电子文件管理系统设计与实现

赵子涛 乔冬冬 李春梅

摘要：电子文件管理系统主要针对电子文件的整个运行生命周期进行管理，同时对用户权限进行审计追踪。通过对文件的授权审批及权限管理，实现了不同等级、不同使用者对文件的规范操作。该系统能够从各业务系统中整理、统计电子文件，维护文件与文件之间、文件和业务之间的各种联系。审计追踪管理支持深度和广度查询，并以有序的、科学的、可审计的方式进行管理，解决了企事业单位文件分散作业与难于集中管理的矛盾。论述了电子文件管理系统的应用背景、需求分析与功能架构设计，系统关键技术和功能设计与实现。

关键词关键词：电子文件；C#；管理系统；TRIP数据库

DOIDOI：10.11907/rjdk.161397

中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号文章编号：16727800（2016）007009503

0引言

随着信息化和网络化的不断发展，管理系统应用范围不断扩大，使用功能不断强大。国家制定了“互联网+”行动计划，将大数据、云计算与传统行业相结合，开辟了信息时代新的发展方向。电子文件管理系统是重要的企业管理和信息化工具，对企业发展有着举足轻重的作用[1]。一个合理、高效的电子文件管理系统，能提高电子文件管理的系统性、专业性和标准性。

本文研究并设计了电子文件管理系统。用户通过该系统可以高效进行电子文件的提交和管理，减少工作量，缩短办公周期，解决了企事业单位文件分散作业与集中管理的矛盾。

1系统需求分析

电子文件管理系统是为了提高运营效率、简化和提高工作流程而设计实现的系统，因此需要满足以下需求：

（1）可以对正在编辑、已经编写完成和发布的电子文件进行存储、备份、分类、删除。

（2）可以通过电子文件管理系统搜索有利用价值的文件，从而提高工作效率，解决文件分散作业与集中管理的矛盾。

（3）具备高安全性的权限管理系统，实现用户、角色权限分配，权限管理应做到用户和数据的多级控制及功能权限的灵活控制。

（4）具备设计完善的审计跟踪模块，实现文件日志登记、显示、查询、跟踪。

（5）对系统进行控制管理，能整理出详细的统计报告。

电子文件管理系统还应做到界面友好、操作方便简单、符合文件、档案管理和信息技术等方面的国家要求和行业标准、符合使用单位的内部规章制度。

2系统功能总体设计

2.1系统体系结构

系统基于C#语言开发，支持快速开发功能，缩短了系统研发周期，系统采用客户端/服务器（简称C/S）结构，既可以在服务器端处理、储存文件管理事务，又可以在客户端进行简单的运算，减轻了服务器的运算负荷[2]。数据库采用关系型数据库TRIP。TRIP数据库功能强大、速度极快，是高度集成的全文检索系统，是一种关系型面向对象的全文数据库[3]，具有高效处理复杂零碎信息的能力，在处理出版刊物、合同、法律法规、报告、书信、会议记录等各种规格的文本数据上具优势。

由于企业业务流程和数据表示方法不同，需要对不同的企业实现不同的数据结构和业务流程。一般系统开发往往针对一个企业进行数据定义和建模开发，这种开发方式偏重于应用，没有综合考虑系统的复用，升级改造复杂。电子文件管理系统从系统的复用性出发，把系统分为4个独立的功能架构，提高了系统的复用性，功能架构如图1所示。

按照文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能对ERMS系统基本功能进行划分。其中，文件管理配置功能是在ERMS 中建立和维护文件管理业务规范，包括分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容；文件管理业务功能主要基于电子文件管理业务流程展开，包括捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管、检索利用等内容；安全管理指保护电子文件以及ERMS安全；系统管理功能指ERMS系统运行所需要的基本环境支撑、工具支撑等。

2.2系统逻辑结构

系统采用主流设计工厂模式，如图2所示。UI层采用ComponentOne公司开发的自定义控件，提高控件的易用性、美观性；BLL业务逻辑层处理业务逻辑任务；DAL数据访问层采用ODBC（开放数据库互连，Open Database Connectivity）数据库访问接口标准，使软件能以统一的方式处理所有的数据，即使企业采用不同的数据库，系统也可以迅速连接部署。这样以工厂模式设计出来的系统结构清晰、耦合度低，有利于开发任务的同步进行，容易适应各种不同需求的变化，维护性与扩展性很高。

3系统功能设计与实现

3.1分类方案管理

分类方案管理是对电子文件分类进行管理的模块，使文件管理更加有条理，它是电子文件管理系统的基础，支持企业的分类方案，既可以自动生成类目管理方案，又可以允许文件管理员或授权的用户手工进行添加，依据分类方案对文件进行系统分类、整理和标识。

为了保证分类方案的质量和稳定性，维护行为一般由文件管理员执行，部分情形可由授权用户执行，以便对电子文件进行有效的等级层次组织。在功能上，分类管理模块要能剔除错误的分类方案和重复的分类方案，关键代码如下：

3.2文件类型管理

文件类型是对电子文件进行类型分类管理的模块。根据文件在捕获登记、管理控制、文件类型（如照片、会议纪要、通讯通知等）或者重要元数据属性上存在较多共性而设计文件类型管理方案。文件类型管理支持管理员定义并维护各种不同的文件类型模板并重复使用。通过文件类型管理界面，可以显示、修改和删除已有的文件类型，添加文件类型模板，同时可以自动统计类型分布情况。在添加文件类型时，还应注意文件类型的唯一性，以免造成文件类型管理的冗余，主要代码如下：

4结语

本文系统侧重于架构的设计，从而产生一个能够复用的、支持各种系统功能的电子文件管理系统。该系统具有可复用的系统框架，在系统整体结构、层次划分、不同部分之间的协作关系等方面具有很强的复用性[46]。基于这种框架，再确定企业各种业务，规定它们在系统中的组织方式和协作方式，组成完整的企业应用解决方案，快速完成系统开发。本系统适合绝大多数企业使用，可以根据不同要求进行不同配置，从而高效管理企事业单位的各种电子文件。

参考文献：

[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001：231250.

[2]李春葆，谭成予.C#程序设计教程[M].北京：清华大学出版社，2010：2140.

[3]张龙.浅谈TRIP数据库系统的特点及应用[J].甘肃科技，2007（4）：154159.

[4]冯惠玲，赵国俊.中国电子文件管理问题与对策[J].北京：中国人民大学出版社，2009：4560.

[5]王萍.电子档案著录标准及其应用[J].长春：吉林大学出版社，2010：3555.

[6]马长林，宗培岭.档案馆信息化建设探讨[M].上海：上海社会科学出版社，2006：120135.