让新闻档案增值

张敏

新闻档案是新闻传媒工作中直接形成的，具有保存价值，并经过立卷归档的报道稿件和各种文字、照片、图表、声像等不同形态的历史记录。它从不同角度真实地记载着本地区各个历史阶段的政治、经济、科技、文化等社会发展情况和不同时期民众生活的发展变化状况，反映当地的历史发展面貌。这些档案不仅对本单位工作有直接的查考作用，乃至在本地区范围内都具有重要的参考价值，为研究社会政治、文化等方面情况提供重要的依据。这些档案是死的，如何使这些珍贵的档案活起来，为今天的读者服务。近年来，十堰日报社对报社历年来的新闻档案进行了挖掘利用。

新闻档案的现实价值

1.史料价值大，是今天的读者了解历史的窗口。

新闻档案具有重大的历史参考意义。“今天的新闻就是明天的历史”。报纸上所刊登的文字和图片资料反映了本地区各个时期重大的政治、经济和文化事件，能够对该地编史修志工作起到重要的参考作用。特别是今天的读者，她对一个城市的历史和某项工作的历史过程知道的只是局部。因此在适当的时候将一些历史资料重新让今天的读者了解意义重大。如十堰市建市30周年之际，十堰晚报推出了《城市记忆》特刊，利用历史资料将城市的发展呈现在城市的新的建设面前，该特刊除随订户发行外，社会各界反响很好，一时洛阳纸贵，加印上万册，人们做为历史资料珍藏。2015年10月全省扶贫攻坚会在十堰市召开《十堰日报》推出了《使命》扶贫攻坚特刊，总结了十堰市20多年同贫困做斗争的经验。在会上受到广泛关注。

2.新闻档案对媒体自身的发展具有积极意义。

新闻档案往往是以往经营方针和策略的具体体现，决策者可以通过总结和分析经验教训，根据形势的变化对其进行相应调整.让自身的发展始终紧跟时代的步伐。近年来，十堰日报利用这些历史档案结合各个节点适时推出了20余期纪念特刊，为不同行业提供了珍贵的历史资料。与此同时，也极大的提高经营效果，创下一期特刊创收360万元的历史，累积特刊创收过千万元。

3.能够为队伍建设提供快捷途径。

组织新员工对新闻档案进行学习，可以尽快熟悉新闻工作内容，掌握新闻工作规律，明确新闻工作重点，掌握新闻工作技巧，快速提升理论水平和业务能力。报社将历史上获得省以上好新闻汇编成册，成了新员工入职的第一本教科书。

随着同行业的交流扩大，众多媒体已认识到了新闻档案的重要性，那么如何管理好新闻档案呢？笔者认为在当前媒体融合发展的趋势下，首先是加强新闻档案的信息化建设，用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，信息化的档案具有规范性、安全性、效益性等特点。将新闻档案信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，操作方便，在一定程度上减少了繁重的手工劳动，也便于长期保存，方便随时调取需要的资料。

新闻档案管理信息化建设的主要内容

新闻档案管理信息化建设的主要内容包括：基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安保体系等四个方面。

1.基础设施建设和应用系统开发。

档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面：

（1）应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。

（2）硬件建设需要提高存储电子文件的硬件配置及备份。

2.档案信息资源整合。

档案信息资源的整合需要注意以下问题：

（1）收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失。

（2）对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，统一接收和管理各部门信息资源，开通检索服务。

（3）标准和规范的制定。档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学的指导档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。为档案的电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立。制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范。建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。

（4）信息安全系统的建设。信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。信息安全体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，确保数字档案系统信息传递的安全。通过信息安全体系的建设，确保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，确保系统的可靠性、可控性和稳定性。

十堰日报社档案管理应用系统采用“集中+分布”的方式，部署应用系统。系统总体上由两个部分组成：C/S（Client/Server）部分和B/S（Browser/Server）部分。

C/S部分：主要实现对档案数据的采集、移交以及系统管理。Client/Server结构是20世纪80年代末提出的。这种结构的系统把较复杂的计算和管理任务交给网络上的高档机器——服务器，而把一些频繁与用户打交道的任务交给前端较简单的计算机——客户机。通过这种方式，将任务合理分配到客户端和服务器端，既充分利用了两端硬件环境的优势，又实现了网络上信息资源的共享。 由于这种结构比较适于局域网运行环境，因此逐渐得到了广泛的应用。[1]

在Client/Server结构的系统中，应用程序分为客户端和服务器端两大部分。客户端部分为每个用户所专有，而服务器端部分则由多个用户共享其信息与功能。客户端部分通常负责执行前台功能，如管理用户接口、数据处理和报告请求等；而服务器端部分执行后台服务，如管理共享外设、控制对共享数据库的操作等。这种体系结构由多台计算机构成，它们有机地结合在一起，协同完成整个系统的应用，从而达到系统中软、硬件资源最大限度的利用。

B/S部分：主要实现报社和二级单位对档案信息的利用。最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件，只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零安装、零维护。系统的扩展非常容易。B/S结构的使用越来越多，特别是由需求推动了AJAX技术的发展，它的程序也能在客户端电脑上进行部分处理，从而大大的减轻了服务器的负担；并增加了交互性，能进行局部实时刷新。（包括各单位的档案查询系统、统一检索利用平台，通过结合J2EE体系架构，充分利用了XML和Web Service先进的数据交换技术，发挥了C/S架构和B/S架构各自的优点。[2]

提升档案管理应用水平

首先，要不断提高档案的管理查询效率，降低管理成本。档案的信息化建设不仅是档案管理现代化的客观要求，也是提升档案信息服务水平的需要。我们必须加快档案的现代化管理进程，不断促进档案管理工作的进步和发展，实现档案管理信息化建设标准化、制度化、科学化。

其次要建立并完善档案综合管理制度。新闻单位需按照国家有关新闻档案管理的法规、制度，结合实际情况和特点，针对新闻档案管理工作制定专门的规章制度，明确档案部门的职责，确保档案工作有规可依、有章可循。

第三要配备高素质的档案管理人员。做好新闻档案工作需要较高素质的档案管理人员。新闻档案管理人员不仅要具备档案管理知识，同时还要掌握相关的新闻专业知识以及档案现代化管理手段，切实管理好新闻档案。

新闻档案管理工作已经成为新闻单位不可或缺的工作，其重要性日益显现，我们需要结合新闻工作的特性和档案管理工作的特点，利用信息化技术，更好的做好新闻档案的收集和管理工作。

注释：

[1][2]均据百度百科