基于信息系统的传媒广告财务管理

兰红

[摘要]广告业务是媒体行业的利润之源，传统广告管理手段存在系列问题，本文旨在探讨充分利用信息化手段加强广告系统内部控制，提高管理水平，促进广告业务健康发展。

[关键词]信息系统 传媒广告 财务管理

无论是传统纸媒还是新媒体，广告收入始终是媒体利润的重要来源，加强广告财务管理，完善广告业务内部控制，是传媒业提高竞争能力、防范风险的重要途径。但是，在广告业高速发展的新形势下，数据处理的繁琐、信息传递的壁垒都对传统广告管理提出了挑战。充分利用信息系统进行广告控制，有利于实现业务与财务一体化，优化操作流程，及时、准确地收集与处理庞大的数据源，提高工作效率，从管理中获取效益。

一、传统广告管理存在的问题

（一）广告收入确认困难

在新会计准则执行前，全国传媒业按照新闻出版行业会计制度，广告收入基本都是按收付实现制确认，此操作简便直观，收到款项即确认收入，已刊发广告未回款前计入待实现销售，不用垫付税金，这种核算方式也使得许多传媒集团以追求回款为目的，忽视了刊发量的数据统计以及应收账款的管理。新会计准则实施后，广告收入采取权责发生制核算，广告刊发时就确认收入，这一方面对应收账款管理提出了很高的要求，另一方面要求刊发广告的源头数据完整、准确。而广告的刊发金额统计困难，数据源稳定性差，广告刊例价格每天、每个时段、不同版别、不同颜色都不一样，各行业折扣、优惠政策都不相同，后期可能还涉及价格调整，收回的广告款还要与刊发的广告相匹配，单靠传统的EXCEL表格进行统计无法满足核算和管理需要。

（二）业务与财务数据传递不畅通

广告刊发前业务部门会填制广告发稿单，确定刊发的时间、版别、价格等各项信息，按审批权限审核后刊发，所有发稿信息构成了业务数据库。财务部门收到的广告款包括尚未刊发广告的预收款、收回已刊发广告的应收款，而回款是哪些客户的，应收款对应的是哪几笔已刊发广告，这种财务信息与业务信息的核对是一个非常繁琐的过程，不同系统间的数据很难实现共享，业务部门不能及时知晓回款信息，而财务部门也不能很好的了解客户的整体刊发量、平均单价，应收账款等数据，数据资源传递的不畅通，给广告财务管理带来了一定难度。

（三）内部控制管理存在漏洞

由于这种信息传递的壁垒，可能导致内部控制流程不完善，重要环节缺乏有效控制。例如：广告刊发数据与真实刊发量的核对，广告应收款与刊发量、回款之间的对应，广告刊发价格是否符合授权审批控制等等，如果不依靠信息系统进行管理，容易出现人为疏忽导致的价格审核错误、漏单漏稿，销账滞后及错误，并为有意识的舞弊行为带来操作的空间。

（四）数据利用效率不高

数据资源通过有效的整合、分析、加工处理可提供有效的信息，帮助企业优化决策、提高管理。而信息系统则是原始数据的加工处理器，是经济活动的基石，特别是集团化管理的企业，如果不广泛应用信息系统，分散到各部门的信息资源只是枯燥的统计数据，利用价值不高，无助于企业实现战略目标。

二、建立信息系统加强广告财务管理的必要性

传媒企业在信息系统环境下，建立健全广告管理系统非常必要。信息绝不是简单的数据集合，未经加工的数据无法直接理解和利用，信息系统通过信息收集、处理、加工、整合后，可加强内控，分析问题，为稽核控制、运营分析、市场决策提供支持。

（一）提高会计信息质量

广告庞大的信息量对数据准确度要求很高，利用信息系统可以快速准确的统计出每日广告刊发金额、折扣、占版率等信息，可以准确的将广告回款与刊发量进行匹配，及时更新应收账款数据，并建立客户信誉数据库，不但提高了信息传送效率，而且信息网络特有的精确性还避免了手工操作带来的误差，从而大大提升了会计信息的准确性。

（二）优化管理决策

运用信息系统进行广告管理，可以将大量重复而简单的工作交由电脑自动处理，让财务人员能有更多的时间和精力投入到管理中去。信息系统通过高效率的信息传输与共享、深度的数据剖析、细化到行业的广告单版价值比较、客户投放趋势分析等，避免决策层在模糊不清的信息中开展工作，有助于合理配置资源，更好地优化决策。

（三）建立有效控制环境

广告稽核是广告财务管理的重要环节，也是传媒集团内部控制的组成部分。在计算机信息系统环境下，规范业务流程、设置控制环节，通过系统自动的授权审批控制，有效防范舞弊行为发生。

三、如何搭建广告信息平台

传媒企业应结合自身特点，重点做好以下五个方面工作，搭建广告信息平台。

（一）规划组织结构

信息系统首先要保证结构清晰、职权明确，系统通过拓宽信息发布渠道，让基层员工接触到更多的信息资源，组织趋于扁平化，主要包括业务部门、广告稽核部门、广告财务部门，而业务部门按流程分为发稿部、审稿部、价格审批者。此外，传媒集团的广告业务会涉及到不同的媒介，包括报纸、期刊、网站等，各种媒介会根据市场需求分为诸如房地产、商业、汽车、旅游等不同的行业，因此信息系统中业务部门要按行业进行细分。

（二）制定标准程序和业务流程

标准程序是明确的规定、程序和惯例，用来应对几乎所有可预见的状况，通过信息系统设立标准程序，工作效率会提高，流程会进一步规范。广告信息管理平台从业务部门发稿开始，每一笔广告都要在系统内生成一个广告订单，订单包括刊发广告的所有信息，包括客户名称、刊发规格、颜色、单价、折扣、应收款、行业、见报版面等，所有的订单在系统内形成数据源，广告订单数据及时传输广告稽核部门进行刊前价格审批，审批通过的订单再传送到审稿部，审稿部审核通过后安排刊发。广告刊发后，广告稽核部门再调出数据进行刊后审核，对订单信息与实际刊发信息进行核对，核查通过的订单作出标记，未通过订单返回业务部门补办手续，整个数据刊发流程走完。财务部门的收款开票信息也录入到信息平台中，通过收款及平账操作，使收款信息在系统内与广告刊发信息进行匹配，实现业务数据与财务数据有效融合。

（三）建立广告信息系统功能模块

计算机打造财务和业务一体化平台，通过不同的模块从多个维度实现业务处理、审批、查询、分析的功能。业务处理功能包括录入订单、收款开票、广告平账、广告返版、广告奖励、退款转款等；审批功通包括价格审批、财务刊前及刊后稽核、组稿审批等；查询功通更加强大，可从不同的角度提供查询统计功能，可全面查询不同时间、不同客户或代理公司的刊发量、广告收款及退转款、发票、广告欠款、返版等各项信息，也可查询具体发票信息所对应的广告刊发合同、或者指定的广告合同所对应的回款信息等，还可根据需要比较不同行业广告的各项回款、刊发量、广告应收款、价格等各项数据；分析功能旨在通过数据库中各项数据源，自动归集筛选，生成各项报表，帮助通过不同行业、客户的数据，分析市场行情、客户信誉度、以及预测营销趋势。

（四）搭建权限控制环境

计算机针对不同部门人员设置访问权限及功能职责，在确保信息共享的同时，又保证信息安全。业务部门和财务部门职能不同，所具备的操作功能也不同。例如，广告回款及平账只能由授权的财务人员来操作，但业务部门可查询回款及欠款情况。广告订单的录入由业务部门来执行，财务部门可根据需要调出合同进行数据处理。各项审批环节，例如价格折扣则通过系统设置的不同审批权限来控制，未达到规定的折扣则需授权审批后方可流转到下一环节。广告组稿、返版的执行通过系统自动过滤掉有欠款、低于正常折扣的订单，避免人为错误和舞弊可能。

（五）生成定制凭证报表

每日的广告刊发信息及广告回款数据量庞大，系统通过对数据的匹配分拣后，可生成财务处理所需的各种信息，企业可通过接口设置将广告管理系统中处理过的数据导入到财务软件中，设置标准凭证模板，将每日数据自动生成凭证，既可节约大量人力成本，提高工作效率，而且避免了人为操作的失误，会计信息质量更高。

信息技术发展日新月异，企业充分利用计算机平台，推进信息技术，重塑广告管理业务流程，拓宽管理跨度，有利于提高会计信息质量，加强财务管理，获取竞争优势，增强业务单元协作，助力企业实现战略目标。

参考文献：

[1]肯尼思·C.劳顿、简卢·P.劳顿：《管理信息系统》，清华大学出版社2011年版

[2]企业内部控制编审委员会：《企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解》，立信会计出版社2014.年版