关于企业档案管理数字化建设的思考

文/郎继荣

关于企业档案管理数字化建设的思考

文/郎继荣

信息技术在档案管理工作中的应用，给档案管理工作带来了难得的发展契机。档案管理的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。但档案管理的数字化之路并非一蹦而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能更好地推进档案数字化建设。为此，本文阐述了企业档案管理数字化建设的必要性，以及企业档案管理数字化建设的对策。

企业；档案；管理；数字化；建设

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时，信息技术的发展与广泛应用使档案管理的数字化建设提上了日程，给我们企业档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案管理的数字化建设。

1 档案管理数字化建设的必要性

1.1 档案管理的数字化是改善档案管理工作的需要

只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

1.2 档案管理的数字化是实现办公自动化的需要

档案数字化可以提高单位的办公效率，可以使文件材料得到及时有效地归档，办公人员足不出户便可查询想要的档案资料。总而言之，这种无墙界档案管理模式适应了办公自动化的需求。

1.3 档案管理的数字化是档案载体更新换代的需要

传统意义上的档案管理以纸质、照片、录音、录像等为载体，其容易损坏或是丢失，近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案部门提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案如何更好地收集、保管、保护和利用，而这个问题只能通过档案的数字化来解决。

1.4 档案数字化是深化档案利用的需要

当今，人们的时间观念越来越强，领导做出重大决策要求迅速准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众利用要求方便快捷，这都迫切需要档案信息资源保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务举措，使馆（室）藏档案信息资源能及时、方便地提供给各方面的利用者。

2 加强企业档案信息数字化的有效途径

2.1 提高认识，科学规划

首先，必须在思想上充分认识企业档案信息资源的重要意义，它是国家档案信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，企业档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，企业档案和企业档案工作的意义和价值才能充分地展现出来。因此，我们要按照国家有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。其次，要作好科学规划。将大量的企业档案数字化。首先要做好馆（室）藏情况的调查，包括企业档案的类型，如文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，载体形态与状态、馆（室）藏档案数量、档案信息利用等基本情况。根据馆（室）藏情况制定档案数字化的科学规划，包括硬件的购置计划和数字化处理规划。企业档案数字化要经过一个较长的过程，硬件购置要根据企业的经济效益逐步解决，应从实际和长远打算，保证所购买的扫描仪等硬件设施的配套性，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。企业档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆（室）藏重点档案和利用率高的档案先行数字化，尽快满足企业生产和利用者的需求。

2.2 强化企业档案基础工作，为档案数字化作好准备

首先，档案数字化必须有所选择，针对馆（室）藏的档案资源，不加选择地全部数字化那是不可能的、也是不必要的。在实际工作中，我们要根据企业生产经营的具体情况确定那些馆（室）藏档案原件应该数字化，那些不需要数字化以及那些优先数字化。也就是将企业珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案优先数字化。其次，要做好企业档案数字化时扫描仪扫描参数的选择。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加，否则扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。第三，做好企业档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查重点要检查数字化前的档案整理检查，要进行数字化的档案原件必须完整、排列正确，对影响扫描质量的原件要预先进行修复；数字化后的数据质量、图像质量检查，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，对文件图像质量有问题的应重新扫描；数据连接检查，通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行连接，形成一一对应。

2.3 加强企业档案信息数字化人才培养

档案信息数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。由于企业档案人员身兼多职，要想脱产学习不大可能。所以就必须采取适合企业需要的学习方式，一是加强在职人员的教育培训，通过继续教育、专题培训、专题讲座、专题研讨形式等提高信息化管理知识，培养一批档案信息化管理型人才，充分发挥档案信息化管理型人员的纽带辐射作用。二是加强档案人员的上岗培训，通过岗位培训，技能训练，使他们了解和掌握现代化管理的基本知识，熟练操作、灵活使用档案管理软件。三是建立档案工作目标激励机制，激励每一个人认真钻研，刻苦学习档案业务知识和信息技术、现代管理等相关知识，不断追求新目标，成为档案信息化建设的行家里手。

3 结语

总之，企业数字档案信息资源的获取和管理是一项长期的工作，这项工作的开展情况直接影响着企业档案信息资源建设的质量，它是企业档案信息化建设成败的关键，也是衡量企业档案信息化水平的一个重要标志。因此，我们的档案管理人员必须重视数字档案信息资源的获取和管理，要认真研究、解决工作中遇到的问题，勇于面对新的机遇和挑战，不断完善我们的工作制度、工作方法，把这项工作开展好、发展好。

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（作者单位：山东寿光港投集团）