浅谈全宗内档案的分类

井波

“档案分类”顾名思义就是对档案进行类别的划分。就其分类对象来说，档案分类一般有两种类型，一种是档案实体分类，是指对档案室所存档案实体类别的划分。通过分类可使零乱的档案材料系统化、条理化，并可根据分类编制各类档案的档案号，确定它们的排放位置。第二种是档案信息分类，也可叫做档案检索分类，主要用于档案文件的检索，也可作为档案文件分类组卷的参考。这两种分类是不同性质的分类，其目的、作用和分类体系各有特点。在档案分类过程中应加以区别，使其更好地服务于档案工作的需要。

1 档案实体分类

档案实体分类的对象是本全宗内各类具体的档案，其主要作用是便于对全部档案进行档号的编制和档案的上架排列，方便对档案的利用，便于及时发挥档案的作用，所以每个全宗都要编制切合实际的档案实体分类方案，在编制过程中要做到实事求是，符合实际、类目科学、层次清楚，要符合分类的基本原则和要求。第一，档案类目的划分应具有客观性。列宁说：“分类应当是自然的，而不是纯粹人为的，即任意的。”档案是机关活动中形成的，来源于实践，所以必须遵循档案自然形成规律进行分类。要科学地选择分类方法，合理地设置类目，能够系统地、最大限度地反映本单位的历史面貌。第二，分类体系应有逻辑性。一个全宗内的档案是机关在处理各种事务中形成的，纵横联系十分复杂，所以分类体系的构成要力求严密。……