佩戴、考勤管理、秩序遵守、环境维护等因素为参数，通过使用帕累托图进行参数数据对比，找出累计数量和比例达到80%的前几项因素，从而确定行政检查工作中的难点和重点。或者通过雷达图对这些参数进行对比，反映出各个参数相对中心点和其它参数点的变化情况，对这些指标进行全面分析，一目了然地发现各项指标变动情况和好坏趋向，明确今后着力点。

四、通过数据处理更好地提升办公室工作整体水平

在实际数据处理过程中，通过对办公室业务数据的全体性、关键性、精确性、相关性以及综合性分析和挖掘，可以迅速找到工作的运行模型和变化趋势，在各条目各岗位局部化的信息中发现部门条块和整体工作的走向，在看似杂乱无章的关系中找到改善工作的方法，并为办公室工作决策提供信息和知识支持，有效提高决策质量。

一是通过全体性数据分析，宏观把握办公室整体工作。对办公室而言，要想充分利用数据，统计出每一岗位主要工作条目的全体历史和当前业务数据应该不难。全体数据可以带给办公室管理者或岗位员工视角上的宏观与高远，使之可以站到更高一级，全貌性看待本部门工作，处理本岗位工作，处理好藏匿在整体中的工作细节，从而使办公室业务数据的分析发掘过程成为工作概况和全貌的掌握过程，整体性问题的发现和审视过程，进而更好地解决只知一域希图解决全局的难题，有效减少“坐井观天”和“一叶障目”的现象。

二是通过精确性数据分析，微观聚焦办公室具体工作。办公室业务数据，在保证数量的同时，精确度是生命。只有精确，分析和利用的结果才能有意义。大数据可以容许混杂，但办公室业务数据还没有达到如此体量，因此统计时的精确度和确定性是关键。首先是各岗位具体工作项目统计口径和标准要统一，不至于数据掺杂、序列混乱。其次是原始采集数据要精确，业务办理和事件发生数量准确无误。其三是数据分析利用时运算和比对要精确，结果经得起核对和审查。通过精确数据，办公室管理者和岗位执行者可以发现工作中的优势和不足，明确改进措施和重心，掌握工作忙闲节奏，提前制定好工作计划。

三是通过相关性数据分析，统筹衔接好办公室条块工作。办公室业务数据一旦形成一定规模，对它们就可以进行综合性分类、搜索、比较、分析、归纳。数据处理的结果，往往超出传统的线性思维、因果关系、逻辑推理得出的结果，发现一些平行工作条目、并行工作岗位间的相关性，甚至是较高的关联度。如秘书工作岗位包含的会议组织、材料起草、新闻信息等工作条目，单看每一事项数据，只能发现出数量增减和工作强度，相互比较会发现三者之间关联度较高，会议数量高了一般需要起草的会议材料也会增多，基于会议和讲话的外部新闻发布和内部工作信息编发也会增多，正相关性高。再如办公室信访管理、行政管理与安全保卫三个岗位之间，各岗位内部数据分析也只能观照自身，相互对比和勾连会发现三者之间的关系很密切，每一个岗位的相关工作都有可能成为其他岗位工作变动的影响因素。通过数据的相关性分析，可以让岗位工作者更清楚地梳理出自己职责范围内各项工作内涵的横向关系，让办公室部门管理者可以更全面深入地掌握各岗位间的工作联系，便于在制定和调整不同岗位职责时明确相关工作间的对接和呼应，并可以根据实际工作需要及时合理调整职责内涵或调配人员，甚至是当工作量突破一定容限时，合并相似性和关联度最高的工作职责成立新的岗位，从而避免办公室分散岗位间“瞎子摸象”和“城门失火，殃及池鱼”等问题，在深入关联中更好地把握办公室工作规律。

四是通过综合性数据分析，提升办公室工作决策的实效性。无论是办公室部门整体管理，还是具体岗位业务执行，正确决策是做好工作的前提，而正确决策又来源于对数据所承载信息的加工、解读和转换，从而形成科学的决策知识。因此，只有把握好办公室业务数据时间上的及时性和可追溯性，内容上的真实性和准确性，范围上的全面性以及边际上的可关联性，朝向一个目标，绕一个主题，选择好有效的分析工具和合适的认知模型，才能很好地对业务数据进行科学、有效管理，才能得到完备、准确、及时性的决策信息，全面了解办公室工作的运动状态及其岗位间、内涵间的内在联系，从而实现对办公室部门工作和具体业务的准确把握，实现办公室决策的科学化，科学决策的具体化，进而推动管理方式方法甚至管理理念的创新。有效的数据管理将会很好地增强办公室管理的敏锐性和洞察力，提升决策上“一叶知秋”的能力，从而整体提升办公室决策的科学性、针对性和实效性。